Die Digitalisierung des Beschaffungsprozesses rückt immer mehr in den Fokus zahlreicher Unternehmen – und das aus gutem Grund: E-Procurement bietet enorme Potenziale, um Kosten einzusparen, die Effizienz zu steigern und die Transparenz im Beschaffungswesen zu optimieren.
Doch wie gelingt es, die vielfältigen Vorteile digitaler Beschaffungslösungen auszuschöpfen und eine maßgeschneiderte E-Procurement-Strategie für dein Unternehmen zu entwickeln?
In diesem Artikel vermitteln wir dir fundiertes Wissen zur Thematik E-Procurement. Dabei gehen wir auf Grundlagen ein, behandeln erprobte Herangehensweisen zur Implementierung von E-Procurement-Systemen und beleuchten zudem folgende Aspekte:
- Die verschiedenen Typen von E-Procurement-Systemen
- Technologien und Standards, die den reibungslosen Datenaustausch und eine effektive Kommunikation sicherstellen
- Erfolgsfaktoren und bewährte Praktiken für die Einführung und Nutzung von E-Procurement-Systemen
Lies weiter und wir durchlaufen gemeinsam die Beschaffungsvorgänge nach den neuesten digitalen Standards!
Was ist E-Procurement?
E-Procurement ist die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen mithilfe des Internets sowie anderer Informations- und Kommunikationssysteme. Dabei werden oft Lieferantensysteme, Bestellungen und Beschaffungsprozesse automatisiert, wodurch Kosteneinsparungen und eine effizientere Materialwirtschaft erzielt werden.
E-Procurement: Die Grundlagen
Zunächst erfährst du alles Wissenswerte über die Grundlagen von E-Procurement.
Begriffsdefinition und Abgrenzung
E-Procurement bezeichnet die elektronische Beschaffung und umfasst den Einsatz von internetbasierten Technologien und Plattformen im Business-to-Business (B2B)-Bereich zur Automatisierung und Optimierung des Beschaffungsprozesses.
Dieser Prozess umfasst sämtliche Schritte von der Identifikation erforderlicher Güter und Dienstleistungen über die Lieferantenauswahl und Vertragsverhandlungen bis hin zur Bestellabwicklung, Rechnungsverarbeitung sowie anschließender Analyse und dem Reporting. E-Procurement-Lösungen sollen dazu beitragen, Prozesse zu vereinheitlichen, transparenter zu gestalten und Kosten sowie Risiken zu reduzieren.
Arten von E-Procurement-Systemen
E-Procurement-Systeme unterscheiden sich hinsichtlich des Betreibers der Plattform und der Art der Kommunikation zwischen den beteiligten Unternehmen. Die verschiedenen Systeme lassen sich wie folgt einteilen:
- Geschlossene Systeme (Bilateral): Hier kommunizieren ausschließlich zwei Unternehmen miteinander, meist innerhalb einer festen Lieferanten-Kunden-Beziehung.
- Halboffene Systeme: Größere Händler betreiben oft solche Systeme und stellen ihren Kunden ein Portal zur Verfügung, über das der Einkauf abgewickelt wird.
- Offene Systeme: Diese ermöglichen das automatisierte Vergleichen von Angeboten aus verschiedenen Katalogen und sind häufig Bestandteil elektronischer Marktplätze.
- Lieferantensysteme (Sell-Side-Systeme): Der Lieferant gibt die Bestellvorgaben vor, und das System wird in das Enterprise Resource Planning (ERP)-System des Kunden integriert.
- Beschaffersysteme (Buy-Side-Systeme): Das Unternehmen selbst bestimmt das System und pflegt externe Kataloge. Die Integration in das Warenwirtschaftssystem ermöglicht den direkten Vergleich von Angeboten.
- Elektronische Marktplätze (Many-to-Many-Systeme): Unabhängige Marktplatzbetreiber bieten eine Plattform, auf der Unternehmen ihre Produkte und Dienstleistungen anbieten sowie einkaufen können. In der Regel werden dafür Nutzungsentgelte erhoben.
Technologien und Standards im E-Procurement
Im E-Procurement-Bereich spielen unterschiedliche Technologien und Standards eine Rolle, um den Datenaustausch und die Kommunikation zwischen den beteiligten Systemen zu ermöglichen.
Hierzu zählen unter anderem:
- Open Catalog Interface (OCI): Ein Standard zum Austausch von Kataloginformationen, der die Integration von externen Katalogen in das E-Procurement-System des einkaufenden Unternehmens erleichtert.
- Electronic Data Interchange (EDI): Ein Standard, der den automatisierten Austausch von Geschäftsdokumenten in strukturierter Form zwischen den beteiligten Unternehmen ermöglicht.
- Extensible Markup Language (XML): Eine flexible Markup-Sprache zur Übermittlung strukturierter Daten zwischen verschiedenen Systemen. XML bildet die Grundlage für zahlreiche weitere Standards im E-Procurement.
- Web Services: Technologien, die es erlauben, Dienste und Funktionen über das Internet bereitzustellen und somit die Kommunikation und Integration von Systemen verschiedener Unternehmen zu vereinfachen.
Der optimierte Beschaffungsprozess durch E-Procurement
Digitalisierung und Automatisierung sind wichtige Ansätze, um den Beschaffungsprozess zu optimieren und Kosteneinsparungen zu erreichen. E-Procurement-Lösungen vereinfachen und verschlanken den Prozess noch einmal, indem sie verschiedenste Aufgaben effizienter gestalten.
Anforderungsmanagement und Identifikation
Im ersten Schritt des optimierten Beschaffungsprozesses müssen Bedarfsträger innerhalb deines Unternehmens benötigte Produkte oder Dienstleistungen erkennen, managen und schließlich identifizieren.
E-Procurement-Systeme bieten hierbei hilfreiche Unterstützung: Routineaufgaben werden reduziert, die Kommunikation vereinfacht und der Genehmigungsprozess beschleunigt. Die Folge: Warenbestellungen können zügig in Auftrag gegeben werden.
Lieferantenauswahl und -management
Im nächsten Schritt gilt es, passende Lieferanten auszuwählen und effektiv zu managen. E-Procurement-Systeme stellen dir hierfür umfangreiche Lieferantendatenbanken zur Verfügung, um Unternehmen gezielt nach bestimmten Kriterien suchen und sie vergleichen zu können.
Digitale Lösungen ermöglichen außerdem eine einfachere Zusammenarbeit und Kommunikation mit aktuellen und potenziellen Lieferanten. Durch zentralisierte und automatisch aktualisierte Lieferanteninformationen und -bewertungen triffst du stets optimale Entscheidungen für deinen Betrieb.
Vertragsverhandlung und Abschluss
Für gelungene Vertragsverhandlungen sind standardisierte und automatisierte Werkzeuge essenziell. E-Procurement-Plattformen bieten dir die Möglichkeit, Vertragsvorlagen und -bedingungen zu hinterlegen und so den Prozess zu beschleunigen sowie vorhandene Ressourcen optimal zu nutzen.
Durch die digitale Führung von Verhandlungen und das Abschließen von Verträgen wird der Zeitaufwand reduziert und die Durchführung sämtlicher Prozessschritte gewährleistet – und das ohne Medienbruch.
Bestellabwicklung und Beschaffung
Eine einfache und automatisierte Bestellabwicklung ist über E-Procurement-Systeme problemlos möglich: Bestellungen lassen sich über digitale Kataloge und Einkaufsplattformen direkt an Lieferanten senden, was Fehler durch eine manuelle Dateneingabe verhindert.
Die systematische Erfassung und der Austausch von Bestelldaten beschleunigen also die Beschaffungsabwicklung und stellen sicher, dass die bestellten Waren zeitnah bei dir eintreffen.
Zahlungsabwicklung und Rechnungsverarbeitung
Eine effiziente Rechnungsverarbeitung und Zahlungsabwicklung sind ein zentraler Aspekt bei der Optimierung des Beschaffungsprozesses. Durch den Einsatz von E-Procurement-Software werden Rechnungen und Zahlungen zentralisiert und automatisiert verarbeitet.
Du profitierst von elektronisch erhaltenen und bezahlten Rechnungen, weniger Papierdokumenten und einer vereinfachten Datenerfassung und -speicherung. Dank automatischer Überwachung und Steuerung der Zahlungsbedingungen und Fristen wird das Risiko von Zahlungsverzögerungen oder -ausfällen minimiert.
Analyse und Reporting im Beschaffungsprozess
E-Procurement-Systeme ermöglichen die umfangreiche Datenerfassung der verschiedenen Prozessschritte. Detaillierte Analysen und Berichte über den gesamten Beschaffungsprozess können so erstellt werden, um Schwachstellen aufzudecken und mögliche Verbesserungen zu identifizieren.
Kontinuierliches Monitoring und Reporting geben dir zudem Aufschluss über den Erfolg der eingesetzten E-Procurement-Strategie und erlauben eine zeitnahe Anpassung, wenn nötig.
Vorteile und Mehrwerte durch E-Procurement-Lösungen
Die Einführung von E-Procurement-Lösungen eröffnet deinem Unternehmen vielfältige Vorteile wie Kostensenkung, Transparenz und Nachhaltigkeit. Entdecke die unterschiedlichen Mehrwerte aus den Teilbereichen, die sich für dein Unternehmen ergeben können.
Kostensenkung und Effizienzsteigerung
Ein wesentlicher Vorteil von E-Procurement-Lösungen besteht in der signifikanten Kostensenkung und der gesteigerten Effizienz. Der Einsatz solcher Systeme beschleunigt Beschaffungsprozesse und reduziert manuellen Aufwand, was in sinkenden Transaktionskosten und erheblichen Einsparungen resultiert.
Zudem erlauben diese Lösungen einen einfachen Vergleich von Lieferanten und Produkten, um kostengünstigere Alternativen aufzuspüren. Dadurch optimiert E-Procurement die Nutzung von Ressourcen und verbessert das betriebliche Ergebnis.
Transparente und lückenlose Prozesse
Ein weiterer Mehrwert von E-Procurement-Systemen besteht darin, Transparenz zu schaffen und eine durchgängige Nachverfolgbarkeit von Anforderungen, Bestellungen und Lieferanten zu ermöglichen.
Dank der eingesetzten Technologie lassen sich alle anfallenden Daten zentral speichern und einfach zugänglich machen. Mitarbeiter profitieren von einem umfassenden Überblick über den gesamten Beschaffungsprozess, wodurch eine effektivere Zusammenarbeit gefördert wird. Eine solche Transparenz begünstigt die Kommunikation und Entscheidungsfindung, indem alle relevanten Informationen verfügbar sind.
Compliance und Risikominimierung
Durch E-Procurement-Lösungen sind Unternehmen in der Lage, ihre Compliance-Anforderungen zu erfüllen und das mit dem Beschaffungsprozess verbundene Risiko zu reduzieren. Die Automatisierung von Prozessen verringert das Fehlerpotenzial, das durch menschliche Eingriffe entstehen kann. Gleichzeitig fördern diese Systeme die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben, internen Richtlinien und Vertragsbedingungen.
Die Möglichkeit, die Lieferantenperformance und Qualitätsstandards zu überwachen und zu dokumentieren, trägt zusätzlich zur Risikominimierung und einer höheren Vertrauenswürdigkeit der Lieferanten bei.
Förderung von Nachhaltigkeit und sozialer Verantwortung
Letztendlich erlauben E-Procurement-Lösungen Unternehmen, Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung stärker in den Fokus ihrer Aktivitäten zu rücken. Durch die klare Darstellung der Lieferketten und der Herkunft von Produkten oder Dienstleistungen kann dein Unternehmen verantwortungsbewusste Lieferanten auswählen und soziale sowie ökologische Kriterien in den Beschaffungsprozess einbeziehen.
Darüber hinaus trägt die Digitalisierung zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei und schont somit die Umwelt.
Arten von E-Procurement-Software
Im E-Procurement-Bereich existieren zahlreiche Softwarelösungen und Anbieter, die sich hinsichtlich ihres Funktionsumfangs, der Integration und Preisgestaltung voneinander unterscheiden. Im Folgenden werden verschiedene Systemtypen und deren Einsatzgebiete näher erläutert:
Lieferantensysteme und Marktplatzbetreiber
Lieferantensysteme, auch als Vendor Managed Inventory (VMI) bekannt, sind E-Procurement-Lösungen, die auf der Lieferantenseite eingesetzt werden. Sie ermöglichen Lieferanten, Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen ihrer Kunden effizient zu verwalten.
Hierdurch gewinnen sie eine bessere Kontrolle über die Lieferkette und können somit beispielsweise rasch auf Engpässe reagieren. Typischerweise stellen Marktplatzbetreiber solche Systeme bereit, um den Einkauf für ihre Kunden zu erleichtern. Die Vorteile im Überblick:
- Bessere Kontrolle über die Lieferkette
- Schnelle Reaktion auf Engpässe
- Effiziente Verwaltung von Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen
Einkaufsplattformen und Beschaffungssysteme
Einkaufsplattformen, beispielsweise B2B-Marktplätze, bieten Unternehmen eine zentrale Anlaufstelle, um Produkte und Dienstleistungen von verschiedenen Lieferanten zu recherchieren, zu vergleichen und zu erwerben. So lassen sich Beschaffungsprozesse vereinheitlichen und transparenter gestalten.
Im Gegensatz dazu fokussieren sich Beschaffungssysteme auf die Abbildung des gesamten Beschaffungsprozesses – vom Anforderungsmanagement über die Lieferantenauswahl bis hin zur Vertragsverhandlung und Bestellabwicklung. Sie sind häufig als integraler Bestandteil größerer ERP-Systeme verfügbar oder können als eigenständige Lösungen implementiert werden.
Halb offene Lösungen
Halb offene Lösungen stellen E-Procurement-Systeme dar, die sowohl auf der Lieferanten- als auch auf der Kundenseite eingesetzt werden können. Diese ermöglichen eine engere Zusammenarbeit zwischen Lieferanten und Kunden und bieten beiden Parteien Vorteile. Hierzu zählen unter anderem:
- Verbesserte Kommunikation
- Optimierte Prozesse
- Transparenterer Informationsaustausch
Erfolgsfaktoren für die E-Procurement-Einführung
Um die vielfältigen Vorteile von E-Procurement optimal zu nutzen, ist ein strukturiertes Vorgehen bei der Einführung unerlässlich. Wir präsentieren dir die entscheidenden Best Practices in den Bereichen Prozessanalyse, Schulung der Mitarbeiter und fortlaufende Optimierung.
Prozessanalyse und Anforderungsdefinition
Bevor du E-Procurement in deinem Unternehmen einführst, ist es ratsam, die bestehenden Beschaffungsprozesse sorgfältig zu untersuchen, um mögliche Schwachstellen zu erkennen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Berücksichtige dabei die gesamte Prozesskette von der Ermittlung der Anforderungen bis zur Verarbeitung der Rechnungen. Lege klare Ziele und Anforderungen für das neue System fest, um die passende E-Procurement-Lösung auszuwählen.
Beziehe sowohl interne Beteiligte wie Fachbereiche und Einkäufer als auch externe Partner, beispielsweise Lieferanten oder Dienstleister, in den Analyseprozess ein. Diese Einbindung garantiert ein umfassendes Verständnis der Anforderungen aller Parteien.
Berücksichtige ebenfalls Aspekte wie die Integration in bestehende Systeme oder das Spektrum an Produkten und Dienstleistungen, die im Rahmen des E-Procurement beschafft werden sollen.
Mitarbeiterschulung und Change Management
Der Erfolg bei der Einführung von E-Procurement hängt nicht nur von der technischen Implementierung ab, sondern auch von der Akzeptanz und aktiven Beteiligung der Mitarbeiter.
Investiere in gezielte Schulungen und Trainingsmaßnahmen, um den Umgang mit dem neuen System zu vermitteln und die Vorzüge von E-Procurement, wie automatisierte Bestellabwicklung oder transparenter Lieferantenvergleich, aufzuzeigen.
Change-Management spielt eine wichtige Rolle bei der Umsetzung von E-Procurement-Projekten, da Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten sich verändern können. Kommuniziere offen über anstehende Änderungen, beantworte Fragen und Bedenken und unterstütze gemeinsam mit deinen Mitarbeitern den Wandel hin zu digitalisierten Beschaffungsprozessen.
Laufende Anpassung und Optimierung
E-Procurement sollte als dynamischer Prozess verstanden werden, der kontinuierlichen Entwicklungen unterliegt – etwa in Bezug auf Kunden- oder Lieferantenanforderungen, technologische Innovationen oder gesetzliche Rahmenbedingungen. Eine stetige Anpassung und Verbesserung des Systems steigert seine Leistungsfähigkeit und Marktmacht.
Um Schwachstellen oder Ineffizienzen aufzuspüren, ist es wichtig, die Nutzung des E-Procurement-Systems sorgfältig zu dokumentieren und zu analysieren. Führe darauf basierend gezielte Anpassungen im Beschaffungsprozess durch.
Ein regelmäßiges Reporting und Monitoring von Kennzahlen, wie der Anzahl an automatisierten Rechnungen oder der Effektivität von Lieferanten-Management-Tools, ermöglichen die frühzeitige Identifikation von Abweichungen und Potenzialen für weitere Optimierungsschritte.
Bleibe überdies stets auf dem Laufenden über neue Entwicklungen im Bereich E-Procurement, um deinem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil zu sichern und die Verkaufsprozesse bestmöglich zu unterstützen.
Fazit: Digitalisierte Beschaffung für optimierte Prozesse
E-Procurement, die Beschaffung über elektronische Wege, gestaltet den traditionellen Beschaffungsprozess effizienter und ressourcenschonender.
Technologien und Standards aus dem Bereich der internetbasierten Plattformen kommen dabei zum Einsatz, um die Prozessschritte von der Identifikation der benötigten Güter und Dienstleistungen bis hin zur Analyse und Berichterstattung zu unterstützen.
Die wichtigsten Erkenntnisse, die du aus diesem Artikel mitnehmen kannst:
- Kostensenkung: E-Procurement-Lösungen steigern die Effizienz im Beschaffungsprozess und reduzieren die Transaktionskosten, wodurch erhebliche Einsparungen im Unternehmen ermöglicht werden.
- Transparenz: Einheitliche, nachvollziehbare und transparente Prozesse entstehen durch den Einsatz von E-Procurement-Systemen.
- Nachhaltigkeit: Digitale Beschaffungslösungen erlauben es, soziale und ökologische Aspekte in den Beschaffungsprozess zu integrieren und die papierbasierte Arbeit zu minimieren.
Ausgehend von diesen Erkenntnissen kannst du in deinem Unternehmen den Schritt in Richtung digitaler Beschaffungsprozess wagen, um von den zahlreichen Vorteilen zu profitieren.
Denk daran, dass die Integration von E-Procurement nicht nur Möglichkeiten für Kostensenkungen und transparentere Prozesse bietet, sondern auch zu einem stärkeren Engagement für Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung führt.
FAQ
Folgend eine Liste mit Antworten auf häufig gestellte Fragen.
Was ist der E-Procurement-Cycle?
Der E-Procurement-Cycle ist der digitale Beschaffungsprozess von Gütern und Dienstleistungen. Er umfasst Phasen wie die Bedarfsermittlung, Auswahl, Bestellung, Abwicklung und Bezahlung. Automatisierte Abläufe dienen der Effizienzsteigerung und Kostenreduktion.
Welche Vorteile bietet E-Procurement gegenüber traditionellen Beschaffungsmethoden?
E-Procurement bietet dir Kosteneinsparungen durch Automatisierung, zentralisierte Prozesse und den transparenten Vergleich von Angeboten. Es ermöglicht schnellere Bestellvorgänge und die Optimierung von Lieferketten. Digitale Prozesse erhöhen zudem die Datenqualität und vereinfachen die Zusammenarbeit mit Lieferanten.
Ist E-Procurement auch für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet?
E-Procurement ist für kleine und mittelständische Unternehmen geeignet, da es Beschaffungsprozesse vereinfacht und Kosten senkt. Nutze Online-Marktplätze und integrierte Tools, um dein Lieferantenmanagement zu optimieren. Dadurch sparst du Zeit und erhöhst die Effizienz deines Einkaufs.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
