Projektsteuerung kann – richtig verstanden und angewendet – den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg für dein Projekt bedeuten. Bei der Komplexität heutiger Projekte ist es entscheidend, die richtigen Methoden und Techniken anzuwenden, um Herausforderungen wie Budgetplanung, Risikomanagement und Teamkommunikation zu meistern und so einen reibungslosen Projektablauf zu ermöglichen.
In diesem Artikel erhältst du wertvolle Einsichten zur Projektsteuerung. Dabei erhältst du Antworten auf folgende Fragen:
- Wie behalte ich den Überblick über Ressourcen und Budget?
- Wie identifiziere und minimiere ich Risiken im Projektverlauf?
- Wie fördern agile Methoden eine leistungsstarke Projektsteuerung?
Diese fundierten Informationen unterstützen dich dabei, die Kontrolle über deine Projekte zu behalten und ihre Erfolgschancen zu maximieren. Lies weiter, um dein Projektmanagement-Wissen zu erweitern und deine Projekte auf den richtigen Kurs zu bringen!
Was ist Projektsteuerung?
Die Projektsteuerung ist ein Element des Projektmanagements. Sie umfasst die Überwachung und Kontrolle aller Prozesse während der Projektlaufzeit, um sicherzustellen, dass die Ziele erreicht, die Qualität sichergestellt und die Ressourcen optimal genutzt werden.
Grundlagen der Projektsteuerung
Im ersten Abschnitt gehen wir auf die Unterschiede zwischen Projektmanagement und Projektsteuerung ein, betrachten die Rolle der Projektstufen und analysieren die Anforderungen verschiedener Projektarten.
Der Unterschied zwischen Projektmanagement und Projektsteuerung
Das Projektmanagement umfasst die Handlungsbereiche Planung, Koordination, Überwachung und Abwicklung von Projekten. Projektsteuerung hingegen ist ein spezifischer Begriff, der sich auf den Prozess der aktiven Lenkung und Kontrolle der verschiedenen Projektaspekte fokussiert.
Als Projektsteuerer übernimmst du die Verantwortung dafür, dass das Projektziel erreicht wird. Dazu gehört die Koordination der auftraggebenden Seite – etwa mit dem Bauherrn, mit Fachplanern, Ingenieuren und Vertretern der VGV (Vergabeverordnung).
Gut zu wissen
Wird die Projektsteuerung an einen externen Experten ausgelagert, ist es besonders wichtig, die konkreten Anforderungen und daraus abgeleitet das Honorar so konkret wie möglich festzulegen. Orientierung bieten dabei beispielsweise der § 31 der Honorarordnung für Ingenieure und Architekten (HOAI) oder das sogenannte Heft Nummer 9 der grünen Schriftenreihe des AHO an.
Projektphasen und der Einfluss auf die Steuerung
Ein Projekt durchläuft verschiedene Projektstufen, die von der Planung über die Leistungsphase bis hin zum Abschluss und der Bewertung reichen. Die Projektsteuerung muss mit Beginn der Durchführung kontinuierlich angepasst werden, um eine präzise Koordination zu gewährleisten. So spielen beispielsweise in der Realisierungsphase das Risikomanagement und das Kommunikationsmanagement eine große Rolle.
Lesetipp
Was die einzelnen Projektphasen im Detail ausmacht, erfährst du in unserem Artikel Projektphasen: Strategien und Best Practices für ein erfolgreiches Projektmanagement.
Verschiedene Projektarten und ihre Anforderungen
Je nach Art und Größe des Projekts können unterschiedliche Herangehensweisen und Anforderungen für die Projektsteuerung vorliegen. Bei kleineren Projekten kann die Steuerung beispielsweise vom Projektmanager selbst durchgeführt werden, während bei größeren oder komplexen Projekten ein separates Team die Projektsteuerung übernimmt.
Darüber hinaus gibt es branchenspezifische Anforderungen, die sich auf die Projektsteuerung auswirken können, beispielsweise bei Bauvorhaben oder der Entwicklung von Softwarelösungen. Hierbei sind gegebenenfalls spezifische Leistungen und Vorgehensweisen gefragt, die bei der Projektsteuerung zu beachten sind.
Die Aufgaben der Projektsteuerung
Um den Erfolg eines Projekts sicherzustellen, müssen diverse Projektsteuerungsleistungen erbracht werden, die wir im Folgenden vorstellen.
Ressourcen- und Budgetmanagement
Ein zentrales Element der Projektsteuerung ist das Ressourcenmanagement. Dabei werden die Ressourcen wie Personal, Material und technische Ausstattung hierarchisch geplant, zugewiesen und konsequent überwacht.
Im Rahmen der Projektvorbereitung erstellen Projektleiter ein umfassendes Budget, das sämtliche Kosten berücksichtigt. Dazu zählen die Planung und Dokumentation von Personal- und Materialkosten, das Kostenmanagement sowie Qualitäten und Versicherungen, die je nach Projektart variieren können. So haben Bau- und Ingenieurprojekte andere Anforderungen an Ressourcen und Budgets als IT-Projekte.
Lesetipp
Mehr zum Thema Ressourcenplanung kannst du hier nachlesen: Ressourcenplanung: Wie du im Projektmanagement Ressourcen bestmöglich steuerst und einsetzt
Risikomanagement und Frühwarnsysteme
Eine weitere wichtige Aufgabe der Projektsteuerer ist das Risikomanagement. Hier werden etwaige Risiken identifiziert, die sich während des Projekts ergeben können, und präventive Maßnahmen entwickelt, um diese zu minimieren oder ganz zu vermeiden. Durch Frühwarnsysteme, die Risiken rechtzeitig anzeigen, können entsprechende Entscheidungen getroffen und so ein reibungsloser Projektablauf gewährleistet werden.
Lesetipp
Wie du eine Risikoanalyse korrekt durchführst, erklären wir dir in diesem Artikel: Risikoanalyse: So identifizierst du kritische Faktoren für dein Projekt und minimierst potenzielle Gefahren
Kommunikation und Teamarbeit
Ein durchschlagendes Projektmanagement setzt auf eine kooperative Arbeitsweise aller Beteiligten. Deshalb solltest du die Kommunikation und Teamarbeit sowohl intern als auch mit dem Auftraggeber aktiv unterstützen. Dies gelingt beispielsweise durch regelmäßige Projektmeetings, den Austausch von Arbeitspaketen, den Abgleich von Entscheidungen und die festgelegte Zusammenarbeit zwischen allen Projektbeteiligten.
Lesetipp
Wenn du nach dem Scrum-Framework arbeitest, bieten sich hier Daily Scrums an. Das Konzept lässt sich jedoch auch übertragen und abwandeln. Mehr hier: Daily Scrum: Definition, Ablauf und Tipps für ein bereicherndes Status-Meeting
Zeitplanung, Meilensteine und Projektfortschrittskontrolle
Die korrekte Planung von Zeit, Meilensteinen und Arbeitspaketen gehört ebenfalls zu den wesentlichen Projektsteuerungsleistungen. Hier wird der zeitliche Ablauf eines Projekts von der Projektdurchführung bis zum Projektabschluss festgelegt und kontinuierlich überprüft. Um sicherzustellen, dass alle Arbeitspakete termingerecht fertiggestellt werden, ist eine regelmäßige Überwachung des Projektfortschritts unerlässlich. Bei Abweichungen vom Zeitplan solltest du frühzeitig handeln und gegebenenfalls korrigierende Maßnahmen einleiten, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.
Lesetipp
Ein geeignetes Tool ist hierfür die Meilensteintrendanalyse. Was es damit auf sich hat, erfährst du in diesem Artikel: Meilensteintrendanalyse: So sicherst du die Einhaltung von Terminen und Budgets
Erfolgsfaktoren: Die Gesamtleistung in die richtige Richtung steuern
Um die Projektsteuerung erfolgreich zu gestalten, sind bestimmte Erfolgsfaktoren entscheidend. Sie unterstützen dich dabei, das gesamte Leistungsbild des Projekts zu optimieren und die Erwartungen der Beteiligten zu erfüllen.
Ziele, Anforderungen und Erwartungen klar definieren
Ein wichtiger Schritt in der Ausführungsvorbereitung ist, die Ziele, Anforderungen und Erwartungen von allen Parteien präzise zu klären und zu dokumentieren. Du solltest Qualitäten und Quantitäten genau bestimmen, um die Basis für Planungen, Entscheidungen und eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten zu legen.
Monitoring und Abweichungsanalysen
Die Planung sollte sowohl das Kostenmanagement als auch die zeitlichen Abläufe des Projekts berücksichtigen. Durch kontinuierliches Monitoring des Projektfortschritts im Vergleich zu den Planwerten kannst du Abweichungen frühzeitig erkennen und entsprechende Gegenmaßnahmen ergreifen, um den Projekterfolg zu gewährleisten.
Führungskompetenz und Entscheidungsfindung
Ein erfolgreicher Steuerer im Projektmanagement zeichnet sich durch Führungskompetenz und ein souveränes Entscheidungsverhalten aus. Konflikte und Hindernisse sollten sicher bewältigt werden, um eine konstruktive Zusammenarbeit zwischen den Projektbeteiligten zu fördern. Durch klare Entscheidungen und präzise Anweisungen können Unsicherheiten, Verzögerungen und unnötige Kosten vermieden werden.
Kontinuierliche Verbesserung und Lernprozesse
Eine gelungene Projektsteuerung basiert auf einer kontinuierlichen Verbesserung und der Fähigkeit, aus Erfahrungen und Fehlern zu lernen. Eine genaue Dokumentation des Projektverlaufs und der Austausch von Erkenntnissen mit allen Beteiligten ermöglichen eine schnelle Anpassung der Arbeitsabläufe in laufenden und zukünftigen Projekten.
Projektsteuerung sicher in die Praxis umsetzen
Die erfolgreiche Projektsteuerung beinhaltet die Anwendung verschiedener Methoden sowie die Berücksichtigung wichtiger Kennzahlen.
Agile Methoden versus traditionelle Ansätze
Agile Methoden sind flexibler und anpassungsfähiger als traditionelle Projektmanagement-Ansätze. Während traditionelle Ansätze meist auf festen Plänen und linearen Prozessen basieren, setzen agile Methoden auf iterative Pläne und eine enge Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern.
Die Wahl der richtigen Methode für dein Projekt hängt von den spezifischen Anforderungen und Rahmenbedingungen ab. Agile Methoden eignen sich besonders für komplexe Projekte oder Aufgaben, die sich im Laufe der Zeit ändern können, während traditionelle Ansätze sich besser für Projekte mit vorhersehbarem Umfang und festen Deadlines eignen.
Lesetipp
Einen Überblick über alle gängigen Methoden haben wir dir in unserem Artikel Projektmanagement-Methoden: Eine Übersicht und alle wichtigen Modelle im Vergleich zusammengestellt.
Wichtige Projektsteuerungskennzahlen
Die Balanced Scorecard (BSC) ist ein etablierter Ansatz für die Unternehmenssteuerung, der im Projektmanagement als Project-Scorecard verwendet wird. Hier sind einige wichtige BSC-Kennzahlen:
- Finanzen: Budgetentwicklung, Ist- zu Soll-Projektbudget, Kosten pro Mitarbeiter, ROI
- Kunden: Zufriedenheitsindex, Nutzungsgrad der Projektergebnisse
- Interne Prozesse: Termintreue, Meilenstein-Termineinhaltung, Fertigstellungsgrad, Projekterfolgsquote
- Personal: Qualifikation, Interesse an Qualifizierung, Fluktuation, Krankheitsquote
- Produkte: Produktqualitätsniveau, Ist- zu Soll-Produktplan, Fertigstellungswert, Projekterfolgsquote
Die Verwendung der Balanced Scorecard hilft dir, strategische Projektziele präzise zu formulieren und damit den Projekterfolg besser messen und steuern zu können. Durch eine klare Zielformulierung werden die Beteiligten besser koordiniert und es entsteht mehr Kreativität und Motivation im Team. Um ein wirkungsvolles Projektcontrolling zu gewährleisten, sollten die Kennzahlen aussagekräftig, aktuell und übersichtlich präsentiert sein.
Fazit
Die Projektsteuerung ist ein konstitutiver Baustein für den Erfolg von Projekten und bedarf einer klaren Struktur, genauer Planung und kontinuierlicher Verbesserung. Durch die Beachtung der verschiedenen Projektarten und Aufgaben können Projekte zielgerichtet gesteuert, das Leistungsbild präzise erfasst und Risiken minimiert werden. Bedenke dabei:
- Projektmanagement vs. Projektsteuerung: Beide Begriffe sind eng miteinander verknüpft, wobei Projektsteuerung die Lenkung des gesamten Projekts betrifft.
- Aufgaben und Erfolgsfaktoren: Zu den zentralen Aufgaben zählen Ressourcenmanagement, Risikomanagement, Kommunikation und Zeitplanung. Erfolgsfaktoren sind unter anderem eine klare Zielsetzungen, gute Planung, Führungskompetenz und stetige Lernprozesse.
- Methoden und Kennzahlen: Die Projektsteuerung kann durch den Einsatz moderner Techniken und Kennzahlen systematisch unterstützt und optimiert werden, wobei agile und traditionelle Ansätze kombiniert werden können.
Die wahre Herausforderung der Projektsteuerung liegt jedoch in der Komplexität der Handlungsbereiche und ihrer Abhängigkeit von den Besonderheiten des einzelnen Projekts. Es gibt keine Einheitslösung, doch durch ein solides Verständnis der Grundprinzipien und den bewussten Einsatz von Steuerungswerkzeugen kann sie gemeistert werden. Viel Erfolg dabei!
FAQ
Hier sind Antworten auf die Fragen, die häufig gestellt werden.
Welche Aufgaben umfasst die Projektsteuerung?
Aufgaben der Projektsteuerung sind die Planung, Überwachung und Kontrolle von Zielen, Ressourcen und Terminen. Die Risikobewertung und Kommunikation mit Stakeholdern gehören ebenfalls dazu. All das stellt sicher, dass der Projektabschluss erfolgreich verläuft.
Wie unterscheiden sich Projektsteuerung und Projektmanagement?
Projektsteuerung fokussiert auf die Überwachung und Kontrolle eines Projekts, während das Projektmanagement die Planung, Durchführung und Steuerung einer Gesamtprojektstruktur umfasst. Im Projektmanagement plant man Ziele, Ressourcen und Zeitrahmen, während die Projektsteuerung zur Erfolgssicherung beiträgt.
Gibt es spezielle Projektsteuerungs-Software und welche sind empfehlenswert?
Ja, es gibt spezielle Projektsteuerungs-Software wie Microsoft Project, Trello und Asana. Empfehlenswert sind diese, da sie Planungs- und Kommunikationsprozesse vereinfachen, das Ressourcenmanagement unterstützen und den Projektfortschritt verfolgen.
In welchen Branchen kommt die Projektsteuerung zum Einsatz?
Die Branchen sind vielfältig: Bauwesen, IT, Veranstaltungsmanagement, Marketing und Forschung sind einige Beispiele.
Welche Methoden und Techniken werden in der Projektsteuerung verwendet?
In der Projektsteuerung nutzen Profis Gantt-Charts, den kritischen Pfad, Scrum sowie Lean- und Risikomanagement. Setze klare Ziele und delegiere Aufgaben. Überwache Fortschritte, analysiere Engpässe und kommuniziere mit allen Teammitgliedern.
Welche Herausforderungen können während der Projektsteuerung auftreten?
Herausforderungen während der Projektsteuerung sind zum Beispiel Ressourcenmangel, Kommunikationsprobleme, unklare Projektziele und unvorhergesehene Risiken. Um diese zu bewältigen, setze klare Prioritäten, fördere eine offene Kommunikation und implementiere ein strukturiertes Risikomanagement.
Welche Ausbildung oder Zertifizierung ist für die Projektsteuerung empfehlenswert?
Für die Projektsteuerung empfehlen wir eine Ausbildung zum Fachwirt für Projektmanagement oder eine Zertifizierung durch renommierte Institute wie IHK oder DVP. Durch hohe Praxisrelevanz bringen diese Qualifikationen sofort nutzbare Kompetenzen im Projektmanagement.
Welche Kennzahlen und Metriken sind für die Projektsteuerung relevant?
Kennzahlen und Metriken für die Projektsteuerung umfassen den Projektfortschritt, die Kostenentwicklung, das Ressourcenmanagement und die Risikoanalyse. Priorisiere KPIs wie den Fertigstellungsgrad, die Budgettreue und die Durchlaufzeit und vergleiche sie regelmäßig mit den Planwerten.
Wie kann man Risiken in der Projektsteuerung managen?
Das gelingt durch die Identifikation potenzieller Gefahren, die Priorisierung nach ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und ihren Auswirkungen sowie die Erarbeitung präventiver Maßnahmen. Kontinuierliches Monitoring während der Leistungsphase und regelmäßige Kommunikation im Team unterstützen den Erfolg.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
