Projektziele definieren: Beispiele und Tipps für dein Projektmanagement

Unglaubliche 70 Prozent aller Projekte scheitern daran, den Kunden das zu liefern, was ihnen versprochen wurde. Die Implementierung eines Managementprozesses kann jedoch die Ausfallrate auf 20 Prozent oder weniger reduzieren. In diesem Zusammenhang gewinnen Projektziele an Bedeutung. Sie sind neben einer präzisen Zielformulierung und guter Priorisierung ausschlaggebend für den Projekterfolg und die Kommunikation der Erwartungen an alle Beteiligten.

In diesem Artikel erhältst du detaillierte Informationen und wertvolle Ratschläge zur Projektzieldefinition, unterstützt durch anschauliche Beispiele und Best Practices. Folgende Aspekte stehen dabei im Fokus:

• Die Unterschiede zwischen Projektzielen, allgemeinen Zielen, Aufgaben und Arbeitspaketen
• Die Formulierung von Projektzielen mithilfe des SMARTen Ansatzes
• Die Einbindung des Projektteams in den Zielsetzungsprozess

Indem du dich mit diesen wertvollen Inhalten auseinandersetzt, kannst du dein Projektmanagement optimieren und es deinem Team ermöglichen, zielgerichtet auf den Erfolg des Projektes hinzuarbeiten.

Was sind Projektziele?

Projektziele sind definierte Ergebnisse oder Zustände, die ein Projekt erreichen soll. Sie dienen als Orientierung und Messgröße für den Projektfortschritt. Projektziele können quantitativ, qualitativ oder zeitlich definiert sein und sollten immer nach der SMART-Methode formuliert werden.

Projektziele und ihre Bedeutung im Projektmanagement

Im folgenden Abschnitt erhältst du wertvolle Informationen zur Rolle von Projektzielen im Projektmanagement und erfährst, wie eine präzise Projektzieldefinition gelingt.

Vorteile einer exakten Zielformulierung

Die Definition von Projektzielen nimmt eine zentrale Position im Projektmanagement ein. Eine klare und eindeutige Projektzieldefnition trägt maßgeblich zum Projekterfolg bei und bringt für dein Projektteam vielfältige Vorzüge mit sich:

• Eine sorgfältige Zieldefinition ermöglicht ein besseres Verständnis des Projektauftrags und fördert eine klare Kommunikation der Erwartungen gegenüber allen Beteiligten.
• Die Ziele dienen als Grundlage für die Auswahl und Überwachung von Kenngrößen, die zur Evaluierung des Projekterfolgs genutzt werden können.
• Deinem Team wird durch präzise formulierte Ziele die Möglichkeit gegeben, Prioritäten festzulegen und Ressourcen effizient einzusetzen.
• Die Motivation der Mitarbeiter wird gesteigert, da sie den konkreten Zweck ihrer Arbeit erkennen und ihren Beitrag zum Projekterfolg besser einschätzen können.

Begriffsdefinition und Abgrenzung zu anderen Zielformulierungen

Im Zusammenhang mit dem Projektmanagement ist es wichtig, Projektziele von allgemeinen Zielen, Aufgaben und Arbeitspaketen zu unterscheiden. Die folgende Übersicht verdeutlicht die Unterschiede zwischen diesen Begriffen:

• Projektziele: Diese definieren den gewünschten Zustand oder die angestrebten Ergebnisse, die bis zum Ende des Projekts erreicht werden sollen. Sie dienen dem Projektteam als Orientierung und Leitfaden während der gesamten Projektlaufzeit.
• Allgemeine Ziele: Dabei handelt es sich um abstrakte oder langfristige Zielsetzungen, die sich nicht zwangsläufig auf ein einzelnes Projekt beschränken, sondern möglicherweise auf mehrere Projekte oder im Unternehmen insgesamt Anwendung finden.
• Aufgaben: Hierbei geht es um konkrete Tätigkeiten, die durchgeführt werden müssen, um zielgerichtet in Richtung Projekterfolg voranzuschreiten. Sie sind Bestandteil des Arbeitsplans und bilden das „Wie“ des Projekts ab.
• Arbeitspakete: Diese bezeichnen umfangreichere Zusammenfassungen von Aufgaben, die in sinnvolle Einheiten unterteilt und zugeordnet werden können. Sie sind Teil der Projektstruktur und helfen dabei, den Überblick über Arbeitsaufwand und Ressourcenverteilung zu bewahren.

Lesetipp

Um hier einen besseren Überblick zu bekommen, was wann zu tun ist, kann es sinnvoll sein, einen Projektstrukturplan zu schreiben. Wie das funktioniert, erfährst du hier: Projektstrukturplan erstellen: Definition, Aufbau und Beispiele aus der Praxis.

Wie man Projektziele richtig formuliert

Eine präzise Formulierung von Projektzielen ist für den Erfolg eines Projekts unerlässlich. In diesem Absatz erfährst du Schritt für Schritt, wie das gelingt.

Der SMARTe Ansatz

Eine bewährte Methode zur Formulierung von Projektzielen ist der SMARTe Ansatz. SMART ist ein Akronym und steht für die folgenden Kriterien, welche deine Ziele erfüllen sollten:

• Spezifisch: Zieldefinitionen sollten präzise und eindeutig sein, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Messbar: In der Zielformulierung sollten Kriterien oder Meilensteine enthalten sein, mit denen der Fortschritt und die Zielerreichung überprüfbar sind.
• Attraktiv: Die Ziele müssen für das Projektteam ansprechend sein, um Motivation und Einsatzbereitschaft zu stärken.
• Realistisch: Jedes Ziel sollte einen wichtigen Beitrag zum Projekterfolg leisten und den gewünschten Lösungsweg unterstützen. Außerdem sollte es im geplanten Rahmen umsetzbar sein.
• Terminiert: Lege einen Zeitrahmen für die Erreichung der Ziele fest, damit das Team weiß, wann Ergebnisse erwartet werden.

Lesetipp

Wenn du dich eingehender mit SMARTen Zielen beschäftigen möchtest, lies hier weiter: SMART-Ziele richtig formulieren: Definition und Beispiele für dein erfolgreiches Zielmanagement in 2024.

Projektziele gleich nach dem Projektauftrag definieren

Es ist ratsam, die Projektziele möglichst zeitnah nach Erhalt des Projektauftrags zu definieren. So schaffst du Klarheit für dich und dein Team bezüglich der angestrebten Ziele und gewährleistest eine geeignete Ausrichtung des Projekts von Beginn an.

Einbindung des Projektteams

Indem alle Beteiligten in den Prozess einbezogen werden, entsteht ein gemeinsames Verständnis der Ziele, was wiederum die Zusammenarbeit und das Engagement im Team fördert. Besprich daher die Projektziele mit deinem Team und nutze deren Expertise und Erfahrungen, um eine solide Grundlage für die Zielsetzung zu schaffen. Außerdem könnt ihr so eventuelle Probleme leichter identifizieren.

Kurze und klare Projektziele entwickeln

Gestalte die Formulierungen der Projektziele knapp und aussagekräftig. Verzichte auf übermäßig lange oder komplexe Ausdrucksweisen, um sicherzustellen, dass die Ziele für jeden im Team leicht verständlich und nachvollziehbar sind. Eine übersichtliche und präzise Zielformulierung erleichtert zudem die Kommunikation sowohl innerhalb des Teams als auch mit den Stakeholdern.

Kontrollierbare Ziele wählen

Damit das Projekt erfolgreich verläuft, ist es von Vorteil, kontrollierbare Ziele zu definieren. Überprüfbare und messbare Ziele erlauben eine regelmäßige Bewertung des Fortschritts im gesamten Projektverlauf. Achte darauf, dass die festgelegten Projektziele den tatsächlichen Fortschritt und Erfolg des Projekts widerspiegeln und auf realistischen Annahmen basieren.

Überprüfung der Projektziele während des Projektzyklus

Behandle die Projektziele als dynamischen Bestandteil deines Projekts. Da sich im Laufe des Projektzyklus die Rahmenbedingungen und Anforderungen ändern können, ist eine regelmäßige Überprüfung und gegebenenfalls eine Anpassung der Ziele angebracht. Informiere Teammitglieder und Stakeholder zeitnah über Veränderungen bei den Projektzielen, sodass alle Beteiligten stets auf dem Laufenden sind und entsprechend agieren können.

Lesetipp

Jedes Projekt verläuft in vier Phasen, in denen unterschiedliche Dinge wichtig werden. Welche Phasen das sind, kannst du in unserem Artikel Die 4 Projektmanagement-Phasen: Der komplette Leitfaden für erfolgreiches Projektmanagement nachlesen.

Projektziele in der Praxis: Beispiele und Empfehlungen

Um das erworbene Wissen zur Zielformulierung im Projektmanagement optimal anwenden zu können, präsentieren wir dir exemplarisch drei unterschiedliche Projektkontexte mit entsprechenden Tipps sowie generelle Dos and Don'ts in der Projektarbeit.

Projektziele-Beispiel 1: Geschäftsprojekt

Bei einem Geschäftsprojekt, zum Beispiel der Entwicklung einer neuen Software, stehen in der Regel Ziele wie die Produktqualität, der Projektumfang, Kostenziele und die Einhaltung von Terminen im Fokus. So definierst du passende Projektziele:

• Erstelle vor Projektstart eine detaillierte Projektdefinition, die die Anforderungen und Erwartungen aller Projektbeteiligten berücksichtigt.
• Formuliere Kostenziele und terminiere diese, um den finanziellen Rahmen und den Projektverlauf besser steuern zu können.
• Stelle sicher, dass der Projektumfang klar definiert ist und alle relevanten Teilziele enthalten sind.
• Achte darauf, Zielkonflikte frühzeitig zu identifizieren und Entscheidungen zum Wohl des Projekts zu treffen.

Lesetipp

Jedes Projekt profitiert von einem engmaschigen Controlling. Wenn du wissen möchtest, worauf es dabei ankommt, lies hier weiter: Projektcontrolling: Definition und essenzielle Tipps für effektives Projektmanagement.

Projektziele-Beispiel 2: Gemeinnütziges Projekt

Gemeinnützige Projekte, beispielsweise der Bau eines Spielplatzes, verfolgen primär soziale oder ökologische Ziele. Beachte bei der Zielsetzung für solche Projekte folgende Aspekte:

• Formuliere die erwarteten Projektergebnisse hinsichtlich der sozialen oder ökologischen Auswirkungen.
• Achte darauf, alle beteiligten Stakeholder angemessen in die Projektdurchführung und Entscheidungsfindung einzubeziehen.
• Setze Teilziele, um den Fortschritt des Projekts messbar und transparent zu gestalten.
• Prüfe regelmäßig, ob das Projekt im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien steht.

Lesetipp

Gerade wenn viele Personen von einem Projekt betroffen sind, weil sich für sie etwas verändert, sollte eine sorgfältige Projektumfeldanalyse durchgeführt werden. Was es damit auf sich hat, erfährst du in unserem Artikel Projektumfeldanalyse (PUMA): Ziele, Aufbau und wie du mit ihr deinen Projekterfolg steigerst.

Projektziele-Beispiel 3: Persönliches Projekt

Ein persönliches Projekt könnte zum Beispiel die Renovierung des eigenen Hauses oder das Schreiben eines Buches sein. Bei der Formulierung von Projektzielen für solche Projekte sind folgende Aspekte zu berücksichtigen:

• Definiere klar quantifizierbare und qualitative Ziele, um den Fortschritt sichtbar und greifbar zu machen.
• Gliedere das Projekt in überschaubare Teilziele auf, um die Motivation aufrechtzuerhalten und den Überblick zu behalten.
• Setze verbindliche Termine und Deadlines, um den persönlichen Einsatz und den Druck für die Zielerreichung zu erhöhen.
• Nutze für optimale Projektergebnisse die gewonnenen Erkenntnisse und Best Practices aus anderen Projekten, in denen du involviert warst oder die du beobachtet hast.

Lesetipp

Projekt können sich ziehen – kein Wunder also, wenn dir früher oder später die Motivation ausgeht. Doch keine Sorge, wir haben da was für dich! Selbstmotivation steigern: Die 9 besten Tipps und Übungen für 2024

Dos and Don'ts bei der Formulierung von Projektzielen

Abschließend möchten wir dir einige grundlegende Empfehlungen geben, die dir unabhängig vom jeweiligen Projekt dabei helfen, die Projektziele richtig zu formulieren:

• Don't: Setze keine unrealistischen Ziele, um Frustration und Zielverfehlungen zu vermeiden.
• Do: Achte auf mögliche Zielkonflikte und sei bereit, Prioritäten im Projektverlauf anzupassen.
• Don't: Vernachlässige nicht die Kommunikation und den Austausch mit allen Projektbeteiligten.
• Do: Halte den Blick auf das große Ganze und denke stets an das magische Dreieck aus Zeit, Kosten und Qualität.

Fazit: Zielsicherheit in der Projektplanung

Die sorgfältige Festlegung von Projektzielen bildet das Fundament für den Erfolg eines Projekts und bietet dem Team Orientierung und Motivation. Durch die SMARTe Formulierung der Ziele wird gewährleistet, dass sie präzise, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sind.

Nachfolgend findest du die zentralen Erkenntnisse dieses Artikels, die dir helfen können, deine eigene Projektarbeit erfolgreicher zu gestalten:

• Präzision: Eine genaue Formulierung von Projektzielen verhindert Missverständnisse, vereinfacht die Priorisierung und ermöglicht die effiziente Nutzung von Ressourcen.
• Teamarbeit: Die Beteiligung des Projektteams an der Zielsetzung fördert ein einheitliches Verständnis und unterstützt die Zusammenarbeit innerhalb des Teams.
• Dynamik: Die regelmäßige Überprüfung und gegebenenfalls Anpassung der Projektziele hält das Projekt agil und sorgt dafür, dass Teammitglieder sowie Stakeholder stets informiert bleiben.

Nutze die gewonnenen Erkenntnisse, um deine Projekte strukturierter und erfolgreicher zu gestalten und jederzeit Klarheit zu haben, wo im Projektplan du dich befindest!

via Giphy

FAQ

Hier sind Antworten auf die Fragen, die häufig gestellt werden.

Wie unterscheiden sich Projektziele und Projektaufgaben?

Projektziele sind die angestrebten Ergebnisse, die ein Projekt erreichen soll, zum Beispiel eine Umsatzsteigerung. Projektaufgaben sind konkrete Tätigkeiten, die zur Erreichung dieser Ziele erforderlich sind, etwa Marketingmaßnahmen. Durch klar definierte Aufgaben erreichen Projekte ihre Ziele.

Welche verschiedenen Arten von Projektzielen gibt es?

Projektziele lassen sich in quantitative, qualitative, interne und externe Ziele unterteilen. Quantitative Ziele sind messbar, während qualitative Ziele auf Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit abzielen. Interne Ziele betreffen die Teamarbeit, externe Ziele fokussieren sich auf Marktanteil und Imageverbesserung.

Wie sollte man Projektziele kommunizieren?

Klare, präzise Botschaften verwenden, beteiligte Personen einbeziehen und regelmäßiges Feedback fördern, um sicherzugehen, dass die Ziele für alle verständlich sind. Visualisiere die Ziele und nutze verschiedene Kommunikationskanäle, um Transparenz zu gewährleisten.

Wie setzt man messbare Projektziele?

Das gelingt, indem du die SMART-Regel befolgst: Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert. Definiere konkrete Ziele, ermittele passende Kennzahlen und setze realistische Deadlines. Lege dann Lösungswege fest, um diese Ziele zu erreichen.

Wie überwacht man den Fortschritt von Projektzielen?

Das funktioniert, indem du Meilensteine festlegst, regelmäßige Statusberichte einholst und mit einem Projektmanagement-Tool arbeitest. Kommuniziere klar und beziehe alle Beteiligten ein. Analysiere Leistungskennzahlen, um eine kontinuierliche Verbesserung sicherzustellen und bis zum Ende Klarheit zu haben.

Welche Rolle spielen Stakeholder bei der Festlegung von Projektzielen?

Stakeholder beeinflussen maßgeblich die Festlegung von Projektzielen und der Projektdefinition, indem sie Vorgaben, Bedürfnisse, Ressourcen und Erwartungen kommunizieren. Durch eine angemessene Beteiligung und gezieltes Feedback ermöglichen sie realistische Zielsetzungen.

Thomas Sesli

Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.