Das Offboarding von Mitarbeitern wird oft als notwendiges Übel angesehen, das Unternehmen lieber schnell hinter sich bringen möchten. Doch eine strukturierte und sorgfältig durchgeführte Offboarding-Strategie bietet zahlreiche Vorteile und kann sowohl für das ausscheidende Teammitglied als auch für das Unternehmen von großem Nutzen sein.
In diesem Artikel gehen wir näher auf das Thema Offboarding ein und zeigen die Vorteile eines strukturierten Prozesses auf. Im Fokus stehen dabei folgende Aspekte:
- Wieso Offboarding so wichtig ist
- Wie ein gelungener Offboarding-Prozess aussieht
- Welche Schritte du in deinen Offboarding-Prozess integrieren kannst
- Wie du ausscheidende Mitarbeiter weiterhin unterstützen kannst
Offboarding ist der Prozess, bei dem ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet. Er umfasst idealerweise Austrittsgespräche, die Verabschiedung von Kollegen und gegebenenfalls Outplacement-Maßnahmen. Ein strukturierter Offboarding-Prozess stärkt die Arbeitgebermarke und minimiert Imageverluste.
Offboarding: Deswegen solltest du es nicht vernachlässigen
Während das Onboarding dafür sorgt, dass neue Mitarbeiter eine reibungslose Einarbeitung und Einfindung ins Unternehmen erleben, stellt das Offboarding ein problemloses Ausscheiden aus dem Unternehmen sicher.
Ein effizientes Offboarding-Verfahren kann nicht nur die Reputation deines Unternehmens stärken, sondern auch wertvolle Erkenntnisse für die Weiterentwicklung von Prozessen und Abläufen liefern, indem es die Möglichkeit bietet, wichtige Informationen, Wissen und Kontakte zu übertragen sowie offene Fragen zu klären.
Falls du die Stelle des ausscheidenden Mitarbeiters neu besetzt, erleichtert dir ein gutes Offboarding die Einarbeitung des neuen Angestellten. Darüber hinaus kann ein durchdachtes Offboarding auch dein Unternehmensimage stärken, da Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, möglicherweise als Botschafter oder zukünftige Geschäftspartner agieren können.
Eine positive Verabschiedung von Mitarbeitern sendet außerdem eine wichtige Botschaft an dein verbliebenes Team und etabliert dich als guten Arbeitgeber. Das stärkt nicht nur deine Arbeitgebermarke, sondern verbessert auch das Arbeitsklima sowie die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung.
Das gehört zu einem erfolgreichen Offboarding
Der Offboarding-Prozess ist entscheidend, um auf professionelle und positive Weise die Zusammenarbeit mit einem ausscheidenden Mitarbeiter zu beenden. Dafür solltest du einen klaren und strukturierten Leitfaden entwickeln.
Ein idealer Offboarding-Prozess umfasst:
- Kündigungsmitteilung: Informiere den betreffenden Mitarbeiter über seine Kündigung.
- Übergabe: Sorge für eine reibungslose Übergabe von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Firmeneigentum an andere Mitarbeiter.
- Zugriffsrechte auf IT-Systeme: Entferne oder deaktiviere Zugriffsrechte des Mitarbeiters auf Firmendaten und Softwaresysteme.
- Organisatorisches: Kläre alle rechtlichen und administrativen Angelegenheiten.
- Abschiedsgespräch: Führe ein abschließendes Gespräch, in dem Feedback ausgetauscht und wichtige Anregungen gegeben werden.
- Verabschiedung: Organisiere eine angemessene Abschiedsfeier, um dem ausscheidenden Mitarbeiter Wertschätzung zu zeigen und die Zusammenarbeit positiv abzurunden.
Organisatorisches
Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters ist es wichtig, verschiedene Aufgaben und Formalitäten abzuschließen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und den Ausscheidenden mit einem guten Gefühl aus dem Unternehmen zu entlassen.
Dazu gehören:
- Klärung von Vertragsmodalitäten und rechtlichen Fragen
- Übergabe von relevanten Informationen, Passwörtern, Kontakten
- Klärung offener Angelegenheiten, zum Beispiel bezüglich des Resturlaubs oder Überstunden
- Steuerliche Pflichten, etwa Steuerbelege und Lohnabrechnungen
- Ausstellung eines Arbeitszeugnisses
- Organisation eines angemessenen Abschieds
Arbeitszeugnis
Das Arbeitszeugnis ist ein wesentliches Dokument für die Mitarbeitenden und sollte sorgfältig und objektiv erstellt werden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen – im Idealfall zeitnah zur Kündigung, damit der Arbeitnehmer es für seine Bewerbungsunterlagen verwenden kann.
Bei der Erstellung eines Arbeitszeugnisses solltest du folgende Punkte beachten:
- Notiere die Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Beschreibe die Hauptaufgaben, die der Mitarbeiter während seiner Beschäftigung im Unternehmen erledigt hat.
- Bewerte die Leistungen und Kompetenzen: Gib eine ehrliche und konstruktive Bewertung der erbrachten Leistungen und Kompetenzen des Mitarbeiters ab.
- Stelle den Zeitraum der Beschäftigung dar: Füge den exakten Zeitraum der Beschäftigung im Unternehmen hinzu.
- Verwende angemessene Formulierungen: Achte darauf, dass das Arbeitszeugnis in einer korrekten und professionellen Sprache verfasst ist.
Austrittsgespräch und Verabschiedung
Der Trennungsprozess beginnt, wenn ein Mitarbeiter oder Teammitglied das Unternehmen freiwillig oder unfreiwillig verlässt. In jedem Fall sollte das Austrittsinterview ein wichtiger Bestandteil des Offboarding-Prozesses sein.
Es ist wichtig, den Austritt des Mitarbeiters angemessen zu gestalten und das Team über die bevorstehende Trennung zu informieren, um mögliche Unklarheiten oder Irritationen zu vermeiden.
Der Entlassungsprozess eines scheidenden Mitarbeiters sollte respektvoll und wertschätzend gestaltet werden. Im Rahmen eines Austrittsgesprächs hast du als Arbeitgeber die Möglichkeit, dem Mitarbeiter für seine Arbeit zu danken, gegebenenfalls über die Gründe des Ausscheidens zu sprechen und offen Feedback auszutauschen.
Einige Aspekte, die dabei im Austrittsinterview besprochen werden können, sind:
- Gründe für den Austritt des Mitarbeiters
- Bewertung der Zusammenarbeit
- Verbesserungsvorschläge für das Unternehmen
- Lösung potenzieller Konflikte
- Möglichkeit einer Zusammenarbeit in der Zukunft
Outplacement-Maßnahmen
Das Ausscheiden eines Mitarbeiters sollte immer in einem wertschätzenden Rahmen stattfinden. Die Offboarding-Kommunikation ist dabei entscheidend, um eine respektvolle Zusammenarbeit in der letzten Phase der Beschäftigung zu gewährleisten.
In Fällen, in denen eine Trennung aufgrund von betrieblichen Gründen wie Umstrukturierung oder wirtschaftlichen Problemen notwendig ist, kann ein Outplacement-Service für den ausscheidenden Arbeitnehmer hilfreich sein.
Dadurch kannst du sicherstellen, den Arbeitnehmer nicht im Stich zu lassen. Dieser Service unterstützt den Arbeiter dabei, eine neue Stelle zu finden, indem er Beratung, Trainingsmaßnahmen oder Netzwerkveranstaltungen bereitstellt.
Du kannst dem Arbeitnehmer beispielsweise Anlaufstellen für Outplacement-Angebote empfehlen oder selbst Chancen für zukünftige berufliche Möglichkeiten aufzeigen und ihn bei Bedarf auch auf seinem weiteren Karriereweg unterstützen. Falls das nicht schon geschehen ist, lohnt sich eine Vernetzung über LinkedIn und Co. immer.
Fazit
Ein strukturierter Offboarding-Prozess bietet zahlreiche Vorteile – sowohl für das Unternehmen als auch für den ausscheidenden Mitarbeiter. Durch einen angemessenen Abschied können positive Mitarbeiterbeziehungen aufrechterhalten, wertvolles Feedback gesammelt und mögliche Wissenslücken geschlossen werden.
Zudem trägt ein professionelles Offboarding dazu bei, den Ruf deines Unternehmens zu stärken und potenzielle zukünftige Geschäftsmöglichkeiten mit ehemaligen Mitarbeitern zu schaffen. Ein sorgfältiges und respektvolles Offboarding ist daher von großer Bedeutung.
FAQ
An dieser Stelle möchten wir auf einige Fragen, die im Zusammenhang mit Offboarding häufig gestellt werden, eingehen.
Welche Schritte sollten beim Offboarding-Prozess befolgt werden?
Beim Offboarding-Prozess solltest du die Übergabe von Arbeitsaufgaben organisieren, Zugänge zu Firmendaten und -systemen entziehen, deinen rechtlichen Pflichten nachkommen, ein offenes Feedbackgespräch führen und den Abschied planen.
Warum ist Offboarding wichtig?
Ein strukturiertes Offboarding ist wichtig, weil es die Übertragung von Wissen und Verantwortlichkeiten an Nachfolger ermöglicht, offene Fragen klärt und für die Einhaltung von Pflichten sowie die Stärkung der Arbeitgebermarke und des Unternehmensimages sorgt.
Was sind bewährte Praktiken für ein erfolgreiches Offboarding?
Bewährte Praktiken für erfolgreiches Offboarding umfassen: frühzeitige Planung, klare Kommunikation, konstruktive Abschiedsgespräche, Wissenstransfer, Dokumentation, einen respektvollen Umgang sowie fortlaufende Unterstützung.
Was sind die Ziele des Offboardings?
Die Ziele des Offboardings sind die Übertragung von Verantwortlichkeiten, Wissenstransfers, die Klärung administrativer Aufgaben, eine positive Unternehmenskultur sowie gegebenenfalls zukünftige Geschäftsbeziehungen aufrechtzuerhalten.
Wann sollte der Offboarding-Prozess beginnen?
Idealerweise sollte der Offboarding-Prozess bereits frühzeitig eingeleitet werden. Das bedeutet: sobald der Mitarbeiter seine Absicht, das Unternehmen zu verlassen, bekannt gibt bzw. der Arbeitgeber sich für die Entlassung entscheidet.
Steffen Grigori
Steffen Grigori ist fest im modernen Marketing und Vertrieb etabliert und Experte für die Themenbereiche Marketing und Social Media. Als CvD bei acquisa gewinnt er tiefe Einblicke in die sich ständig wechselnden Trends und Best Practices. Sein Ziel ist es, der Marketinggemeinschaft konkreten Mehrwert zu bieten, und er ist stolz darauf, aktiv zur Weiterbildung und zur Steigerung der Fachkompetenz in der Branche beizutragen.
