Sprint-Planning: Expertentipps für Ablauf und Meeting-Strukturierung

Das richtige Sprint-Planning ist grundlegend in der agilen Projektmanagement-Methode Scrum. Doch wie sollte eine optimale Meeting-Strukturierung und ein stimmiger Ablauf gestaltet werden? In diesem Artikel erhältst du wertvolle Informationen rund um den Planungsprozess für agile Sprints und erzielst dadurch bessere Ergebnisse in deinem Projekt.

Unser umfassender Artikel beinhaltet hilfreiche Informationen, Einblicke und Expertentipps insbesondere zu diesen Themen:

• Partizipation und klarer Kommunikation in Sprint-Planungsmeetings
• Zeitmanagement, Priorisierung und strukturierte Planungsansätzen
• Arbeitsaufwand und Zielsetzungen in Bezug auf das Sprint-Backlog

Gemeinsam erkunden wir die bedeutenden Faktoren für erfolgreiches Sprint-Planning und verhelfen deinen Projektmanagement-Skills zu neuem Glanz.

Was ist Sprint-Planning?

Sprint-Planning ist eine Planungssitzung im Scrum-Prozess, bei der die Teammitglieder das Sprintziel definieren, Backlog-Arbeitspakete priorisieren und den Arbeitsumfang für den bevorstehenden Sprint planen. In dieser Phase werden auch Aufgaben abgeschätzt und in kleinere, realisierbare Arbeitspakete unterteilt.

Sprint-Planning: die Basics

Um das Sprint-Planning erfolgreich in dein agiles Projektmanagement einzubinden, gilt es zunächst, die grundlegenden Aspekte dieses Prozesses zu verstehen.

Ziele und Funktionen eines Sprint-Planungsmeetings

Das Sprint-Planungsmeeting, stellt einen wesentlichen Bestandteil der agilen Methodik dar, insbesondere des Scrum-Frameworks. Die Hauptziele eines Sprint-Planungsmeetings sind vielfältig und umfassen folgende Aspekte:

• Definition des Sprintziels, welches den Fokus und die Ausrichtung des bevorstehenden Sprints bestimmt
• Zerlegung des Produkt-Backlogs in kleinere, handhabbare Aufgaben (Arbeitspakete), die im Laufe des Sprints bearbeitet werden
• Abschätzung des Arbeitsaufwandes für jede einzelne Aufgabe, um den Umfang und den Zeitrahmen des Sprints realistisch einzuschätzen
• Erstellung eines Sprint-Backlogs, das alle geplanten Arbeitspakete für den jeweiligen Sprint beinhaltet

Wenn ein Sprint gut geplant wird, entstehen Inkremente, also fertiggestellte Produktkomponenten, welche den Kundennutzen steigern und das Projekt im vorgesehenen Zeitrahmen voranbringen.

Rollen und Verantwortlichkeiten im Sprint-Planning

Im Kontext des Agile-Scrum-Frameworks sind im Sprint-Planning spezifische Rollen und Verantwortlichkeiten festgelegt, die wie folgt aufgeteilt sind:

1. Der Product-Owner: Seine Aufgabe besteht darin, das Produkt-Backlog zu verwalten und zu priorisieren sowie die Anforderungen und Bedürfnisse der Zielgruppe klar zu kommunizieren.
2. Das Scrum-Team: Die Mitglieder sind dafür verantwortlich, Aufgaben aus dem Produkt-Backlog auszuwählen, die sie im kommenden Sprint bearbeiten möchten. Zudem schätzen sie den Arbeitsaufwand und die Komplexität dieser Aufgaben ein.
3. Der Scrum-Master: Als Moderator des Sprint-Planungsprozesses unterstützt er das Team bei der Planung und Organisation. Außerdem hilft er dabei, Hindernisse zu identifizieren und Lösungsansätze zu entwickeln.

Insgesamt stellt das Sprint-Planning einen kollaborativen Prozess dar, bei dem alle Beteiligten aktiv mitwirken und am Ende ein detaillierter Arbeitsplan für den anstehenden Sprint erstellt wird.

Vorbereitung und Strukturierung eines Sprint-Planungsmeetings

Ein gut vorbereitetes und strukturiertes Sprint-Planungsmeeting ist entscheidend für den Erfolg eines Projekts. Dabei stehen verschiedene Aspekte im Mittelpunkt.

Voraussetzungen für gute Kommunikation

Eine gelungene Kommunikation bildet die Grundlage eines erfolgreichen Sprint-Planungsmeetings. Folgende Faktoren sollte man beachten:

• Sorgt dafür, dass alle Teammitglieder über ausreichende Informationen zu den anstehenden Aufgaben verfügen und die Product-Roadmap kennen.
• Animiert die Mitglieder, insbesondere den Product-Owner und das Entwicklungsteam, zum aktiven Austausch.
• Kreiert eine vertrauensvolle Atmosphäre für offene Diskussionen und bietet Raum für konstruktives Feedback und Kritik.

Überdies können die Ergebnisse der Retrospektive aus dem vorherigen Sprint hilfreiche Anregungen für Verbesserungen in der Kommunikation geben.

Sprint-Backlog und Priorisierung der Anforderungen

Das Sprint-Backlog ist das Herzstück des Sprint-Plannings. Um es sachgerecht zu nutzen, sind folgende Schritte empfehlenswert:

1. Der Product-Owner erstellt und präsentiert das Product Backlog, das alle relevanten Anforderungen für die zukünftige Arbeit beinhaltet.
2. Die Anforderungen werden nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert – idealerweise in Absprache mit dem Team.
3. Aus dem priorisierten Product-Backlog wählt ihr die Aufgaben aus, die im kommenden Sprint bearbeitet werden sollen.
4. Die ausgewählten Aufgaben werden in Arbeitspakete unterteilt und ins Sprint-Backlog übertragen. Berücksichtigt dabei die Definition-of-Work und die Arbeitsabläufe.

Zeitmanagement und fester Zeitrahmen

Die Planung der Arbeit im Sprint sollte einem festen Zeitrahmen und organisierten Zeitmanagement folgen. Achtet auf diese Punkte:

• Die Dauer des Sprint-Planungsmeetings sollte im Voraus festgelegt und eingehalten werden. Je nach Projektgröße und Anzahl der zu besprechenden Aufgaben kann die Dauer variieren. Achte darauf, dass sie nicht zu lang ist, um die Konzentration und Produktivität zu erhalten.
• Teilt das Meeting in einzelne Zeitblöcke auf, um eine strukturierte Diskussion der verschiedenen Themen zu ermöglichen.
• Plant Pufferzeiten für eventuelle Diskussionen und Anpassungen während des Meetings ein, um Flexibilität zu gewährleisten.

Ein gut strukturiertes Zeitmanagement stellt sicher, dass die Aufgaben fokussiert geplant werden, ohne dass bei der Zielerreichung oder Qualität Kompromisse eingegangen werden müssen.

Schätzungen und Ergebnisorientierung im Sprint-Planning

Während der Sprint-Planungsphase gilt es, den Arbeitsaufwand und die Komplexität der priorisierten Anforderungen im Sprint-Backlog abzuschätzen und darauf basierend passende Zielsetzungen zu formulieren.

Techniken zur Schätzung von Arbeitsaufwand und Komplexität

Um den Arbeitsaufwand und die Komplexität der anstehenden Aufgaben für den kommenden Sprint einzuschätzen, stehen dir verschiedene Techniken zur Verfügung. Im Folgenden stellen wir dir einige der häufigsten Methoden vor:

• Expertenschätzung: Befrage erfahrene Teammitglieder, wie sie den Arbeitsaufwand für die Umsetzung der Aufgaben einschätzen. Ihre Schätzungen dienen als Orientierungshilfe für die Arbeitsverteilung während des Sprints.
• Story-Points: Erstelle eine Skala, die die Komplexität der Anforderungen abbildet. Ordne den User-Stories entsprechend dieser Skala Story-Points zu und nutze sie als Grundlage für die Schätzung des Arbeitsaufwandes.
• Historische Daten: Ziehe die Performance früherer Sprints sowie die tatsächlich benötigten Ressourcen heran, um den Arbeitsaufwand besser einschätzen zu können.
• Standard-Team-Velocity: Ermittle die STV, also die Menge an Arbeit, die dein Team in einem zweiwöchigen Sprint gewöhnlich bewältigt, und schätze auf dieser Basis den Arbeitsaufwand für den neuen Sprint ab.

Arbeitspakete und Zielsetzung definieren

Um ein klar definiertes Sprint-Ziel festzulegen und die Arbeit im Sprint zielorientiert zu gestalten, ist das Erarbeiten von Arbeitspaketen und präzisen Zielsetzungen unerlässlich. Folgende Schritte unterstützen dich dabei, auf dem richtigen Weg zu bleiben:

1. Zerlege zunächst die priorisierten Anforderungen in kleinere, gut überschaubare Arbeitspakete und ordne ihnen die geschätzten Stunden zu, die für ihre Bearbeitung notwendig sind.
2. Analysiere anschließend die verfügbaren Ressourcen und priorisiere die Arbeitspakete auf Grundlage ihrer Dringlichkeit und des jeweiligen Arbeitsaufwandes.
3. Lege dann konkrete Ziele für den Sprint fest, die dein Team erreichen soll. Fördere die Umsetzung durch Meilensteine und Zwischenziele, um den Fortschritt sichtbar und messbar zu gestalten.
4. Sei schließlich bei der Ausarbeitung der Arbeitspakete und Zielsetzungen flexibel. Agile Methoden bieten den Spielraum, auf Veränderungen innerhalb des Projekts adäquat zu reagieren. Nutze diese Gelegenheit, um dein Team bei unvorhergesehenen Schwierigkeiten oder geänderten Anforderungen zu unterstützen.

Best Practices und Expertentipps für das Sprint-Planning

Um ein erfolgreiches Sprint-Planning zu gewährleisten, ist es nötig, den Arbeitsumfang und die anstehenden Aufgaben klar zu kommunizieren. Dadurch wird der Ablauf sowie die Entscheidungsfindung im Planungsprozess optimiert. Im Folgenden stellen wir einige Expertentipps und Best Practices vor, die dabei helfen, diese Ziele zu erreichen.

Sprint-Planning-Poker und weitere unterstützende Hilfsmittel

Eine bewährte Methode zur Abschätzung des Arbeitsaufwands und zur Priorisierung von Anforderungen ist das Sprint-Planning-Poker. Dabei schätzt jedes Teammitglied unabhängig voneinander den Aufwand für eine bestimmte Aufgabe. Anschließend kommen alle Schätzungen gemeinsam auf den Tisch und werden diskutiert – dies fördert die Kommunikation und das gemeinsame Verständnis im Team.

Weitere unterstützende Hilfsmittel sind unter anderem:

• Kanban-Boards zur Visualisierung des Arbeitsablaufs und zur Identifikation von Engpässen
• Umfragen und Team-Gespräche zur Entscheidungsfindung und Priorisierung
• Zeitboxen (Timeboxing) zur Begrenzung der Diskussionszeit und Förderung eines zielgerichteten Ablaufs

Kontinuierliche Verbesserung und Feedback im Sprint-Planning-Prozess

Es empfiehlt sich, den Planungsprozess regelmäßig zu reflektieren und Feedback einzuholen. Hier einige Möglichkeiten, wie das gelingen kann:

1. Retrospektiven: Führe nach jedem Sprint eine Retrospektive durch, um Stärken, Schwächen und Verbesserungspotenziale des Prozesses zu identifizieren. Dies motiviert das Team, sich aktiv am kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu beteiligen.
2. Feedback von Stakeholdern: Ermittle regelmäßig die Meinungen von Stakeholdern und anderen Projektbeteiligten. So können mögliche Probleme frühzeitig erkannt und angegangen werden.
3. Agiles Coaching: Hole externe Unterstützung, etwa einen agilen Coach, ins Team, um eine neutrale und wertschätzende Perspektive auf den Ablauf und die Zusammenarbeit im Projekt zu erhalten.

Fazit: Sprint-Planning meistern

Das Sprint-Planning-Meeting ist ein zentrales Element der agilen Methodik und spielt eine Rolle bei der Definition von Sprintzielen, Aufteilung und Schätzung von Aufgaben sowie der Erstellung des Sprint-Backlogs.

Um dem gerecht zu werden, solltest du folgendes mitnehmen:

• Kommunikation: Sorge für eine offene und klare Kommunikation, fördere den Austausch zwischen den Teammitgliedern, schaffe einen vertrauensvollen Rahmen für Diskussionen und berücksichtige die Ergebnisse aus vorangegangenen Retrospektiven.
• Sprint-Backlog-Priorisierung: Wähle gemeinsam mit dem Team Aufgaben aus dem priorisierten Product-Backlog aus, teile sie in Arbeitspakete auf und übertrage sie in das Sprint-Backlog.
• Zeitmanagement: Lege die Dauer des Sprint-Planning-Meetings fest, unterteile sie in Zeitblöcke, plane Puffer für Unvorhergesehenes ein und gewährleiste dabei Flexibilität.

Nutze die gewonnenen Erkenntnisse, um dein Scrum-Team auf Erfolgskurs zu halten und gemeinsam den maximalen Kundenwert zu generieren!

FAQ

Häufig gestellte Fragen werden hier beantwortet.

Was sind die drei Säulen, auf denen Scrum basiert?

Die drei Säulen von Scrum sind Transparenz, Überprüfung und Anpassung. Diese Prinzipien unterstützen Führung, Kommunikation und Anpassungsfähigkeit, um Projekte erfolgreich zu bewältigen und stetige Verbesserungen zu ermöglichen. Setze sie ein, um agil im Team zu arbeiten.

Welche Vorbereitungen müssen für ein effektives Sprint-Planning getroffen werden?

Für ein erfolgreiches Sprint-Planning bereitest du das Product-Backlog vor, definierst Ziele und stellst benötigte Ressourcen bereit. Kläre die Team-Availability und erstelle eine Agenda. Konsultiere Stakeholder frühzeitig.

Wie teilt man Aufgaben während des Sprint-Plannings auf?

Im Sprint-Planning teilst du Aufgaben, indem du User-Stories in kleinere, klar definierte Arbeitseinheiten zerlegst. Priorisiere diese nach Dringlichkeit und verteile sie auf Teammitglieder entsprechend ihrer Fähigkeiten. Nutze Visualisierungstools wie Taskboards, um den Fortschritt zu verfolgen.

Wie verfolgt man den Fortschritt eines Sprints nach dem Sprint-Planning?

Nach dem Sprint-Planning verfolgst du den Fortschritt eines Sprints durch regelmäßige Statusmeetings, ein Taskboard und indem du die Burndown-Chart im Auge behältst. Dabei helfen dir konkretes Feedback und eine kontinuierliche Kommunikation, um Probleme frühzeitig zu erkennen und schnell Lösungen zu finden.

Was passiert, wenn während des Sprints das Sprintziel nicht erreicht werden kann?

Wenn das Sprintziel nicht erreicht wird, analysiert das Team die Ursachen, um Optimierungspotenzial zu identifizieren. Anschließend plant es ein erneutes Sprintziel oder passt das bestehende an. Priorisiere die fokussierte Zusammenarbeit und transparente Kommunikation, um Verbesserungen zu ermöglichen.

Thomas Sesli

Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.