Dein Wunschkandidat hat sich für dein Unternehmen entschieden? Glückwunsch, aber nach der Unterschrift ist vor dem Preboarding.
Falls du das Wort noch nie gehört hast, bist du hier genau richtig. Denn statt den Neuzugang einfach auf den ersten Arbeitstag warten zu lassen, kannst du ihn bereits proaktiv einbinden und so die Anfangszeit erleichtern. Das Onboarding, das in gelungener Form fast 70 Prozent der Mitarbeiter dazu bewegt, mindestens drei Jahre im Unternehmen zu bleiben, ist dann nur noch Formsache.
In diesem Artikel zeigen wir, welche Möglichkeiten zum Preboarding sich dir bieten. Dabei legen wir einen Schwerpunkt auf:
- Die essenziellen Aspekte des Preboardings und praxiserprobte Methoden
- Kommunikation während des Preboardings und virtuelle Meet-and-Greet-Veranstaltungen
- Feedback von neuen Mitarbeitern, um den Preboarding-Prozess zu analysieren und optimieren
Mach dich bereit, deine Einarbeitung mit unserem Leitfaden zu revolutionieren!
Was ist Preboarding?
Preboarding ist die Phase zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn eines neuen Mitarbeiters. Der Prozess umfasst Maßnahmen wie Willkommenspakete, Aufgabenklärung und Formalitäten, um Talente frühzeitig an das Unternehmen zu binden und den Arbeitsantritt zu erleichtern.
Die essenziellen Aspekte des Preboardings
Um das Preboarding erfolgreich zu gestalten und somit die Frühfluktuation zu reduzieren, ist es wichtig, die grundlegenden Elemente dieses Prozesses zu kennen. Los geht's!
Ziele und Vorteile
Das wichtigste Ziel des Preboardings ist, eine Bindung zwischen dem Unternehmen und dem neuen Mitarbeiter aufzubauen, die bereits vor dem Arbeitsantritt entsteht. Hierbei hilft es, das Talent von der richtigen Entscheidung für dich zu überzeugen und eine positive Erwartungshaltung für die neue Phase im Arbeitsleben zu schaffen. Die Vorteile des Preboardings sind vielfältig:
- Reduzierung der Frühfluktuation
- Stärkung der Arbeitgebermarke
- Bindung und Motivation neuer Mitarbeiter
- Zeit- und Ressourceneffizienz im Onboarding-Prozess
- Verkürzung der Einarbeitungszeit
Zeitlicher Rahmen und Startpunkt
Der Preboarding-Prozess beginnt unmittelbar nach der Vertragsunterschrift und endet mit dem Arbeitsantritt des neuen Mitarbeiters. Die Dauer variiert je nach Unternehmen und kann von wenigen Tagen bis zu mehreren Wochen reichen. Ein frühzeitiger Startpunkt fördert die Bindung des neuen Mitarbeiters und ermöglicht es, erforderliche Informationen und Ressourcen vorausschauend bereitzustellen.
Wichtige Stakeholder im Preboarding-Prozess
Die Stakeholder im Preboarding-Prozess sind alle Personen, die für den erfolgreichen Start des neuen Mitarbeiters verantwortlich sind. Hierzu zählen insbesondere:
- Personalabteilung (HR)
- Führungskräfte und Teamleiter
- Mentoren und Buddys
- Kollegen aus dem zukünftigen Team
Die Koordination und Zusammenarbeit dieser Stakeholder sind essenziell für ein gelungenes Preboarding und tragen zur erfolgreichen Integration des neuen Mitarbeiters bei.
Praxiserprobte Preboarding-Methoden
Um den Übergang von der Vertragsunterzeichnung zum Arbeitsbeginn zu erleichtern, haben wir verschiedene praxiserprobte Preboarding-Methoden zusammengestellt, die dir interessante Impulse für dein Unternehmen geben können.
Digitale Preboarding-Plattformen
In der heutigen digitalisierten Arbeitswelt bieten digitale Preboarding-Plattformen viele Vorteile. Du kannst neue Mitarbeiter bereits vor dem ersten Tag im Unternehmen mit relevanten Informationen, Schulungen und Arbeitsmaterialien versorgen.
Darüber hinaus bieten solche Plattformen die Möglichkeit, bereits vor Arbeitsbeginn wichtige Verwaltungsaufgaben wie zum Beispiel die Erfassung von Personalinformationen, den Abschluss von Formalitäten und Fragen zur Arbeitsausstattung zu erledigen. Somit können die Personalabteilung und der neue Mitarbeiter den Fokus auf die wesentliche Einarbeitung legen.
Informationspakete und Willkommensgeschenke
Ein Willkommenspaket mit Informationsmaterial und kleinen Geschenken sendet ein positives Signal an den neuen Mitarbeiter und fördert seine Identifikation mit dem Unternehmen. Du kannst ein solches Paket nutzen, um den Mitarbeiter mit der Firmenphilosophie, -kultur und typischen Abläufen vertraut zu machen. Zeitgleich demonstrierst du ihm Wertschätzung, was den Teamzusammenhalt stärkt.
Lesetipp
Das Preboarding ergibt zusammen mit dem Onboarding ein unschlagbares Duo, das die perfekte Einarbeitung sichert. Auch mit Zweiterem haben wir uns bereits intensiv auseinandergesetzt.
Virtuelle Meet-and-Greet-Veranstaltungen
Ein persönliches Kennenlernen aller Teammitglieder gestaltet sich in Zeiten von Remote-Arbeit und großen Unternehmen herausfordernd. Du kannst jedoch virtuelle Meet-and-Greet-Veranstaltungen organisieren, um den neuen Mitarbeitern den Einstieg ins Team zu erleichtern und das Miteinander zu fördern. So können erste Kontakte geknüpft und Fragen geklärt werden, noch bevor das eigentliche Onboarding beginnt.
Mentoren- und Buddy-Programme
Hierbei wird jedem neuen Mitarbeiter ein erfahrener Kollege oder ein gleichgestelltes Teammitglied zur Seite gestellt. Dieser Ansprechpartner kann dabei helfen, Fragen und Unsicherheiten zu klären und als erste Anlaufstelle bei allen Belangen rund um den Arbeitsbeginn dienen. Dadurch wird die Integration des Mitarbeiters in das bestehende Team erleichtert, und er profitiert von der Unterstützung und dem Wissen seines Mentors oder Buddys.
Kommunikation während des Preboardings
Ein zentraler Erfolgsfaktor für ein gelungenes Preboarding ist die Art und Weise, wie du mit deinen zukünftigen Mitarbeitern kommunizierst. In den folgenden Abschnitten zeigen wir dir auf, wie du eine gute Kommunikationsbasis schaffst und damit den Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit legst.
Regelmäßiger Kontakt und Updates
Stelle sicher, dass du von Beginn an in regelmäßigen Abständen Kontakt mit deinen neuen Mitarbeitern pflegst. Informiere sie über aktuelle Entwicklungen im Unternehmen, teile ihnen wichtige Termine mit und versorge sie bereits vor dem ersten Arbeitstag mit relevanten Informationen.
Dadurch fühlen sie sich besser vorbereitet und haben einen besseren Überblick über ihre anstehenden Aufgaben und das Team, dem sie beitreten werden. Ein enger Kontakt ermöglicht zudem, bereits im Vorfeld mögliche Fragen zu klären, sodass der erste Tag im neuen Unternehmen weniger stressig wird.
Transparenz und offene Kommunikation
Ein transparenter Kommunikationsstil fördert Vertrauen und reduziert Unsicherheiten. Sei ehrlich und offen über die Erwartungen, die du an deine neuen Mitarbeiter stellst, und über die Rahmenbedingungen für die zukünftige Zusammenarbeit.
Gib ihnen Raum, eigene Fragen und Bedenken zu äußern, und achte darauf, wirklich zuzuhören und auf ihre Anliegen einzugehen. Eine offene Kommunikation tragt dazu bei, ein Gefühl der Akzeptanz und Zugehörigkeit im neuen Team zu fördern und den Einstieg zu erleichtern.
Einführung in die Unternehmenskultur
Die Unternehmenskultur ist entscheidend dafür, wie wohl sich deine Mitarbeiter in ihrer neuen Umgebung fühlen und wie effizient sie arbeiten können. Nutze die Preboarding-Phase, um ihnen einen realistischen Einblick in den Unternehmensalltag zu gewähren.
Präsentiere ihnen beispielsweise die Unternehmensphilosophie, zeige ihnen die Räumlichkeiten und erläutere die internen Abläufe und Kommunikationsstrukturen. Wenn sie bereits vor dem ersten Tag ein tieferes Verständnis für die Kultur deines Unternehmens haben, erleichterst du ihnen die Eingewöhnungsphase und lässt sie schneller in die neue Rolle hineinwachsen.
Analyse und Optimierung des Preboarding-Prozesses
Die fortlaufende Verbesserung des Preboarding-Prozesses ist unerlässlich, um einen reibungslosen Übergang für die neuen Mitarbeiter zu gewährleisten und sie schneller ins Unternehmen zu integrieren.
Feedback von neuen Mitarbeitern
Um herauszufinden, welche Aspekte des Preboardings gut funktionieren und welche möglicherweise überarbeitet werden sollten, ist es wichtig, das Feedback der neuen Mitarbeiter einzuholen. Frage die neuen Kollegen nach ihrer Meinung zu den verschiedenen Preboarding-Maßnahmen und höre aufmerksam zu, um Verbesserungspotenzial zu erkennen. Nutze dazu:
- Feedbackgespräche mit dem Vorgesetzten
- Anonyme Umfragen oder Fragebögen
- Gruppendiskussionen oder Workshop-Formate
Anpassungen und Verbesserungen
Auf der Grundlage des gesammelten Feedbacks ist es nötig, die Preboarding-Aktivitäten kontinuierlich zu überprüfen, um sie besser auf die Bedürfnisse der neuen Mitarbeiter abzustimmen. Anpassungen können auf verschiedenen Ebenen erfolgen, etwa:
- Optimierung von Inhalten und Formaten
- Änderung von Zeitplänen und Abläufen
- Anpassung der Kommunikation und Ansprechpartner
Arbeite eng mit den beteiligten Stakeholdern zusammen, um Verbesserungsmaßnahmen zu implementieren und den Erfolg der Anpassungen stetig zu überwachen.
Erfolgskontrolle und KPIs im Preboarding
Um die Wirkung des Preboarding-Prozesses kontinuierlich zu bewerten, solltest du auf aussagekräftige Erfolgskennzahlen (KPIs) achten. Diese können quantitative und qualitative Aspekte abdecken und helfen, den Fortschritt der Optimierungen zu messen. Mögliche KPIs sind:
- Verkürzung der Einarbeitungszeit
- Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
- Reduzierung der Fluktuation in der Probezeit
Wirf regelmäßig einen Blick auf die erzielten Ergebnisse, um den aktuellen Stand der Preboarding-Maßnahmen zu bewerten und die Analyse voranzutreiben.
Fazit
Wir haben gesehen, dass das Preboarding den ersten Eindruck von deinem Unternehmen entscheidend mitbestimmt. Und dieser zählt schließlich. Diese Schlüsselaspekte solltest du bei der Gestaltung im Hinterkopf behalten:
- Ziele: Das Preboarding fördert die Mitarbeiterbindung, verkürzt Einarbeitungszeiten und trägt zur schnelleren Integration der neuen Kollegen bei.
- Methoden: Digitale Plattformen, Informationspakete, virtuelle Meet-and-Greet-Veranstaltungen und Mentorenprogramme erleichtern den Einstieg und fördern den Austausch.
- Optimierung: Die fortlaufende Analyse und Anpassung der Preboarding-Maßnahmen gewährleistet eine stetige Verbesserung des Prozesses und die Erfüllung der Unternehmensziele.
Jetzt bist du an der Reihe. Nutze die vorgestellten Strategien, um auch in deinem Unternehmen ein Bewusstsein für das Preboarding zu schaffen. Im heutigen wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt kann ein guter erster Eindruck den Unterschied ausmachen – sowohl für die neuen Mitarbeiter als auch für die Zukunft deines Unternehmens.
FAQ
Im Folgenden sind häufige Fragen und die dazugehörigen Antworten zu finden.
Was gehört zum Preboarding?
Preboarding umfasst die Maßnahmen vor dem Arbeitsantritt eines neuen Mitarbeiters, wie Vertragsunterzeichnung, Planerstellung für das Onboarding und Informationsbereitstellung. Durch das Preboarding wird eine reibungslose Integration ins Unternehmen ermöglicht.
Warum ist Preboarding wichtig?
Preboarding ist wichtig, weil es neue Mitarbeiter optimal auf die Unternehmenskultur und Arbeitsabläufe vorbereitet. Indem du sie frühzeitig einbindest und unterstützt, förderst du ihre Integration, Loyalität und Produktivität.
Wie läuft ein Onboarding ab?
Ein Onboarding beginnt mit der Vorbereitung und Begrüßung des neuen Mitarbeiters, gefolgt von der Einführung in Unternehmenskultur, Arbeitsabläufe und das Team. Hilfreiche Tipps: Unterlagen vorbereiten, klare Erwartungen kommunizieren und Orientierung bieten.
Wann beginnt das Onboarding?
Das Onboarding beginnt üblicherweise am ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters. Ziel ist es, Integration und Einarbeitung erfolgreich zu gestalten. Hilfreiche Schritte sind: Vorstellen der Unternehmenskultur, Einweisung in Arbeitsprozesse und Kennenlernen der Kollegen.
Welche Fragen sollten vor Arbeitsbeginn geklärt werden?
Vor Arbeitsbeginn sollten folgende Fragen geklärt werden: Arbeitszeiten, Pausenregelungen, Zuständigkeiten, Unternehmenskultur und Ansprechpartner. Achte darauf, über Rechte und Pflichten zu informieren.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
