Projektbericht: Warum er so wichtig ist und wie du ihn so erstellst, dass er ein voller Erfolg wird

Von Thomas Sesli,
Aktualisiert am 05.01.2024 | Lesezeit ca. Min.

Projektberichte bieten wichtige Informationen und Insights, um den Projektfortschritt zu ĂŒberwachen und Probleme frĂŒhzeitig zu erkennen. Damit sind sie entscheidend fĂŒr den Erfolg eines jeden Projekts. Ohne einen gut strukturierten und aussagekrĂ€ftigen Projektbericht kann es schwer sein, ein Projekt im Zeit- und Kostenrahmen zu halten sowie die angestrebten Ziele zu erreichen.

In diesem Artikel erwarten dich praxisnahe Tipps, um einen erfolgreichen Projektbericht zu erstellen. Dabei behandeln wir unter anderem:

  • Die optimale Struktur und Gliederung
  • Hilfreiche Tipps fĂŒr eine klare und verstĂ€ndliche Sprache
  • Belegung von Aussagen mit Quellen und Nachweisen

Lies jetzt weiter, um wertvolle Informationen zu sammeln, die dir bei der Erstellung ĂŒberzeugender Projektberichte helfen und somit den Erfolg deines Projekts sichern.

Die Bedeutung und Funktion eines Projektberichts

Ein Projektbericht, auch Projektstatusbericht oder Statusbericht genannt, ist ein essenzielles Kommunikationsinstrument im Projektmanagement. Er liefert wertvolle Informationen als Entscheidungsgrundlage und dokumentiert den aktuellen Projektstatus.

Ziele und Aufgaben eines Projektberichts

Zu den Hauptzielen eines Projektberichts gehören:

  • Aufzeigen des aktuellen Projektstatus zur schnellen Orientierung
  • Informationsgrundlage fĂŒr Stakeholder und Projektbeteiligte liefern
  • FrĂŒhzeitiges Erkennen von potenziellen Problemen oder Hindernissen
  • ÜberprĂŒfen und Bewerten des Fortschritts und der Zielerreichung
  • Kontinuierliche Dokumentation und Kommunikation relevanter Aspekte

Aufgrund dieser Ziele erfĂŒllt der Projektbericht folgende Aufgaben:

  1. Transparenz und Struktur im Projekt schaffen
  2. Ausgangslage fĂŒr Diskussionen und Entscheidungsfindung bieten
  3. Kontrolle und Reflexion unterstĂŒtzen
  4. Vertrauen und Zusammenarbeit innerhalb des Projektteams stÀrken

Informationen, die ein Projektbericht liefern sollte

Um seinen Nutzen bestmöglich auszuschöpfen, sollte ein Projektbericht verschiedene Informationen zur VerfĂŒgung stellen:

  1. Projektbeschreibung: Kurze Zusammenfassung des Projekts, seiner Bedeutung und der Ziele
  2. Fortschritt und Status: Informationen zum aktuellen Stand, zu Meilensteinen, Terminen und Abweichungen
  3. Ressourcen und Kosten: Übersicht ĂŒber die benötigten und verfĂŒgbaren Ressourcen und die entstandenen Kosten
  4. Risiken und Hindernisse: Identifizierte Risiken und Probleme sowie deren PrioritĂ€t und Maßnahmen zur Lösung
  5. Leistungen und Erfolge: Hervorhebung erzielter Resultate und deren Beitrag zum Gesamtziel

Die Zusammenstellung dieser Informationen ermöglicht den Projektbeteiligten, den Projektstatus nachzuvollziehen und bei Bedarf Maßnahmen abzuleiten.

Die Struktur eines gelungenen Projektberichts

Um den Erfolg eines Projekts zu bewerten und den Fortschritt mit Teammitgliedern und Stakeholdern zu teilen, ist die richtige Struktur eines Projektberichts entscheidend. Im Folgenden erfÀhrst du, welche Elemente du einbinden solltest und wie du den Bericht gliederst und visuell aufbereitest.

Elemente eines wirkungsvollen Projektberichts

Ein Projektbericht dient als Kommunikationsmittel zwischen Produzenten, dem Projektmanagement-Team, Kunden, Teammitgliedern und Stakeholdern. Er ist wichtig, um Verantwortlichkeit und Eigenverantwortung im Team zu schaffen, Probleme aufzudecken, Risiken zu mindern und Projektziele abzusichern. Der Inhalt eines Projektberichts sollte klar und informativ sein. Hier sind die wesentlichen Elemente, die du einbinden solltest:

  • Projektname, Kundenname und Projektvision
  • Projektgesundheit, zum Beispiel mit der Ampelmethode
  • Projektumfang, -ziele und -verlauf
  • Abgeschlossene, geplante und anstehende Aufgaben und Meilensteine
  • Mögliche oder aufgetretene Probleme
  • Budget und Kosten
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Lesetipp

Wenn es dir schwerfĂ€llt, die Projektziele festzulegen, schaue doch mal bei unserem Artikel Projektziele definieren: Beispiele und Tipps fĂŒr dein Projektmanagement vorbei.

ZusĂ€tzlich kannst du optionale Punkte einfĂŒgen, z. B. Links zur Projektzeitplanung oder abgeschlossenen Leistungen sowie Danksagungen. Stelle jedoch sicher, dass du Intransparenz und unnötigen Jargon vermeidest.

Das Erstellen des Projektberichts sollte nach dem Projektplan erfolgen und wĂ€hrend des Monitorings und Controllings durchgefĂŒhrt werden. Je nach Bedarf und Absprache mit den EmpfĂ€ngern kannst du den Bericht wöchentlich, monatlich oder sogar tĂ€glich versenden.

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Lesetipp

Der Projektplan enthĂ€lt alle wichtigen Informationen zu den verschiedenen Projektstadien und wird wĂ€hrend der Planungsphase erstellt. Mehr zum Projektplan erfĂ€hrst du in unseren Artikeln Projektstrukturplan erstellen: Definition, Aufbau und Beispiele aus der Praxis und Projektplan erstellen: Schritt-fĂŒr-Schritt-Anleitung und Best Practices fĂŒr dein Projektmanagement.

Die Gliederung des Projektberichts

Die Gliederung des Projektberichts sollte ĂŒbersichtlich und leicht verstĂ€ndlich sein. Die Reihenfolge der Elemente im Bericht kann je nach Projekt und Zielgruppe variieren, aber eine sinnvolle Struktur könnte folgendermaßen aussehen:

  1. Einleitung: Übersicht ĂŒber den Projektstand und die Projektvision
  2. Projektgesundheit: Visualisierung des aktuellen Projektstatus mit der Ampelmethode
  3. Projektverlauf: Chronologie der bisherigen Ereignisse und AktivitÀten
  4. Projektergebnisse: Zusammenfassung der erreichten Projektziele und der identifizierten Probleme
  5. Finanzen: Darstellung von Budget- und Kostenentwicklung
  6. Ausblick: Vorschau auf die nÀchsten Schritte und geplanten AktivitÀten

Visualisierungen mit Tabellen und Grafiken

Tabellen und Grafiken spielen eine wichtige Rolle dabei, den Inhalt deines Projektberichts ĂŒbersichtlich und ansprechend zu gestalten. Sie helfen dir, komplexe Informationen und Datenmengen visuell aufzubereiten und den Lesern einen schnellen Zugang zu den wichtigsten Informationen zu ermöglichen.

Einige Beispiele fĂŒr den Einsatz von Tabellen und Grafiken in deinem Projektbericht sind:

  • Übersichtstabellen fĂŒr abgeschlossene und anstehende Meilensteine sowie Aufgaben
  • Diagramme zur Darstellung des Projektfortschritts im VerhĂ€ltnis zu den Projektzielen
  • Gantt-Charts zur Visualisierung des Projektzeitplans und der Verzögerungen
  • FinanzĂŒbersichten in Form von Tabellen oder Balkendiagrammen

Setze Tabellen und Grafiken gezielt ein und vermeide es, den Projektbericht zu ĂŒberladen. WĂ€hle nur die Visualisierungen, die den grĂ¶ĂŸten Mehrwert bieten und den Projektfortschritt am besten veranschaulichen.

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Lesetipp

Wenn deine Projektarbeit auf Scrum basiert, ist ein Burndown-Chart eine gute Möglichkeit, um den Projektfortschritt zu visualisieren. Wie du es erstellst, erfÀhrst du in unserem Artikel Burndown-Charts in Scrum: Anleitung zur Gestaltung und Anwendung im agilen Projektmanagement.

Tipps zur Erstellung eines erfolgreichen Projektberichts

Ein gelungener Projektbericht verdeutlicht den Projektfortschritt, den Projektverlauf und den aktuellen Projektstatus auf eine nachvollziehbare und verstÀndliche Weise. In diesem Abschnitt widmen wir uns daher der sprachlichen Gestaltung und der Belegung von Aussagen mit Quellen und Nachweisen.

Tipps fĂŒr eine klare und verstĂ€ndliche Sprache

Eine klare und verstĂ€ndliche Sprache trĂ€gt maßgeblich zur QualitĂ€t eines Projektberichts bei. Hier sind einige VorschlĂ€ge, um diese in deinem Projektstatusbericht umzusetzen:

  • Vermeide Jargon, komplizierte AusdrĂŒcke oder Fachbegriffe, die fĂŒr deine Zielgruppe unverstĂ€ndlich sein könnten.
  • Verwende einfache, prĂ€zise Formulierungen und komme direkt auf den Punkt.
  • Strukturiere deinen Text in logische Abschnitte und setze Überschriften ein, um die Lesbarkeit zu erleichtern.
  • Achte auf die VerstĂ€ndlichkeit fĂŒr den Leser, indem du ZusammenhĂ€nge und AbhĂ€ngigkeiten klar darstellst.

Tipps fĂŒr die Verwendung von Quellen und Nachweisen

Ein fundierter und ĂŒberzeugender Projektbericht basiert auf nachvollziehbaren Aussagen. Um dies zu erreichen, solltest du diese Punkte beachten:

  1. Belege wichtige Fakten und Zahlen mit entsprechenden Quellenangaben. Dies stĂ€rkt die GlaubwĂŒrdigkeit deines Projektberichts und erleichtert dem Leser die eigene Recherche.
  2. Verlinke interne Dokumente oder externe Webseiten, die weiterfĂŒhrende Informationen bieten. Dies ermöglicht dem Leser, sich bei Bedarf detaillierter mit den HintergrĂŒnden auseinanderzusetzen.
  3. FĂŒhre bei Bedarf Experteninterviews, Fachliteratur oder Studien an, um deine Aussagen zu untermauern.
Projektbericht: 4 SchlĂŒsselkomponenten fĂŒr erfolgreiche Kommunikation
Gern darfst du diese Infografik auf deiner Webseite einbinden.

Woran erkennt man einen guten Projektbericht?

In diesem Abschnitt geben wir dir eine Anleitung an die Hand, mit der du Projektberichte hinsichtlich ihrer QualitĂ€t analysieren kannst. So kannst du von guten Beispielen lernen und deine eigenen FĂ€higkeiten verbessern. Außerdem stellen wir die wichtigsten Merkmale erfolgreicher Projektberichte vor.

Analyse eines erfolgreichen Projektberichts

Um ein tieferes VerstĂ€ndnis fĂŒr erstklassige Projektberichte zu erlangen, ist es hilfreich, einen erfolgreichen Projektbericht zu analysieren. Achte auf die Darstellung von Projektzielen, Projektumfang und Projektergebnissen sowie auf die Art und Weise, wie alle relevanten Informationen in einer einheitlichen, leicht verstĂ€ndlichen Struktur organisiert sind.

  1. Betrachte zunĂ€chst die Einleitung, die einen Überblick ĂŒber das Projekt bietet und dessen Umfang und Ziele absteckt. Sie sollte aussagekrĂ€ftig und prĂ€gnant sein und den Leser auf den Inhalt des Berichts vorbereiten.
  2. Beim Durchgehen des Projektfortschrittsabschnitts achte auf die Visualisierung von Daten in Form von Tabellen und Grafiken, damit die erreichten Projektergebnisse und Abweichungen leicht zu verfolgen sind. Die Einbeziehung von Soll-Ist-Vergleichen gibt einen klaren Überblick ĂŒber den Stand des Projekts in der jeweiligen Phase.
  3. Die Darstellung von Ressourcen wie Personal, Budget und Material ist ebenfalls wichtig, um den projektbezogenen Ressourcenverbrauch zu ĂŒberwachen. Achte auf eine prĂ€zise und aktuelle Beschreibung dieser Elemente und deren Zusammenhang mit den Projektzielen.

Merkmale guter Projektberichte

UnabhÀngig von der Branche gibt es bestimmte Merkmale, die viele erfolgreiche Projektberichte gemeinsam haben. Wir haben einige der wichtigsten Aspekte zusammengetragen, die du beachten solltest, wenn du einen Projektbericht erstellst:

  • Klare, prĂ€zise Sprache, die den Leser abholt und alle Fachbegriffe erklĂ€rt
  • Logischer Aufbau mit Einleitung, Überblick ĂŒber Projektfortschritt, Ressourcen, Schwierigkeiten und Abweichungen sowie Zusammenfassung und Ausblick
  • Visualisierung von Daten durch Tabellen und Grafiken, um Informationen leicht verstĂ€ndlich zu machen
  • Einheitliche Formatierung und Verwendung von Begriffen
  • Probleme und Risiken sowie deren Lösungen werden nachvollziehbar dokumentiert
  • Fakten und Zahlen werden durch Quellen und Nachweise belegt
  • Text wird an die Zielgruppe angepasst und dabei ihre BedĂŒrfnisse und Vorkenntnisse berĂŒcksichtigt
  • Feedback von Kollegen oder Vorgesetzten wird eingeholt und der Bericht korrekturgelesen
  • Erkenntnisse und Lehren aus dem Projekt werden festhalten, um sie fĂŒr zukĂŒnftige Projekte nutzbar zu machen

Fazit

Ein erfolgreicher Projektbericht zeichnet sich durch eine klare Struktur, eine verstÀndliche Sprache und aussagekrÀftige Informationen aus.

  • Ziele und Aufgaben: Ein Projektbericht dient der Kommunikation ĂŒber den Projektverlauf, die erreichten Meilensteine, mögliche Risiken und den Erfolg des Projekts. Er orientiert sich bestenfalls am Projektplan.
  • Struktur: Eine gelungene Gliederung, die Verwendung von Tabellen und Grafiken sowie eine klare Trennung der Inhalte sind wichtig fĂŒr einen wirkungsvollen Projektbericht.
  • Tipps und Beispiele: Die Verwendung von Quellen und Nachweisen sowie die Orientierung an erfolgreichen Projektberichten sorgt dafĂŒr, dass dein Bericht auf den Punkt und nachvollziehbar ist.

In diesem Artikel haben wir dir Merkmale und Tipps vorgestellt, die du bei der Erstellung deines eigenen Projektberichts anwenden kannst. Im Fokus sollte stets die klare Kommunikation der erreichten Ziele, die Adressierung von möglichen Problemen und der Wert fĂŒr die Projektbeteiligten stehen.

FAQ

Hier finden sich die Antworten auf hÀufige Fragen.

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