Ein Projektstrukturplan kann den Unterschied zwischen Triumph und Fiasko ausmachen. In einem Projektalltag voller unbekannter Variablen sucht jeder Projektmanager nach der besten Methode, den Überblick zu behalten und sämtliche Prozesse effektiv zu kontrollieren.
In diesem Artikel erfährst du alles Wissenswerte über Projektstrukturpläne, wie sie erstellt werden und wie sie dir in der Praxis helfen, Projekte erfolgreich zu meistern. Aspekte, die wir behandeln, sind:
- Optimierung der Ressourcenplanung und -verteilung
- Verbesserung des Risikomanagements
- Förderung von Zusammenarbeit und Kommunikation im Team
Was ist ein Projektstrukturplan?
Ein Projektstrukturplan ist ein Planungsinstrument im Projektmanagement. Er unterteilt das Gesamtprojekt in Teilprojekte, Arbeitspakete oder Aufgaben und bietet damit eine Übersicht über den Projektumfang, die Teammitglieder und etwaige Abhängigkeiten. Dies erleichtert die Projektplanung und erhöht den Projekterfolg.
Mit dem Projektstrukturplan zum Erfolg
Ein Projektstrukturplan ist ein wichtiges Werkzeug für das Projektmanagement und begünstigt die Erreichung des Projektziels. Du erfährst im Folgenden, wie er sich von anderen Tools abgrenzt und welche Bausteine einen solchen Plan ausmachen.
Die Rolle des Projektstrukturplans im Projektmanagement
Im Bereich des Projektmanagements bietet ein Projektstrukturplan (PSP) eine systematische Darstellung der Gesamtaufgabe und dient der Strukturplanung. Er unterstützt das Management bei der Orientierung innerhalb des Projekts, indem er Aufgaben und Abhängigkeiten visualisiert. Mit einem Projektstrukturplan kannst du als Projektmanager eine sinnvolle Struktur für das gesamte Projekt entwickeln, bei der alle Phasen und Teilprozesse transparent und nachvollziehbar dargestellt sind. Diese Projektstruktur ist essenziell, um den Projekterfolg sicherzustellen, da sie eine deutliche Übersicht über Ressourcen, Termine und Zuständigkeiten bietet.
Unterscheidung und Abgrenzung zu anderen Projektmanagement-Tools
Auch wenn der Projektstrukturplan ein zentrales Instrument im Projektmanagement ist, sollte er nicht als universales Tool gesehen werden. Er unterscheidet sich von anderen Werkzeugen wie beispielsweise dem Gantt-Diagramm, der Netzplantechnik oder dem Projekthandbuch. Während der PSP hauptsächlich die projektzielorientierte Organisation der Aufgaben abbildet, bieten diese anderen Tools zusätzliche Informationen, zum Beispiel zur Zeit- und Ressourcenplanung. Ein guter Projektmanager erkennt die Vorteile der Kombination aus verschiedenen Projektmanagement-Tools und nutzt sie gemeinsam, um ein umfassendes Bild des Projekts zu erhalten.
Struktur und Aufbau – die Bausteine eines Projektstrukturplans
Das Grundgerüst eines Projektstrukturplans besteht aus hierarchischen Teilaufgaben, die die Gesamtaufgabe repräsentieren. Hierbei werden folgende Elemente berücksichtigt:
- Arbeitspakete: Detaillierte Teilaufgaben, die zur Erfüllung des Projektziels umgesetzt werden müssen
- Meilensteine: Wichtige Ereignisse oder Zustände, die bei der Umsetzung der Arbeitspakete erreicht werden sollen
- Ressourcen: Einsatz von Personal, Material, Finanzen und Technologien zur Umsetzung der Arbeitspakete
Mithilfe dieser Elemente kannst du als Projektmanager den Projektstrukturplan individuell gestalten, sodass er den Anforderungen und der Komplexität deines Projekts gerecht wird. Die Struktur und der Aufbau dienen als Basis, um weitere Aspekte des Projektmanagements zu planen, zum Beispiel Termine, Budgetierung oder Risikomanagement.
Die Vorteile eines Projektstrukturplans
Du wirst sehen, dass ein gut entwickelter Projektstrukturplan zahlreiche Vorteile mit sich bringt, von denen dein gesamtes Projekt profitiert.
Projektumfang und Leistungsumfang klar definieren
Ein Projektstrukturplan ist ein ausgezeichnetes Planungsinstrument, das dabei hilft, den Umfang eines Projekts zu klären. Durch die Unterteilung des Projekts in Aufgaben, Teilprojekte und Arbeitspakete gewinnen du und dein Team Klarheit über die genauen Anforderungen und die erforderlichen Ressourcen für jedes Element. Dies ermöglicht eine genauere Kostenschätzung und hilft, den Projektfortschritt sowie den angestrebten Endtermin im Auge zu behalten.
Ressourcenplanung und -verteilung mithilfe des Projektstrukturplans
Ein Projektstrukturplan unterstützt dich bei der Planung und Verteilung von Ressourcen. Durch die Strukturierung hast du einen Überblick über alle notwendigen Aufgaben und Teilprojekte. So kannst du Ressourcen wie Personal, Budget und Material gezielt zuordnen. Das gewährleistet eine optimale Aufgabenverteilung unter den Teammitgliedern und die effiziente Nutzung der vorhandenen Ressourcen.
Risikomanagement durch detaillierte Projektanalyse
Mit einem Projektstrukturplan bist du in der Lage, potenzielle Risiken und Schwierigkeiten frühzeitig zu identifizieren, da du das gesamte Projekt im Detail analysierst. Die systematische Erfassung von Projektbeteiligten, Arbeitspaketen und Verantwortlichkeiten schafft die Grundlage für eine transparente Kommunikation und kurze Entscheidungswege. So kannst du Risiken besser managen und verhindern, dass unerwartete Hürden den Projektfortschritt behindern.
Best Practices für den optimalen Einsatz von Projektstrukturplänen
In diesem Abschnitt erfährst du, welche bewährten Methoden es für den optimalen Einsatz von Projektstrukturplänen gibt und wie Projektmanagement-Tools zur Unterstützung eingesetzt werden können.
Schritte zur Erstellung eines Projektstrukturplans
Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer gut durchdachten Projektstrukturplan-Methode. Bei der Erstellung eines Projektstrukturplans können unterschiedliche Ansätze gewählt werden: der phasenorientierte, der funktionsorientierte und der objektorientierte Ansatz sowie Mischformen.
Befolge diese Schritte, um einen gelungenen Projektstrukturplan zu entwickeln:
- Beginne mit der Ermittlung der Projektziele und der Projektleistungen. Diese sind die Grundlage, auf der der Projektstrukturplan erstellt wird.
- Definiere die Projektphasen, die während des gesamten Projekts durchlaufen werden müssen, und weise ihnen Hauptaufgaben zu. Jede Phase kann nochmals in Teilaufgaben und Teilprojekte unterteilt werden.
- Unterteile die Aufgaben in Arbeitspakete oder Aufgabenpakete, die so klein wie möglich, aber dennoch bedeutungsvoll sind. Sie dürfen nicht zu detailliert werden, aber auch nicht zu allgemein gehalten sein.
- Achte darauf, dass die Arbeits- und Aufgabenpakete klar zugeordnet sind und eine eindeutige Beziehung zu den Projektergebnissen haben.
- Organisiere die Arbeits- und Aufgabenpakete in einer baumdiagrammähnlichen Struktur, in der die Gliederungsebene den Zusammenhang zwischen den verschiedenen Elementen darstellt. Nutze Einrückungen, um die Hierarchie innerhalb der Baumstruktur zu verdeutlichen.
- Überprüfe die Vollständigkeit und Stimmigkeit des Projektstrukturplans. Gibt es Lücken oder Inkonsistenzen, die das Erreichen der Projektziele beeinträchtigen könnten?
In Entwicklungsprojekten kann es vorteilhaft sein, den Projektstrukturplan kontinuierlich zu aktualisieren und anzupassen, um so auf veränderte Anforderungen und Bedingungen reagieren zu können. Ein guter Projektstrukturplan sollte leicht verständlich und vollständig sein, um eine funktionierende Projektplanung zu gewährleisten.
Nutzung von Projektmanagement-Tools zur Unterstützung
Ein guter Projektstrukturplan profitiert von den Funktionen und Möglichkeiten moderner Projektmanagement-Tools. Diese Tools bieten dir nicht nur Hilfestellungen bei der Erarbeitung des Projektstrukturplans, sondern unterstützen dich auch im Tagesgeschäft der Projektarbeit.
Einige Vorteile der Nutzung von Projektmanagement-Tools sind:
- Eine benutzerfreundliche Visualisierung des Projektstrukturplans, die den Überblick über das gesamte Projekt erleichtert
- Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Projektteams
- Einfache Anpassung und Änderung von Strukturen und Beziehungen im Projektstrukturplan
- Automatisierte Berechnung von Ressourcenanforderungen und -verteilungen sowie die Möglichkeit, diese Informationen direkt im Projektstrukturplan zu integrieren
- Überwachung und Steuerung des Projekts sowie die Möglichkeit, Abweichungen und Hindernisse frühzeitig zu erkennen und darauf zu reagieren
Nicht zuletzt hilft der Einsatz von Projektmanagement-Tools dabei, den Fokus auf die wesentlichen Aspekte des Projekts zu halten, und erhöht somit die Erfolgschancen deines Projekts.
Wie dein Unternehmen durch den richtigen Einsatz von Projektstrukturplänen wachsen kann
Das Wachstum deines Unternehmens kann durch den gezielten Einsatz von Projektstrukturplänen begünstigt werden. Dabei spielen insbesondere drei Aspekte eine entscheidende Rolle:
Steigerung der Arbeitsproduktivität
Die Arbeitsproduktivität im Unternehmen kann durch den Einsatz von PSPs in verschiedenen Unternehmensfunktionen gesteigert werden. Hierbei helfen die Strukturierung und Gliederung der Projektaufgaben sowie die klare Definition von Abhängigkeiten und Zuständigkeiten. Durch die standardisierte Strukturierung und Codierung der Elemente können Projektleiter und Projektteam einen schnellen und übersichtlichen Überblick über den Projektablauf erhalten. Die klare Zuweisung von Projektaufgaben fördert außerdem die Konzentration auf die Erreichung der definierten Teilziele und des Endprodukts, da jeder im Projektteam seine Rolle kennt und sich auf seine Aufgaben fokussieren kann.
Förderung von Teamzusammenarbeit und Kommunikation
Die Kommunikation und Zusammenarbeit im Projektteam werden durch den Einsatz von PSPs unterstützt, da jeder Beteiligte tiefere Einblicke in die Aufgaben der anderen Teammitglieder erhält. Das fördert das Verständnis unter den Teammitgliedern und erleichtert die Koordination zwischen verschiedenen Abteilungen. Durch die Transparenz der Projektaufgaben kann jeder den Fortschritt der anderen Teammitglieder nachverfolgen, wodurch gegenseitige Unterstützung und das Erkennen von Synergiepotenzialen erleichtert werden.
Überwachung und Kontrolle des Projektfortschritts
Mit der Hilfe von PSPs ist es möglich, den Fortschritt eines Projekts kontrollierbar und überschaubar zu gestalten. Die strukturierte Erfassung und Darstellung der unterschiedlichen Ergebnisse ermöglicht es, die Fortschritte und den Status der Projektaufgaben besser nachzuverfolgen und Engpässe zu identifizieren. Die detaillierte Analyse der Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Projektphasen und -elementen unterstützt ebenfalls die Überwachung und Kontrolle des Gesamtprojekts und ermöglicht es, frühzeitig auf mögliche Verzögerungen oder Probleme zu reagieren und entsprechende Maßnahmen einzuleiten.
Fazit
Ein guter Projektstrukturplan ist ein unverzichtbares Instrument im Projektmanagement, das zu einer besseren Ressourcenplanung, funktionierendem Risikomanagement und optimaler Zusammenarbeit im Team beiträgt. So lassen sich nachhaltige Erfolge im Unternehmen erzielen.
Ein methodisches Vorgehen und ein fundiertes Verständnis für die einzelnen Projektphasen sind dabei entscheidend. So können Unternehmen ihre Prozesse verbessern und den Grundstein für weiteres Wachstum legen.
FAQ
Häufig gestellte Fragen und entsprechende Antworten sind im Weiteren aufgelistet.
Was gehört in einen Projektstrukturplan?
In einen Projektstrukturplan gehören Arbeitspakete, Zuständigkeiten, Zeitpläne und Meilensteine. Für eine bessere Übersichtlichkeit teile Projekte in Haupt- und Unterphasen auf.
Was sind die 4 Phasen eines Projektes?
Die 4 Phasen eines Projektes sind Initiierung, Planung, Durchführung und Abschluss. In der Initiierung werden Ziele und Rahmenbedingungen definiert, während die Planung Aufgaben, Ressourcen und den Zeitplan festlegt. In der Durchführung wird das Projekt umgesetzt und im Abschluss evaluiert.
Wie schreibe ich einen Projektstrukturplan?
Einen Projektstrukturplan erstellst du durch Zerlegung des Projekts in Aufgaben und Arbeitspakete. Diese werden hierarchisch strukturiert und visualisiert. Berücksichtige dabei Meilensteine, den Ressourcenbedarf und Schnittstellen.
Welche Arten von Projektstrukturplänen gibt es?
Arten von Projektstrukturplänen sind hierarchisch, matrixbasiert und prozessorientiert. Hierarchische fokussieren auf Arbeitspakete, matrixbasierte zeigen Ressourcenverantwortung und prozessorientierte folgen Arbeitsabläufen. Nutze die passende Struktur für dein Projektmanagement.
Welche Arten von Projektplänen gibt es?
Verschiedene Arten von Projektplänen sind Zeitpläne, Aufgabenlisten, Ressourcenpläne und Budgetpläne. Diese unterstützen die zielgerichtete Durchführung und Kontrolle von Projekten. Nutze klar definierte Ziele, um die Planung zu optimieren.
Was ist der Unterschied zwischen Projektstrukturplan und Projektablaufplan?
Der Unterschied zwischen Projektstrukturplan und Projektablaufplan liegt in der Darstellung: Der Projektstrukturplan zeigt alle Arbeitspakete und deren Hierarchie, während der Projektablaufplan die zeitliche Abfolge der Arbeitspakete und Meilensteine darstellt.
Was ist das 5-Phasen-Modell?
Das 5-Phasen-Modell ist ein Ansatz zur Strukturierung von Projekten und Prozessen. Es umfasst Initiierung, Planung, Ausführung, Kontrolle und Abschluss. Dieser systematische Ansatz fördert eine klar definierte und zielgerichtete Bearbeitung von Aufgaben.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
