Wusstest du, dass jedes sechste große Projekt scheitert? Oft liegen die Gründe dafür in einem unzureichend durchdachten Projektmanagement. Ohne klare Struktur ist sogar das innovativste Vorhaben zum Scheitern verurteilt. Aber keine Sorge: Mit unserem Leitfaden kommt Misserfolg nicht infrage.
Hier lernst du alle wichtigen Schritte samt Best Practices kennen.
Was sind die Phasen des Projektmanagements?
Die Phasen des Projektmanagements werden in einen Projektverlaufszyklus unterteilt. Er umfasst die Initiierungs-, Planungs-, Ausführungs- und Abschlussphase. In jeder Phase werden spezifische Ziele gesetzt, Aufgaben zugewiesen, Ressourcen verwaltet und der Projektfortschritt überwacht.
Grundlagen: Der Projektlebenszyklus
Der Projektlebenszyklus ist ein Modell des Projektmanagements, das den Ablauf eines Projekts von Anfang bis Ende in verschiedene Abschnitte unterteilt. Üblicherweise werden vier Hauptphasen unterschieden:
- Initiierungsphase
- Planungsphase
- Ausführungsphase
- Abschlussphase
Einige Phasenmodelle beinhalten auch eine fünfte Projektphase: das Controlling bzw. die Überwachung. Wir empfehlen allerdings, dass eine aufmerksame Projektüberwachung parallel in allen Phasen erfolgen sollte.
Nun bekommst du einen tieferen Einblick in jeden Schritt des Prozesses und Tipps zur optimalen Gestaltung der einzelnen Phasen.
Phase 1: Initiierungsphase
Die Initiierungsphase legt den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt. Ausgehend von einer guten Idee werden die Rahmenbedingungen festgelegt. Du als Projektleiter spielst dabei eine entscheidende Rolle.
Projektcharta
Die Projektcharta ist ein zentrales Dokument, das die Grundlage für das Projekt bildet. Sie dient als Orientierungshilfe für alle Beteiligten und wird maßgeblich von dir erstellt. Folgende Elemente kommen in der Regel vor:
- Name und Beschreibung des Projekts
- Ziele und Erfolgskriterien
- Rahmenbedingungen (Zeit, Budget, Ressourcen, Liefergegenstände)
- Stakeholder
- Risiken und Chancen
Projektauftrag
Der Projektauftrag bestätigt, dass es losgeht. Er enthält die detaillierten Anforderungen und Erwartungen der Stakeholder. Dazu zählen:
- Projektziele und -umfang
- Anforderungen und Erwartungen
- Meilensteine und Deadlines
- Verantwortlichkeiten und Rollen
- Kommunikationsplan
Lesetipp
Mehr Infos dazu findest du in diesem Artikel: Lastenheft und Pflichtenheft: Aufbau, Beispiele, Unterschiede
Teammitglieder
Die Teambesetzung ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg des Projekts. In der Anfangsphase suchst du passende Mitarbeiter aus und stellst das Projektteam zusammen. Hierbei ist es wichtig, auf die folgenden Aspekte zu achten:
- Fachliche Kompetenzen
- Erfahrung und Expertise
- Soft Skills wie Kommunikations- und Teamfähigkeit
- Verfügbarkeit und Auslastung in anderen Projekten
In dieser Phase können Projektmitarbeiter bereits Schulungen oder spezielle Workshops erhalten, um ihre Kenntnisse im einschlägigen Thema zu vertiefen. Außerdem sollten die Projektsteuerung und weitere feste Zuständigkeiten geklärt werden.
Phase 2: Planungsphase
Hier werden detaillierte Pläne erstellt, um die Projektziele zu erreichen. Eine erfolgreiche Durchführung und Kontrolle durch den Projektleiter wäre sonst undenkbar. Zur Planung gehören verschiedene Aspekte wie der Projektplan, Meilensteine, Ressourcen und Risiken.
Projektplan
Dieser ist ein wichtiges Instrument, um die Projektabläufe, -ziele und -prozesse zu definieren. Ein gut strukturierter Projektplan umfasst unter anderem:
- Haupt- und Teilziele des Projekts
- Aufgaben inklusive Reihenfolge und Verantwortlichkeiten
- Zeitplan mit Meilensteinen
- Ressourcen und Budget
- Kommunikationsstrukturen mit Ansprechpartnern
Der Projektplan sollte regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, um sicherzustellen, dass er weiterhin den Anforderungen und Prioritäten des Projekts entspricht.
Meilensteine
Meilensteine sind wichtige Schwellen oder Teilziele in einem Projekt. Sie dienen als Kontrollpunkte, um den Fortschritt und die Erfüllung der Projektziele zu überwachen. Diese Formen sind üblich:
- Genehmigung von wichtigen Dokumenten oder Plänen
- Abschluss von Projektphasen
- Erreichen von Budget- oder Kostenvorgaben
Die Meilensteine im Auge zu behalten, hilft deinem Team, rechtzeitig Korrekturen oder Anpassungen vorzunehmen.
Ressourcen
Bei der Ressourcenplanung werden die erforderlichen Ressourcen wie Personal, Ausrüstung, Liefergegenstände und Materialien identifiziert und zugeordnet. Folgende Aspekte solltest du berücksichtigen:
- Ermittlung der benötigten Fähigkeiten und Qualifikationen
- Zuweisung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten
- Planung von Budgets für Personal, Materialien, Liefergegenständen und Ausrüstung
- Überwachung der Ressourcenverfügbarkeit und -auslastung
Nur durch eine präzise Ressourcenplanung können Engpässe und Verzögerungen vermieden werden.
Risiken
Eine gut durchdachte Risikoplanung trägt dazu bei, potenzielle Überraschungen und unerwartete Probleme während des Projektes zu minimieren. Sie enthält:
- Identifikation potenzieller Risiken
- Bewertung der Eintrittswahrscheinlichkeit und möglicher Auswirkungen
- Entwicklung von Strategien zur Risikominderung oder -bewältigung
Lesetipp
Phase 3: Ausführungsphase
Nun werden die Pläne und Konzepte aus der Planungsphase in die Tat umgesetzt. Der Fokus liegt darauf, die Projektziele zu erreichen und an konkreten Ergebnissen sichtbar zu machen. In dieser Projektphase arbeitet das Projektteam eng zusammen, um die Projektausführung planmäßig zu gestalten.
Projektablauf
Der Projektablauf beschreibt, wie die verschiedenen Aufgaben und Aktivitäten organisiert werden. Hierbei prüfst du, ob deine Pläne mit der Realität vereinbar sind, und steuerst gegebenenfalls nach. Folgende Ratschläge können hilfreich sein:
- Die Aufgaben sollten in einer sinnvollen Reihenfolge angeordnet sein, um einen reibungslosen Ablauf des Projektes zu gewährleisten.
- Habe einen klaren Überblick über die Aufgaben, die in den verschiedenen Projektphasen anfallen.
- Berücksichtige eventuelle Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben und stelle sicher, dass die notwendigen Ressourcen und Informationen stets zugänglich sind.
Projektdurchführung
Die Projektdurchführung ist der Kern der Phase. Hier geht es darum, die geplanten Aktivitäten und Aufgaben tatsächlich durchzuführen und die angestrebten Projektergebnisse zu erreichen. Du solltest dabei auf folgende Aspekte achten:
- Implementiere die in der Planung festgelegten Methoden, Prozesse und Lösungsansätze.
- Überwache den Fortschritt der verschiedenen Aufgaben und stelle sicher, dass sie termingerecht abgeschlossen werden.
- Kommuniziere regelmäßig mit dem Projektteam und den verschiedenen Stakeholdern, um eventuelle Probleme frühzeitig zu erkennen und Lösungen zu entwickeln.
Kooperation im Projektteam
Ein harmonisches Projektteam ist für die erfolgreiche Ausführung sehr bedeutsam. Dies sind einige Faktoren, die die Zusammenarbeit im Team stärken und so die Effizienz erhöhen:
- Klare Rollen und Verantwortlichkeiten: Stelle sicher, dass jedes Teammitglied seine Rolle im Projekt versteht und weiß, welche Aufgaben es zu erfüllen hat.
- Gute Kommunikation: Fördere eine offene und transparente Kommunikationskultur, um Missverständnisse zu vermeiden und schnelle Entscheidungen zu ermöglichen.
- Teamdynamik: Achte darauf, dass das Team fachlich sowie sozial gut zusammenarbeitet. Wenn nötig, schlichte Streitigkeiten umgehend.
Phase 4: Abschlussphase
Zum Schluss stellst du als Projektleiter sicher, dass alle Aufgaben abgeschlossen und die gewünschten Projektergebnisse erreicht wurden. Auch Verbesserungsmöglichkeiten solltest du analysieren. In dieser Phase werden meist folgende Aufgaben erledigt:
- Projektabschlussbericht erstellen: Aufbereitung der Ergebnisse und bewältigten Herausforderungen, aber auch der Lehren für zukünftige Projekte
- Nachkalkulation erstellen: Analyse der tatsächlichen Kosten des Projekts im Vergleich zum erzielten Nutzen
- Abschlussbesprechung durchführen: Besprechung der Ergebnisse und Austausch von Erfahrungen, die ihr während des Projekts gesammelt habt
- Leistungen würdigen: Feiert die gemeinsam erreichten Erfolge!
Fazit
Projektmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil erfolgreicher Unternehmensführung. Mit einer strukturierten Herangehensweise gelingt es dir, Ressourcen optimal zu nutzen, Risiken zu minimieren und die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern zu verbessern. Wenn du Projekte rechtzeitig und innerhalb des Budgets abschließt, erhöht sich zudem die Kundenzufriedenheit und das Vertrauen in dein Unternehmen.
Um langfristig erfolgreich zu sein, ist es wichtig, bewährte Methoden und Tools kritisch zu reflektieren. Nur indem du dich fortwährend weiterentwickelst und dazulernst, wirst du den zunehmend anspruchsvollen Anforderungen und Herausforderungen gerecht.
FAQ
Deine offenen Fragen zu den Phasen im Projektmanagement beantworten wir hier.
Wie viele Phasen gibt es im klassischen Projektmanagement?
Im klassischen Projektmanagement gibt es fünf Phasen: Initiierung, Planung, Ausführung, Kontrolle und Abschluss. Jede Phase ist unverzichtbar, um dein Projekt erfolgreich zum Ziel zu führen. Es geht hier schließlich um deine Zukunft im Business-Bereich.
Wie unterscheiden sich die Phasen in verschiedenen Methoden?
In unterschiedlichen Projektmanagementmethoden wie Scrum, Agile und Waterfall unterscheiden sich die Phasen hinsichtlich der Flexibilität und Reihenfolge. Beim Waterfall-Modell dominiert eine strikte, lineare Reihenfolge, während Scrum das Projekt in wiederholbare Sprints unterteilt.
Was ist das Wichtigste in den Projektmanagementphasen?
Die verschiedenen Phasen bedeuten vielfältige Herausforderungen: Am Anfang nimmst du Risikobewertungen vor, die Planung erfordert Detailarbeit, beim Umsetzen sind Verantwortlichkeiten zu klären und für die Evaluation ist kritisches Feedback nötig. Tipp: Nutze Tools zur Unterstützung und Problembewältigung im Projekt.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
