Projekte erfordern eine saubere Planung, damit sie reibungslos funktionieren. Daher ist Projektmanagement eine der wichtigsten und herausforderndsten Aufgaben in jedem Unternehmen. Um Erfolg sicherzustellen, benötigst du einen soliden Projektplan – und wir zeigen dir, wie du den konzipierst.
In diesem Artikel erhältst du eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, um deinen Projektplan zu erstellen. Dazu beleuchten wir folgende Punkte:
- Die Identifizierung und Definition von Projektaufgaben
- Zeitplanung und Meilenstein-Strategien
- Best Practices für das Ressourcenmanagement und die Kostenkalkulation
Unsere Methoden werden dir helfen, dein Projektmanagement gezielt zu optimieren und deine Projekte erfolgreich zum Ziel zu führen.
Was ist ein Projektplan?
Ein Projektplan ist ein zentrales Dokument im Projektmanagement, das den Projektumfang, Ziele, Meilensteine, Aufgaben, Ressourcen und den Zeitplan strukturiert darstellt. Er umfasst unter anderem den Projektstrukturplan, Arbeitspakete, den Ablaufplan sowie den Ressourcen- und Kostenplan.
Die Wichtigkeit eines durchdachten Projektplans
Projektplan: Das strategische Herzstück deines Projekts
Der Projektplan ist die zentrale Entscheidungsgrundlage, die den Projektumfang, die Projektphasen, den Zeitrahmen und die Ressourcen berücksichtigt. Zudem sollte die Ausgangssituation skizziert, die Bedürfnisse der Stakeholder definiert und gemeinsam mit dem Projektteam die Ziele festgelegt werden.
Der Projektplan dient als Leitfaden für das Projektteam und ermöglicht, Prioritäten festzulegen und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen. Ohne einen durchdachten Projektplan fällt es schwer, den Projekterfolg sicherzustellen, da unklar ist, welche Schritte in welcher Reihenfolge durchgeführt werden müssen, um das Projektziel zu erreichen.
Die Vorteile eines gut durchdachten Projektplans
- Um Unklarheiten zu beseitigen, ist ein Überblick über den Projektumfang, die Projektphasen und den Zeitrahmen erforderlich
- Gut definierte Projektziele und eine genauere Vorstellung über die zu erreichenden Ergebnisse
- Bessere Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb des Projektteams und mit den Stakeholdern
- Eine strukturierte Herangehensweise, die potenzielle Probleme sichtbar macht und erlaubt, diese proaktiv und anzugehen
- Verbessertes Ressourcenmanagement, da die benötigten Ressourcen und die Kostenkalkulation rechtzeitig bekannt sind
Die Grundbausteine eines wirkungsvollen Projektplans
Ein guter Projektplan besteht aus verschiedenen Bausteinen. Diese umfassen die Identifizierung und Definition von Projektaufgaben, die zeitliche Planung und Meilensteine sowie das Strukturieren des Ressourcenmanagements und die Kostenkalkulation. In den folgenden Abschnitten sehen wir uns die einzelnen Bestandteile im Detail an.
Der Projektstrukturplan
Zu Beginn der Projektplanung ist es wichtig, das Pflichtenheft zu analysieren, um zu verstehen, welche Teilziele und Unteraufgaben aus dem übergeordneten Projektziel abgeleitet werden können. Der Projektstrukturplan ist dabei ein hilfreiches Werkzeug. Er gliedert das Projekt in übersichtliche Arbeitspakete und zeigt die Hierarchie und Struktur der einzelnen Aufgaben auf. Im Projektstrukturplan werden die Teilaufgaben in der Regel nach den zu erfüllenden Funktionen und/oder nach den zu entwickelnden Objekten gegliedert.
Die Identifizierung und Definition von Projektaufgaben ist ein entscheidender Schritt zur Strukturierung des Projektablaufs. Zusätzlich zu den Teilaufgaben sollte ein guter Projektmanagementplan auch die Zusammenhänge und Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben sowie die jeweils verantwortlichen Personen definieren.
Mit dem in Deutschland entwickelten Tool Octaved Flow klappt genau das. Hier können neben der transparenten Planung, auch Aufgaben, Arbeitspakete und Rollen an Teammitglieder zugewiesen werden. Alle Personen arbeiten in Echtzeit in sogenannten Workflows zusammen. Und eine kostenlose Testphase ist auch möglich.
Andere Tool-Anbieter, die sich hierfür hervorragend eignen, sind projectfacts oder die All-in-one-Lösung projectworx. Auch hier kannst du Arbeitspakete strukturieren und Verantwortlichkeiten sämtlicher Mitarbeiter managen. Beide Tools kannst du vorab kostenlos testen.
Der Zeitplan und Meilensteine
Wichtig für den Projekterfolg ist ein realistischer und nachvollziehbarer Zeitplan. In diesem Schritt erstellst du den Meilensteinplan, in dem du die Teilziele und Teilaufgaben aus dem Projektstrukturplan terminlich fixierst und priorisierst. Überschneidungen und Engpässe lassen sich dadurch rechtzeitig erkennen und ggf. vermeiden.
Ein Meilenstein ist ein Ereignis, das den Abschluss einer wichtigen Phase, die Erreichung eines kritischen Teilziels oder die Erfüllung einer wesentlichen Aufgabe im Projekt kennzeichnet. Die Verwendung von Meilensteinen erleichtert die zeitliche Überwachung und Steuerung des Projekts und hilft dabei, den Fortschritt auf der Zeitachse zu verfolgen und den Projektumsetzungserfolg zu messen.
Der Ressourcen- und Kostenplan
Die Planung der Ressourcen und Kosten ist ein weiterer entscheidender Aspekt für gelungenes Projektmanagement. Beim Ressourcenmanagement legst du fest, welche personellen, materiellen und immateriellen Ressourcen für die Bearbeitung der verschiedenen Arbeitspakete erforderlich sind. Durch diese Vorgehensweise sicherst du eine effektive, bedarfsorientierte Ressourcenallokation und gewährleistest gleichzeitig, dass alle Arbeitspakete sachgerecht bearbeitet werden können.
Die Kalkulation der Kosten spielt ebenfalls eine zentrale Rolle. Hier solltest du das Projektbudget im Blick behalten: Welche Ausgaben sind für welche Teilaufgaben vorgesehen? Wie lassen sich die vorgesehenen Kosten für Material, Personal und Dienstleistungen sinnvoll aufteilen? Dies kann durch einen detaillierten Kostenplan umgesetzt werden, der in Kombination mit dem Ressourcenplan auch für die Überwachung der Ausgaben eingesetzt werden kann.
eResource Scheduler erledigt das ganz automatisch. Dieses Tool zeigt dir deine Ressourcen-Verfügbarkeit in Echtzeit an und sorgt für das Kalkulieren der Kosten, wie etwa stündliche Ausgaben und Abrechnungen. 14 Tage kannst du das Tool kostenlos testen, dazu musst du dich allerdings mit deiner E-Mail anmelden.
Auch mit dem Tool des deutschen Anbieters factro funktioniert Kostenplanung kinderleicht. Hier hast du etwa eine Tabellenansicht, die dir deine Kosten so anzeigt, dass du sie auf einem Blick erkennst. Auch im integrierten Kanban-Board können alle Kosten eingesehen und direkt im Tool geplant werden. Nicht zu vergessen ist die hohe DSGVO-Konformität aufgrund des deutschen Server-Standorts.
Eine weitere Alternative ist das dynamische Tool von Atlassian: Jira. Dieser Anbieter vereint Zeitplanung, Berichterstattung und verschiedene Tasks in seinem automatisierten Ressourcenmanagement-Tool. Sollte dir noch eine bestimme Kategorie oder ein Arbeitsschritt fehlen, kannst du im Atlassian Marketplace nach beliebigen Tools suchen, hinzufügen und damit dein bestehendes Ressourcenmanagement stetig erweitern.
Das Projektplan-Beispiel: Ein Schritt-für-Schritt-Ansatz
Um die verschiedenen Aspekte des Planungsprozesses zu veranschaulichen und den Zusammenhang zwischen den einzelnen Komponenten herzustellen, gehen wir im Folgenden die einzelnen Schritte noch einmal durch. Du kannst dir daraus zum Beispiel eine Projektplanvorlage erstellen, die du dann nur noch ausfüllen und an das jeweilige Projekt anpassen musst.
Erstellung einer Projektskizze oder eines Grobplans
Bevor du mit der detaillierten Planung beginnst, empfiehlt es sich, eine Projektskizze oder einen Grobplan zu erstellen. Diese enthält eine Übersicht über das Gesamtprojekt, die Teilprojekte und die wichtigsten Meilensteine. Du kannst ein Baumdiagramm oder einen Ablaufplan verwenden, um die Struktur des Projekts darzustellen. Denke daran, dass der Grobplan als Grundlage für den späteren Zeitplan, die Ressourcenplanung und die Kommunikation mit dem Projektleiter und dem Team dient. Plane also auch hier schon sorgfältig.
Wie Baumdiagramme grundsätzlich funktionieren, erfährst du hier:
Hinzufügen spezifischer Aufgaben und Ressourcen
Mit der Projektskizze im Rücken ist es nun an der Zeit, die spezifischen Aufgaben, Unterprojekte und Ressourcen, die für die Umsetzung des Projekts benötigt werden, festzulegen. Du kannst den Zeitplan und das Baumdiagramm um diese Details erweitern und dich dabei auf die jeweiligen Unterprojekte fokussieren. Alle Vorgänge sollten ein klar definiertes Start- und Enddatum haben und gegebenenfalls von Meilensteinen begleitet werden. Identifiziere zudem die Abhängigkeiten zwischen einzelnen Aufgaben und füge diese in den Zeitplan ein.
Anpassungen und Verfeinerungen
Es ist wichtig, den Projektplan kontinuierlich anzupassen und zu verfeinern, um ihn so realitätsgetreu wie möglich zu gestalten. Am Projektstart erstellst du eine erste Version des Plans und passt ihn dann im Laufe des Projekts regelmäßig an. Nutze zum Beispiel Excel oder ein spezialisiertes Projektmanagement-Tool, um den Plan zu erstellen und zu aktualisieren.
Indem du den Plan an mögliche Abweichungen, notwendige Veränderungen oder unvorhergesehene Ereignisse anpasst, stellst du sicher, dass das Enddatum und der Projektabschluss dennoch erfolgreich erreicht werden.
Optimiere deinen Projektplan: Best Practices
Um deinen Projektplan kontinuierlich zu verbessern, möchten wir dir einige Best Practices vorstellen.
Regelmäßige Überprüfung und Anpassung des Plans
Ein gut strukturierter Projektplan ist der Schlüssel zum Erfolg deines Projekts. Doch wie bei jeder Planung können Veränderungen auftreten, die eine Anpassung des Plans notwendig machen. Daher solltest du deinen Projektplan regelmäßig überprüfen und gegebenenfalls anpassen. Dadurch erhältst du stets einen aktuellen Überblick über den Fortschritt und kannst frühzeitig Probleme erkennen und angehen.
Nutzung von Projektmanagement-Tools zur Unterstützung
Heutzutage gibt es eine Vielzahl an Werkzeugen und Plattformen, die dein Projektmanagement unterstützen und den Prozess des Projektplanens erleichtern können. Zu den bekanntesten Projektmanagement-Tools gehören Trello, Asana und Microsoft Project. Diese bieten mögliche Features wie Ressourcenverwaltung, Zeitplanung, Kommunikation zwischen Projektbeteiligten und vieles mehr.
Durch den Einsatz solcher Tools kannst du Aufgaben und Phasen des Projekts besser zuteilen, ganz automatisch Ressourcen effizient managen und die Zusammenarbeit mit Projektpartnern optimieren, was wiederum zu besseren Projektergebnissen führt. Wichtig ist, das richtige Tool zur Unterstützung deines Projekts zu wählen, welches sowohl deinen Bedürfnissen als Projektleiter, als auch den Anforderungen deines Projekts entspricht.
Kommunikation als Schlüssel zum erfolgreichen Projekt
Eine klare und zielgerichtete Kommunikation ist unerlässlich, wenn es darum geht, den Projektplan sinnvoll und zielgerichtet zu nutzen. Stelle sicher, dass alle Teammitglieder auf den jeweils aktuellen Stand des Projektplans zugreifen können und über Änderungen informiert werden.
Die Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten spielt eine entscheidende Rolle, um Missverständnisse zu vermeiden, ein gemeinsames Verständnis für die gesetzten Ziele zu schaffen und den Projektfortschritt nachzuverfolgen. Nicht zuletzt sollte auch die externe Kommunikation mit Kunden, Lieferanten oder anderen Interessengruppen nicht vernachlässigt werden, da auch deren Inputs und Rückmeldungen wertvoll für die laufende Optimierung des Projektplans sein können.
Lesetipp
Für die Kommunikation im Team haben wir jede Menge Artikel. Schau doch mal rein:
Offene Kommunikation im Team: Bedeutung, Vorteile und 11 Tipps für eine bessere Kommunikationskultur
Gute Kommunikation: 9 Tipps für ein besseres Miteinander am Arbeitsplatz
Fazit
Ein durchdachter Projektplan ist das strategische Herzstück deines Projekts und bietet zahlreiche Vorteile. Die Grundbausteine eines solchen Plans sind die Identifizierung und Definition von Projektaufgaben, die Zeitplanung und der Einsatz von Meilensteinen sowie das Ressourcenmanagement und die Kostenkalkulation.
Drei wichtige Aspekte in der Projektarbeit sind:
- Projektskizze: Erstelle eine grobe Übersicht deines Projektplans, bevor du spezifische Aufgaben und Ressourcen hinzufügst.
- Optimierung: Überprüfe und passe den Projektplan regelmäßig an, um ihn bestmöglich auf die Zielerreichung auszurichten und eventuelle Veränderungen zu berücksichtigen.
- Kommunikation: Eine klare Kommunikation ist von zentraler Bedeutung, um ein gemeinsames Verständnis für die Projektziele und -maßnahmen zu schaffen.
Bedenke, dass du mit Hilfe von Projektmanagement-Tools deinen Projektplan unterstützen und strukturieren kannst. Achte darauf, dass eine kontinuierliche Aktualisierung und Anpassung des Projektplans die Erfolgswahrscheinlichkeit deines Projekts signifikant erhöht und es dir ermöglicht, auf mögliche Herausforderungen adäquat zu reagieren.
FAQ
Im Folgenden sind die wichtigsten Fragen und Antworten zu finden.
Wie schreibt man einen Projektplan?
Gehe die folgenden Schritte, um einen Projektplan zu schreiben: Ziele definieren, Meilensteine festlegen, Zeitplan erstellen. Achte außerdem auf ein gutes Ressourcenmanagement und eine klar definierte Aufgabenverteilung. Überwache den Projektfortschritt regelmäßig und passe deinen Plan ggf. an.
Was versteht man unter einem Projektplan?
Ein Projektplan ist ein detailliertes Dokument, das Ziele, Ressourcen, den Zeitplan und Kosten eines Projekts festlegt. Er ermöglicht es, den Projektfortschritt zu überwachen und sorgt für eine klar strukturierte Vorgehensweise. Durch den Projektplan können Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden.
Was sind die 5 Projektphasen?
Die 5 Projektphasen sind: 1. Initiierung – Projektauftrag und Ziele festlegen, 2. Planung – Ressourcen, Zeitplan und Budget planen, 3. Umsetzung – Aufgaben ausführen, 4. Überwachung – Fortschritt kontrollieren und Anpassungen vornehmen, 5. Abschluss – Projekt auswerten und Erfahrungen dokumentieren.
Was ist im Projektplan enthalten?
Im Projektplan sind üblicherweise die Ziele, der Umfang, der Zeitplan und die Ressourcen definiert. Außerdem sind oft Informationen zum Risikomanagement und Kommunikationsstrategien enthalten. Dieses strukturierte Dokument bietet Orientierung und einen Überblick über die wesentlichen Projektaspekte.
Wie geht man bei der Projektplanung vor?
Bei der Projektplanung startest du mit der Festlegung von Zielen, erstellst dann einen Strukturplan und analysierst die benötigten Ressourcen. Optimiere das Zeitmanagement durch Meilensteine und setze Prioritäten. Kontrolliere den Fortschritt regelmäßig und passe bei Bedarf den Projektplan an.
Was sind die Merkmale eines Projektes?
Die Merkmale eines Projektes sind: begrenzte Zeitdauer, festgelegte Ressourcen, klare Zielsetzung und Einmaligkeit der Aufgabe. Dabei steht Planung, Organisation sowie Kontrolle und Mitarbeiterführung im Fokus.
Wie nennt man den Start eines Projektes?
Der Start eines Projektes nennt man Projektbeginn oder Projektstart.
Wie nennt man das Ende eines Projektes?
Das Ende eines Projektes nennt man Projektabschluss. Er umfasst die Abnahme und Dokumentation der Projektergebnisse sowie die Auflösung des Projektteams.
Was ist ein Projektphasenplan?
Ein Projektphasenplan ist eine strukturierte Aufteilung eines Projekts in überschaubare Abschnitte, um Planung, Überwachung und Steuerung zu erleichtern. Hierbei werden Meilensteine, Aufgaben, Ressourcen und der Zeitrahmen festgelegt. Dieses Vorgehen steigert die Transparenz und die Erfolgswahrscheinlichkeit des Projekts.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
