Wenn du deine Arbeit besser organisieren möchtest, sind Apps für To-Do-Listen eine gute Wahl. Du kannst hier alle wichtigen Aufgaben festhalten, sie mit Fristen versehen und sie sogar mit Kollegen teilen. Für die Planung und die Strukturierung deines Alltags sind diese Funktionen absolut hilfreich und entlasten dich.
Du brauchst dir keine Sorgen mehr darüber machen, etwas zu vergessen und wichtige Deadlines zu verpassen. So konzentrierst du dich voll und ganz auf deine Aufgaben und arbeitest effizienter.
Glücklicherweise existiert eine recht große Auswahl an Apps für To-Do-Listen. Welche Funktionen besonders wichtig sind und welche Anbieter im Alltag überzeugen, erfährst du in diesem Artikel.
Wieso sollte ich eine App für meine To-Do-Listen nutzen?
Wenn du regelmäßig mit vielen verschiedenen Aufgaben betraut bist, ist eine gute Organisation das A und O. Hältst du alles Wichtige in einer praktischen App fest, hast du den vollen Überblick. Du weißt, welche Aufgaben wann fällig werden. Das hilft dir bei deiner Planung, verhindert Zeitdruck und gibt dir einfach ein gutes Gefühl.
Die meisten To-Do-Listen-Apps bieten dir unter anderem folgende Funktionen:
- Anlegen von Aufgaben
- Festlegen von Fristen
- Einmalige und wiederkehrende Tätigkeiten
- Erinnerungsfunktion
- Kalendarische Ansicht deiner To-Dos
- Hinzufügen von Dateien
- Teilen mit Kollegen und Vorgesetzten
- Synchronisierung mit verschiedenen Geräten
- Schnittstelle zu anderen Programmen
Du siehst: Eine solche App nimmt dir wirklich viel Arbeit ab. Ist sie leicht zu bedienen, legst du mit nur wenigen Klicks Aufgaben fest, versiehst diese mit einer Frist und fügst unkompliziert einen dazugehörigen Screenshot hinzu. So hast du jederzeit alle wichtigen Informationen beisammen.
Genauso wichtig ist das Gefühl zu wissen, dass nichts liegen bleibt. Sitzt du oft nach der Arbeit zuhause und hast den Verdacht, im Büro eine wichtige Aufgabe vergessen zu haben, führt das zu enormem Stress. Trägst du alles Wichtige in die App ein, kannst du dich entspannt zurücklehnen: Du hast alle wichtigen Aufgaben für den Tag erledigt und weißt morgen direkt, womit es weitergeht.
7 To-Do-Listen-Apps für eine erfolgreiche Organisation
Damit du mit deiner App für To-Do-Listen entspannt arbeiten kannst, sollte sie alle wichtigen Funktionen mitbringen, die du brauchst. In den Grundfunktionen gibt es meist keine großen Unterschiede – einige Dienste bieten dir individuelle Funktionen, die im Alltag wirklich praktisch sind.
In diesem Kapitel stellen wir dir 7 To-Do-Listen-Apps und ihre wichtigsten Merkmale übersichtlich vor.
Microsoft To Do
Arbeitest du gerne mit Office-Produkten, bist du vielleicht schon über Microsoft To Do gestolpert. Die App ermöglicht es laut Aussage von Microsoft, „Arbeit und Freizeit perfekt zu organisieren“. Tatsächlich überzeugt die App mit vielen praktischen Funktionen.
Sie hat beispielsweise einen intelligenten Tagesplaner, mit dem du deine Aufgaben für einen Tag festlegen kannst. Er unterstützt dich dabei, indem er dir personalisierte Vorschläge macht. Wer sich schwer tut, seinen Arbeitsalltag zu strukturieren, wird von diesem Tagesplaner profitieren.
Wie man es von Microsoft kennt, können To-Do-Listen geteilt und mit Kollegen zusammen bearbeitet werden. Du kannst festlegen, wen du deiner Liste hinzufügst und welche Freigaben diese Person bekommt. Das gelingt dir mit nur wenigen Klicks: Die Anwendung ist übersichtlich gehalten und alle Funktionen sind gut zu finden. Da du mit deiner To-Do-Listen-App ja Zeit sparen möchtest, ist das eine absolute Grundvoraussetzung.
Aufgaben sind schnell erstellt und können sogar in einzelne Schritte unterteilt werden. Du kannst Fristen festlegen, dich erinnern lassen und dir eine tägliche Checkliste erstellen. Dabei überzeugt die App auch mit einem schicken Design, das du ganz nach deinen Vorlieben anpassen kannst.
Wirklich praktisch ist auch, dass du deine Aufgaben aus Outlook einbinden und die beiden Anwendungen miteinander verknüpfen kannst. Hinzu kommt, dass du deine Daten aus der ehemaligen App Wunderlist importieren kannst, denn Microsoft hat diese gekauft.
Du nutzt Microsoft To Do kostenlos, brauchst dafür aber zwingend ein Microsoft-Konto.
Todoist
Todoist ist eine der umfangreichsten und größten Apps für To-Do-Listen. Ein Blick auf die Webseite zeigt, dass viele große Unternehmen wie Amazon, Facebook und Disney zum beeindruckenden Kundenstamm gehören. Ganz nach dem Motto „Aus Chaos wird Ordnung“, welches Todoist vertritt, bekommst du einen beeindruckenden Funktionsumfang geboten.
Aufgaben sind in wenigen Sekunden erstellt: Mit der Schnelleingabe notierst du alles Wichtige im Handumdrehen. Hast du beispielsweise gerade einen Kunden am Telefon, gibst du eine Aufgabe ein, bevor du sie vergessen kannst.
Du kannst deine Aufgaben anschließend mit Fristen und wiederkehrenden Fälligkeitsdaten markieren. Du hast zudem die Möglichkeit, Favoriten festzulegen: Markierst du ein Projekt oder eine Aufgabe als Favorit, erscheint der Eintrag immer an oberster Stelle. So hebst du besonders wichtige Dinge hervor.
Du kannst deine Listen und Projekte mit deinen Kollegen teilen. Du weist ihnen Aufgaben zu, informierst sie über deinen Fortschritt und lässt ihnen Kommentare zukommen. Dank der praktischen Benachrichtigungsfunktion werden alle Beteiligten darüber informiert und es findet ein organisierter Austausch statt.
Möchtest du an deiner Produktivität arbeiten, bietet dir Todoist dafür ebenfalls eine entsprechende Funktion. Hier wird dir angezeigt, wie viele deiner Aufgaben du in den letzten Tagen bzw. in einem Monat erledigt hast. Du kannst auch sehen, wie oft du deine Tagesziele erreicht hast. Diese Angaben helfen dir dabei, deine Produktivität weiter zu verbessern.
Todoist ist kostenlos nutzbar: Du kannst bis zu 80 Projekte anlegen und sie mit maximal fünf Personen teilen. Der Premium-Tarif für 3 € im Monat ermöglicht dir weitere Funktionen, bis zu 300 Projekte und 25 Personen pro Projekt. Wer einen noch größeren Umfang braucht, sollte den Business-Tarif für 5 € im Monat nutzen.
Einziger Nachteil ist, dass dir im kostenlosen Abo nicht alle Funktionen zur Verfügung stehen. Erinnerungen, Kommentare und Etiketten nutzt du beispielsweise erst ab dem Premium-Tarif.
Evernote
Entscheidest du dich für Evernote, bekommst du viel mehr als nur eine To-Do-Listen-App. Die Anwendung erinnert eher an ein umfangreiches Notizbuch. Für das Anlegen deiner To-Do-Listen sind alle wichtigen Funktionen enthalten. Du kannst Aufgaben und Notizen festhalten und übersichtlich organisieren.
Dafür gibt es verschiedene Formatierungswerkzeuge, mit denen du die Darstellung an deine persönlichen Vorlieben anpasst. Du musst also nicht mit vorgefertigten Templates arbeiten, wenn diese nicht zu dir passen. Dabei überzeugt Evernote mit einem schicken Design, das einiges hermacht. Hier ist der Dienst anderen Anbietern einen Schritt voraus.
Mit Evernote erfasst du aber nicht nur Aufgaben: Du kannst Bilder, Scans und sogar Audioaufnahmen zu deinen Notizen hinzufügen. Dabei schafft es die Anwendung, trotzdem übersichtlich zu bleiben. Sie hat zudem eine praktische Suchfunktion, mit der du in PDFs und sogar in handschriftlichen Texten nach bestimmten Informationen suchen kannst.
Du teilst deine Notizen einfach mit deinen Kollegen oder einem ganzen Team. Evernote verfügt außerdem über Schnittstellen zu vielen anderen Apps wie Gmail, Outlook, Salesforce und Slack. Das erleichtert die Arbeit deutlich und ist im Alltag wirklich praktisch.
Möchtest du Evernote nutzen, stehen dir drei Tarife zur Auswahl. Der kostenlose Tarif ist in seinen Funktionen eingeschränkt. Die Notizgröße ist auf 25 MB beschränkt und du kannst monatlich lediglich 60 MB an Daten hochladen. Der Premium-Tarif kostet 6,99 € im Monat und bietet dir unter anderem einen Offline-Zugriff auf deine Notizen, eine Kommentierung von PDF-Dateien sowie das Erstellen eigener Vorlagen. Du kannst 10 GB im Monat hochladen und deine Notizen dürfen maximal 200 MB groß sein.
Den größten Funktionsumfang bietet der Business-Tarif für 13,99 € monatlich. Hier kannst du bis zu 20 GB im Monat hochladen.
Any.do
Bei Any.do bekommst du ein Komplettpaket: Du kannst To-Do-Listen erstellen, den integrierten Kalender nutzen, Einkaufslisten an- und Erinnerungen festlegen. Einer guten Organisation steht also nichts mehr im Weg. Du fertigst verschiedene Listen und Projekte an, die du in bestimmte Kategorien einordnen und priorisieren kannst.
Zudem kannst du Notizen festhalten und ihnen Anlagen hinzufügen. Im Alltag entpuppt es sich als äußerst praktisch, wenn du Aufgaben und die dazugehörigen Dokumente zusammen speicherst: Du sparst dir damit lange Suchzeiten in anderen Programmen oder Ordnern.
Hast du eine Aufgabe angelegt, kannst du ihr einen Termin, eine wiederholende Frist oder einen Ort hinzufügen. Bist du im Außendienst tätig und öfter bei Kunden vor Ort, ist es eine gute Idee, direkt die Adresse zu hinterlegen. Auch das spart dir Zeit.
Any.do steht dir kostenlos zur Verfügung. Es gibt zudem einen Premium-Tarif für 5,05 Euro im Monat. Mit diesem kannst du unbegrenzte Anhänge hinzufügen, Aufgaben farbig markieren und wiederkehrende Aufgaben festlegen.
Trello
Trello ist eine Anwendung des Softwareentwicklers Atlassian. Dieser ist bekannt für seine verschiedenen Produktivitätsanwendungen. Trello ist nach der Kanban-Methode aufgebaut: Nutzer legen sich verschiedene Spalten an, in die sie ihre Aufgaben einordnen. Viele Teams arbeiten beispielsweise mit den Boards „offen“, „in Bearbeitung“ und „fertig“.
Damit ist Trello eine tolle Bereicherung für die Arbeit in Teams. Jedem Board werden alle relevanten Mitglieder hinzugefügt. Nun werden Aufgaben angelegt, die anschließend als erledigt markiert werden können. Dabei bleibt die Anwendung stets übersichtlich, kann farblich angepasst werden und verbessert die Organisation im Team deutlich.
Du kannst Trello kostenlos nutzen oder den Business-Class-Tarif für 8,42 Euro pro Benutzer und Monat abschließen. Dieser bietet einen deutlich größeren Funktionsumfang.
Remember the Milk
Anders, als es der Name vermuten lässt, eignet sich Remember the Milk nicht nur für das Erstellen von Einkaufslisten. Mit dieser „schlauen To-Do-App für beschäftigte Menschen“ organisierst du auch deinen beruflichen Alltag. Du legst Aufgaben fest, priorisierst sie und lässt dich daran erinnern.
Es ist zudem möglich, bestimmte Aufgaben deinen Kollegen zuzuweisen. Das erleichtert die Kommunikation und spart Zeit. Das Design der Anwendung ist schön und sie ist übersichtlich gehalten. Es gibt einen kostenlosen Tarif, der in seinem Funktionsumfang aber ziemlich eingeschränkt ist. Der Premium-Tarif kostet dich monatlich 2,80 €.
Zenkit To Do
Zenkit To Do hebt sich auf den ersten Blick mit seinem tollen Design von der Konkurrenz ab. Die Anwendung ist modern gestaltet und kommt mit schönen Farben daher. Es gibt eine große Auswahl an ausgefallenen Hintergrund-Motiven. Wem die Optik wichtig ist, der sollte sich Zenkit To Do auf jeden Fall genauer anschauen.
Du kannst mit der App intelligente Listen anlegen, Fälligkeiten und Erinnerungen festlegen sowie Aufgaben teilen. Du darfst Zenkit To Do kostenlos nutzen, dabei aber nur 500 MB an Daten speichern. Der Plus-Tarif für 4 € erlaubt dir bis zu 6 GB Daten, der Business-Tarif sogar 50 GB. Zudem unterscheidet sich der Funktionsumfang der drei Tarife deutlich voneinander.
Fazit: Der Markt hat viel zu bieten
Möchtest du eine To-Do-Listen-App nutzen, um dich bei der Arbeit besser zu organisieren, hast du eine wirklich große Auswahl. Viele gute Dienste sind kostenlos zu haben und bieten dir praktische Funktionen.
Letztendlich musst du für dich entscheiden, worauf du deinen Fokus legen möchtest. Microsoft To Do kommt eher professionell daher, Trello ist spitze für Teams und Zenkit To Do optisch ein Highlight.
FAQ
An dieser Stelle möchten wir häufig gestellte Fragen zu To-Do-Apps beantworten.
Welche To-Do-Apps sind die besten?
Die besten To-Do-Apps sind Microsoft To Do, Todoist, Evernote, Any.do, Trello, Remember the Milk und Zenkit To Do.
Welche Arten von To-Do-Listen gibt es?
Es gibt verschiedene Arten von To-Do-Listen, wie beispielsweise einfache Aufgabenlisten, Checklisten für wiederkehrende Aufgaben, Projekt- oder Team-Listen, Einkaufslisten, Wunschlisten und Prioritätenlisten.
Was sind die Vorteile einer To-Do-App?
Eine To-Do-Liste-App kann dir helfen, deine Aufgaben zu organisieren, Prioritäten zu setzen und deinen Fortschritt zu verfolgen.
Welche Funktionen bieten To-Do-Apps?
To-Do-Apps bieten verschiedene Funktionen wie Erinnerungen, Aufgabenlisten, Kalender, Synchronisierung, Benachrichtigungen, Kategorisierung, Gruppenfunktionen, Erinnerungen an verpasste Termine und mehr.
Sind To-Do-Apps kostenpflichtig?
Einige To-Do-Apps sind kostenlos, während andere kostenpflichtig sind. Die Kosten hängen auch von den Funktionen und dem Umfang der App ab. Die meisten Apps bieten jedoch kostenlose Versionen an und verlange für zusätzliche Funktionen Geld.
Miriam Prellwitz
Miriam Prellwitz ist Texterin für klare Aussagen und kreative Ideen. Ihre Texte bieten ihren Lesern einen echten Mehrwert und bringen eine Aussage auf den Punkt. Mit dem nötigen Feingespür vermittelt sie auch komplizierte Themen verständlich und frisch.
