Multiprojektmanagement: Definition, Anwendungsfelder und Erfolgsfaktoren

Von Thomas Sesli
Aktualisiert am 22.01.2024 | Lesezeit ca. Min.

In der Geschäftswelt gehört das gleichzeitige Management mehrerer Projekte zum Alltag. Das Multiprojektmanagement bietet dabei einen hilfreichen Ansatz, um diese vielschichtigen Aufgaben erfolgreich zu meistern. Doch welche konkreten Anwendungsfelder eröffnet es und welche Erfolgsfaktoren sind zu beachten?

Dieser Artikel liefert fundierte Informationen zum Thema Multiprojektmanagement und zeigt praxisnahe Lösungsansätze, um den täglichen Herausforderungen kompetent zu begegnen. Neben einem Gesamtüberblick legen wir den Fokus auf folgende Aspekte:

  • Anwendungsbereiche und Potenziale des Multiprojektmanagements
  • Strukturierte Prozesse und intelligente Priorisierung im Projektportfolio
  • Auswahl und Implementierung von Projektportfoliomanagement-Systemen

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Multiprojektmanagement: Grundlagen und Begriffsbestimmung

Heutzutage führen Unternehmen oft mehrere Projekte parallel durch, was eine Reihe von Herausforderungen mit sich bringt. Das Multiprojektmanagement (MPM) hilft dabei, diese Herausforderungen zu bewältigen und den Erfolg der einzelnen Projekte sowie der gesamten Projektarbeit zu sichern.

Notwendigkeit und Nutzen

Multiprojektmanagement wird immer wichtiger, da Unternehmen sich vermehrt mit diversen Projekten gleichzeitig auseinandersetzen müssen. MPM ermöglicht eine optimierte projektübergreifende Zusammenarbeit, indem es dazu beiträgt, Synergien zu erkennen, Ressourcen bestmöglich einzusetzen und somit Kosten zu reduzieren. Zudem ermöglicht MPM eine Priorisierung der Projekte, was letztlich dazu führt, dass sich die unternehmensstrategischen Ziele besser verfolgen lassen.

Chancen und Herausforderungen

MPM bietet Unternehmen die Chance, das vorhandene Potenzial voll auszuschöpfen, indem sämtliche Projekte hinsichtlich ihrer strategischen Relevanz und ihres Beitrags zum Unternehmenserfolg analysiert und bewertet werden. Es trägt dazu bei, dass Doppelarbeiten vermieden und ein höheres Maß an Standardisierung sowie Wiederverwendung von Best Practices realisiert werden kann.

Auf der anderen Seite bestehen Herausforderungen im Bereich der Koordination und Kommunikation zwischen verschiedenen Akteuren sowie im Umgang mit divergierenden Zielen und Prioritäten. Auch die Bewältigung von Ressourcenkonflikten und die Einhaltung von Zeitplänen stellen oftmals Probleme dar – insbesondere, wenn nur begrenzte Ressourcen zur Verfügung stehen.

Anwendungsbereiche im Überblick

Multiprojektmanagement eignet sich zur Anwendung in verschiedenen Unternehmensbereichen. Im Folgenden sind exemplarisch einige aufgelistet:

  • Produktentwicklung: Bei der Entwicklung mehrerer Produktlinien oder -varianten ist die Koordination der beteiligten Teams von entscheidender Bedeutung.
  • IT-Projekte: IT-Abteilungen sehen sich oft unzähligen Projekten gegenüber, die eine einheitliche Steuerung benötigen, um die Kompatibilität und Aktualität aller Systeme und Anwendungen zu gewährleisten.
  • Marketing: Marketingteams arbeiten häufig an verschiedenen Kampagnen und Initiativen, bei denen eine präzise Abstimmung und Steuerung im Rahmen von MPM erforderlich ist.
  • Strategische Initiativen: MPM unterstützt Projekte und Initiativen auf Unternehmensebene, beispielsweise bei der Implementierung neuer Geschäftsmodelle oder der Umsetzung von Unternehmensstrategien.

Kernfaktoren für erfolgreiches Multiprojektmanagement

Um den Überblick in einer komplexen Projektlandschaft zu behalten und beste Ergebnisse zu erzielen, spielen vier wesentliche Faktoren eine entscheidende Rolle. In diesem Abschnitt erfährst du, wie du diese innerhalb des Multiprojektmanagements erfolgreich in die Praxis umsetzt.

Strukturierte Abläufe und Projektportfolio-Überwachung

Ein gut organisierter Projektmanagement-Prozess ist für den Erfolg deines Multiprojektmanagements unabdingbar. Berücksichtige in diesem Zusammenhang die folgenden Aspekte:

  • Projektstart: Durch klar definierte Startbedingungen sorgst du dafür, dass jedes Projekt gut vorbereitet und auf das Erreichen der Projektziele fokussiert ist.
  • Methode: Wähle eine geeignete Methode für dein Multiprojektmanagement, die auf die Bedürfnisse und Anforderungen aller Projekte zugeschnitten ist, um einen kontinuierlichen und reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
  • Planung: Entwickle für jedes Projekt eine umfassende Planung, die Aspekte wie das Budget, den Zeitplan sowie die Ressourcen- und Kapazitätsplanung berücksichtigt.
  • Risikomanagement: Identifiziere und bewerte relevante Risiken und erarbeite proaktive Strategien, um deren Auswirkungen auf das Projektportfolio zu minimieren.

Intelligente Priorisierung und Ressourcenallokation

Im Multiprojektmanagement ist eine sinnvolle Verteilung der Ressourcen und das Festlegen von Prioritäten von großer Bedeutung. Achte hierbei auf folgende Punkte:

  • Ziele: Definiere klare Ziele für alle Projekte und stimme diese mit den übergeordneten Unternehmenszielen ab.
  • Ressourcenplanung: Analysiere die Verfügbarkeit und Kapazitäten von Ressourcen und weise diese den Projekten effizient zu, um optimale Ergebnisse zu erreichen.
  • Kapazitätsplanung: Berücksichtige die zeitlichen und personellen Kapazitäten bei der Verteilung der Ressourcen und der Priorisierung der Projekte.

Klare Kommunikation und Zusammenarbeit

Eine offene und transparente Kommunikation trägt maßgeblich zum Erfolg im Multiprojektmanagement bei. Setze dabei auf:

  • Informationsaustausch: Stelle sicher, dass alle beteiligten Teams und Stakeholder regelmäßig über den aktuellen Stand der Projekte informiert werden.
  • Zusammenarbeit: Fördere die Kooperation zwischen den Projekten, um Synergien zu schaffen und den Wissenstransfer optimal zu nutzen.
  • Feedback: Biete Teams und Stakeholdern regelmäßige Feedbackmöglichkeiten, um kontinuierlich Verbesserungsansätze zu identifizieren und umzusetzen.

PMO als zentraler Management-Ankerpunkt

Ein Projektmanagement-Office (PMO) stellt im Multiprojektmanagement eine wichtige Unterstützung und Orientierung bereit. Hier einige Vorteile, die ein PMO bietet:

  • Zentrale Steuerung: Das PMO koordiniert und überwacht die Projekte zentral und gewährleistet damit, dass alle Projekte konform mit den festgelegten Standards und Prozessen verlaufen.
  • Standardisierung und Best Practices: Das PMO definiert einheitliche Prozesse und Methoden und fördert die Anwendung von Best Practices, um die Projektleistung kontinuierlich zu optimieren.
  • Ressourcenmanagement: Ein PMO überwacht und steuert die Allokation von Ressourcen und Prioritäten im Multiprojektportfolio, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.

Mehr zum Thema PMO liest du in unserem ausführlichen Artikel PMO: Was ein Project Management Office ist und was es macht.

Häufig auftretende Probleme und deren Ursachen

Das Management mehrerer Projekte gleichzeitig birgt eine Vielzahl von Herausforderungen. In diesem Abschnitt werfen wir einen Blick auf typische Probleme.

Kommunikation und Koordination

Unzureichende Kommunikation und Koordination stellt eine Hauptursache für Schwierigkeiten im Multiprojektmanagement dar. Fehlende oder mangelhafte Absprachen zwischen Projektmitarbeitern, Projektteams und Organisationseinheiten verursachen Kommunikationsbarrieren und können zu folgenden Problemen führen:

  • Der Austausch von Arbeiten und Informationen erfolgt verspätet, was Verzögerungen und Qualitätsmängel zur Folge haben kann.
  • Teammitglieder sind sich möglicherweise nicht im Klaren darüber, welche Aufgaben oder Ergebnisse in einzelnen Projekten priorisiert werden sollten.
  • Eine inkonsistente Kommunikation führt oft zu unklarem Verständnis von Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb der Projektteams und stört so den reibungslosen Ablauf.

Ressourcen- und Zeitmanagement

Die Verwaltung von Ressourcen und Zeit stellt ein weiteres bedeutendes Problem im Multiprojektmanagement dar. Die Kapazitätsplanung und die Allokation von Ressourcen sind dabei entscheidend:

  • Projektleiter müssen in der Lage sein, realistische Schätzungen hinsichtlich der benötigten Ressourcen und des Zeitaufwands abzugeben, um Projekte termingerecht und innerhalb des Budgets abzuschließen.
  • Sind zwei oder mehr Projekte auf dieselben Ressourcen angewiesen, sind klare Prioritäten unabdingbar. Zudem müssen die Arbeitsteilung und Koordination sorgfältig erfolgen.
  • Ein durchdachtes Kapazitätsmanagement verhindert Engpässe und ermöglicht es der Organisationseinheit, ihre Produktivität und Effektivität zu steigern.

Risiken in der Projektlandschaft

Generelle Risiken in der Projektlandschaft spielen auch im Multiprojektmanagement eine Rolle. Um den Erfolg der Projekte sicherzustellen, ist es nötig, dass Projektleiter diese Risiken frühzeitig erkennen und ihr Ausmaß einschätzen können:

  • Projektbezogene Risiken betreffen den Verlauf eines einzelnen Projekts und können technische Hürden, Lieferantenprobleme oder Anforderungsänderungen umspannen.
  • Portfoliobezogene Risiken wirken sich auf das gesamte Projektportfolio aus und sind abhängig von der Organisation, dem Markt oder externen Faktoren.
  • Die Bewältigung von Risiken erfordert eine vorausschauende Planung und Entscheidungsfindung, um deren Einfluss auf die Gesamtprojektperformance möglichst gering zu halten.
Multiprojektmanagement: 4 Schlüsselelemente für Erfolg
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Projektportfoliomanagement-Systeme und ihre Bedeutung im MPM

Wie wir gesehen haben, stellt die systematische Planung und Steuerung von Projektportfolios einen Erfolgsfaktor für gelungenes Multiprojektmanagement dar. Projektportfoliomanagement-Systeme (PPM-Systeme) sind hierbei ein nützliches Werkzeug.

Funktionalitäten zur Unterstützung des PMO

PPM-Systeme bieten eine Vielzahl von Funktionen, die Unternehmen im Projekt- und Programmmanagement wertvolle Hilfe leisten. Dabei unterstützen sie insbesondere in folgenden Bereichen:

  • Steuerung: Die Systeme ermöglichen den Verantwortlichen, den Überblick über die verschiedenen Projekte und deren Fortschritt zu behalten, indem sie eine Gesamtansicht aller laufenden Projekte präsentieren.
  • Statusberichte: PPM-Systeme sorgen für eine transparente Berichterstattung, indem sie den aktuellen Stand der Projekte, die erreichten Meilensteinen und potenziellen Risiken darstellen.
  • Ressourcenallokation: Mithilfe der Systeme lassen sich Ressourcen verlustarm verteilen und Prioritäten festlegen, um sicherzustellen, dass alle Projekte über die benötigten Kapazitäten verfügen.
  • Kommunikation: Die Plattformen bieten eine zentrale Schnittstelle für den Informationsaustausch zwischen den beteiligten Stakeholdern, wobei Kommunikation und Zusammenarbeit gestärkt werden.
  • Aufgabenverwaltung: Die Systeme unterstützen dabei, Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb der einzelnen Projekte zu verwalten, um eine effektive Verteilung der Arbeit und reibungslose Zusammenarbeit sicherzustellen.

PPM-Systemauswahl und -implementierung

Um den Erfolg bei der Auswahl und Implementierung von PPM-Systemen im Multiprojektmanagement zu gewährleisten, sollten folgende empfehlenswerte Best Practices befolgt werden:

  1. Ermittle die genauen Anforderungen deines Unternehmens und prüfe, welche Funktionen des PPM-Systems in deinem spezifischen Anwendungsfall benötigt werden.
  2. Vergleiche verschiedene PPM-Systeme hinsichtlich ihrer Funktionalität, Bedienbarkeit, den Kosten und der Integration mit anderen Systemen.
  3. Teste das ausgewählte PPM-System zunächst in einem Pilotprojekt, um sicherzustellen, dass es den Bedürfnissen gerecht wird und der Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten zuträglich ist.
  4. Stelle sicher, dass die Mitarbeiter, die mit dem PPM-System arbeiten werden, angemessen geschult werden, um eine sachgerechte Nutzung des Systems zu ermöglichen.
  5. Implementiere ein regelmäßiges Monitoring und Feedback, um die Leistung des PPM-Systems kontinuierlich zu optimieren und Verbesserungspotenziale zu erkennen.

Fazit: Multiprojektmanagement schafft Synergien

Im Zeitalter von zahlreichen gleichzeitig ablaufenden Projekten bildet das Multiprojektmanagement einen erheblichen Ansatz zur Verbesserung der Zusammenarbeit und der Nutzung von Ressourcen. Durch gut organisierte Prozesse, eine kluge Prioritätensetzung und transparente Kommunikation können Firmen die Erfolgsaussichten ihrer Projekte steigern und gleichzeitig diverse Herausforderungen meistern.

Aus unserem Artikel lassen sich folgende Kernpunkte zusammenfassen:

  • Definition: Multiprojektmanagement unterstützt die übergreifende Zusammenarbeit in Projekten sowie die Steuerung von Ressourcen und Prioritäten.
  • Anwendungsfelder: MPM eignet sich für diverse Unternehmensbereiche, beispielsweise Produktentwicklung, IT-Projekte, Marketing und strategische Initiativen.
  • Erfolgsfaktoren: Für ein gelungenes MPM sind gut strukturierte Abläufe, eine sinnvolle Ressourcenpriorisierung und transparente Kommunikation unerlässlich.

Nutze dieses Wissen, um die Projektsituation in deinem Unternehmen leistungsfähiger zu gestalten und den langfristigen Erfolg zu sichern. Ein gut strukturiertes, zielgerichtetes und kommunikativ starkes MPM fördert Synergien und unterstützt somit maßgeblich den Erfolg deines Unternehmens.

FAQ

Häufig gestellte Fragen und die dazugehörigen Antworten sind nachfolgend aufgelistet.

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