Wenn du gründest, stehst du am Anfang vor vielen neuen Aufgaben: Buchhaltung aufbauen, Registrierungen bei Behörden, Kunden akquirieren. Im Zuge des Gewerbeaufbaus wird der Suche und Einrichtung eines separaten Kontos für die Firma manchmal eine untergeordnete Priorität zugeordnet.
Eine weit verbreitete Denkweise ist, dass, ähnlich wie bei einer ggf. vorangegangenen Beschäftigung als Arbeitnehmer, Bankgeschäfte erst einmal über das Privatkonto erledigt werden können, bis das Geschäft läuft. Das birgt aber enorme Risiken für dich als Privatperson.
Des Weiteren ist die Einrichtung des Firmenkontos weniger kompliziert, wenn du ein paar Punkte beachtest und der richtigen Strategie folgst. Wir klären dich über die Probleme der Geschäftsführung über das Privatkonto auf und zeigen dir, wie du mithilfe einer Strategie dein bestes Firmenkonto findest.
Was ist Firmenkonto eröffnen?
Firmenkonto eröffnen ist ein wichtiger Schritt für Unternehmen, um die finanziellen Aktivitäten zu verwalten. Es ermöglicht die Trennung von Geschäfts- und Privatfinanzen, bietet Zugang zu Bankdienstleistungen wie Zahlungsabwicklung, Krediten und Buchhaltung.
Warum brauchst du ein Geschäftskonto?
Die Einrichtung eines Kontos für Firmen ist nicht nur mit Aufwand, sondern trotz aller Lockangebote der Banken auch mit mehr Kosten verbunden als bei deinem Privatkonto.
Daher liegt die Idee, das private Konto für die Firma zu nutzen, recht nah. Welche Gründe sprechen dagegen?
- Vertragsbedingungen der Banken für Privatkunden
- Probleme mit dem Finanzamt bei der Festlegung der Besteuerung
- Zugriffe auf das Konto für andere Mitarbeiter
- Vereinfachte Buchhaltung
- Rechtliche Vorschrift für Kapitalgesellschaften
Vertragsbedingungen der Banken
Die meisten Finanzinstitute verlangen für geschäftliche Zwecke die Einrichtung eines gesonderten Kontos. Daher ist die Verwendung eines privaten Kontos für Firmenzwecke in den Vertragsbedingungen ausgeschlossen. Für den Fall der Zuwiderhandlung droht dir die Kündigung deines Privatkontos vonseiten der Bank wegen des Verstoßes gegen die Bedingungen.
Probleme mit dem Finanzamt
Die Steuerbehörden müssen zwischen der Besteuerung von privaten Einkünften und gewerblichen Einnahmen unterscheiden. Ebenso werden private Ausgaben und geschäftliche Ausgaben anders betrachtet, wenn es um die Festlegung der Gewerbesteuer geht.
Bei der Führung eines privaten Kontos für beide Belange musst du hier eine saubere Trennung vornehmen können. Für das Unternehmen gilt der buchhalterische Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg.
Bei der Führung eines Geschäftskontos ist es auch für den Steuerberater einfacher, am Ende des Jahres alle Buchungsbelege zu den entsprechenden Einnahmen und Ausgaben auf dem Geschäftskonto zuzuordnen.
Ein viel wichtigerer Aspekt ist aber die Auswirkung des gemeinsamen Kontos im Fall von finanziellen Schwierigkeiten, d. h. wirtschaftlicher Schieflage oder wenn die Insolvenz droht. Dann können Gläubiger oder Behörden für die Sperrung des Kontos sorgen. Somit ist auch eine private Nutzung des Kontos nicht mehr möglich.
Zugriffe für andere Angestellte
Je nach Firmengröße bietet es sich an, für Bankgeschäfte ausgewählten Mitarbeitern ebenfalls Zugriff auf das Konto zu geben. Gerade wenn das Unternehmen wächst und du nicht alle Finanzen persönlich regeln kannst, möchtest du sicher nicht, dass deine Angestellten Einblick in deine private finanzielle Situation erhalten. Dafür solltest du ein eigenes Firmenkonto haben.
Vereinfachte Buchhaltung
Generell sollten geschäftliche und private Finanzen getrennt werden. Das erleichtert nicht nur die Übersicht über die persönliche finanzielle Situation, sondern auch den Jahresabschluss am Ende des Geschäftsjahres.
Der Hintergrund ist hier die klare Trennung von z. B. privatem Vermögen und Anlagevermögen des Unternehmens für das Finanzamt. Wird der PC zu Hause genutzt oder für geschäftliche Zwecke? Wenn dies nicht einwandfrei belegt wird, kannst du ihn z. B. nicht absetzen. Bei der Bezahlung über ein Firmenkonto erfolgt eher eine Anerkennung für die gewerbliche Nutzung als bei einem privaten Konto.
Rechtliche Vorschriften für Kapitalgesellschaften
Wenn du eine Personengesellschaft gründen möchtest, etwa eine GbR oder OHG (aber auch als selbstständiger Freiberufler), bist du nicht verpflichtet, ein Firmenkonto zu haben. Bei einer Kapitalgesellschaft wie z. B. einer GmbH, AG oder UG schreibt der Gesetzgeber ein Geschäftskonto vor, d. h. dieser Nachweis muss auch gegenüber den Behörden erbracht werden.
Wie finde ich mein bestes Firmenkonto?
Alle Banken haben Lockangebote und machen viele Versprechen, um dich als Kunden zu gewinnen. Dabei solltest du eines wissen: Es gibt kein Firmenkonto, das zu jedem Unternehmen passt! Aufgrund der Vielzahl an Anforderungen an ein Geschäftskonto sowie der Wahlmöglichkeiten an Banken und Konten gibt es nur ein Firmenkonto, das zu deinen Bedürfnissen passt.
Um deine Anforderungen klar zu definieren, musst du in einem ersten Schritt eine Selbstanalyse durchführen und festlegen, was dein Firmenkonto alles bieten muss.
Hierbei ist es wichtig, dass du die einzelnen Leistungen in drei Kategorien einteilst:
- Notwendiger Service
- Überflüssige Optionen
- Zusätzliche kostenlose Leistungen
In einer einfachen Matrix trägst du dann die für dich wichtigen Punkte ein, etwa:
- Tägliche Verfügbarkeit von Bargeld
- EC-Karten
- Kreditkarten
- Direkte persönliche Beratung
- Anzahl der Überweisungen
- Erreichbarkeit der Bank
- Möglichkeit von Förderdarlehen oder Krediten zur Überbrückung kurzfristiger Liquiditätsengpässe
- Kontoführungsgebühr und monatliche Fixkosten
- Zinsen auf Guthaben
- Überziehungszinsen
- Kosten für Buchungen
- Sonderkosten für Ein- und Auszahlungen von Bargeld
In einem zweiten Schritt wertest du die einzelnen Punkte und die gesetzten Prioritäten aus, um die idealen Optionen für dein neues Firmenkonto zu fixieren. Anhand dieser Matrix kannst du bereits festlegen, ob du dich lieber für eine Onlinebank oder für eine Filialbank entscheidest. Ausschlaggebend für eine Präsenzbank sind z. B. Notwendigkeiten wie eine tägliche Bargeldverfügung:
Wenn du einen Kiosk oder ein Geschäft in der Stadt betreibst, wo die Kunden direkt und meist bar bezahlen, bist du darauf angewiesen, ständig Wechselgeld zu haben. Also sollte das Konto bei einer Filialbank in der Nähe sein, die Bargeldeinzahlungen und -auszahlungen täglich verfügbar und idealerweise kostenlos anbietet.
Hast du aber einen Online-Shop, wo die Transaktionen ausschließlich über Kreditkarten oder Online-Bezahlservices wie PayPal getätigt werden, bringt dir eine Onlinebank mehr Vorteile.
Wenn du diese grobe Einteilung bereits vorgenommen hast, sammelst du Angebote von Filialbanken oder Direktbanken und vergleichst diese hinsichtlich der Erfüllung der Punkte auf deiner Wunschliste.
Den Vergleich machst du ebenfalls anhand einer Matrix. In der ersten Spalte listest du die einzelnen Punkte auf, geordnet nach der Priorität. Du beginnst dabei mit der höchsten Wichtigkeit und gibst dieser eine hohe Punktzahl. Danach kommen die weniger wichtigen Optionen mit geringeren Bewertungen.
Die nachfolgenden Spalten enthalten dann die Angebote von idealerweise fünf verschiedenen Banken. Dabei vergibst du für jedes Kriterium die vorher festgelegte Punktzahl.
Ähnlich wie bei einem Produkttest der Stiftung Warentest rechnest du am Ende alle Punkte für jedes der Bankenangebote zusammen und erhältst eine Gesamtpunktzahl. Die höchste Punktzahl dieser Bewertung ist dann das passende Angebot für dein neues Firmenkonto.
Kosten
Mit der voran erklärten Strategie hast du eine einfache Methode, dich im Dickicht der vielen Bankangebote zurechtzufinden und ein Firmenkonto für die Bedürfnisse deines Unternehmens zu finden.
Aber dir wird aufgefallen sein, dass wir das Thema Kosten bisher noch nicht berücksichtigt haben. Natürlich muss dieses ebenfalls in die Matrix mit einfließen.
Das Problem bei der Kostenbetrachtung ist, dass ein Firmenkonto zwischen wenigen Euro und Beträgen im fast dreistelligen Bereich pro Monat kosten kann. Das ist aber nur eine Momentaufnahme. Der Markt der Geschäftskonten ist hart umkämpft und dadurch sehr dynamisch.
Das bedeutet, dass es ständig neue Angebote gibt, die leicht zu Verwirrungen führen. Um dem entgegenzutreten, musst du einen klaren Kopf bewahren und darfst nicht auf Lockangebote hereinfallen.
Auch wenn es heißt, dass die Kontoführungsgebühr in den ersten sechs Monaten wegfällt, solltest du dir die Überweisungsgebühren, Abhebungsgebühren oder die Kosten für die EC- oder Kreditkarten anschauen.
So gibt es Kontenmodelle mit geringen Fixkosten, d. h. monatliche Kontogebühren oder jährliche Ausgaben für die Karten, aber hohen variablen Kosten für jede einzelne Überweisung bzw. jede Ein- oder Auszahlung von Bargeld.
Je nachdem, ob du viele oder wenige Transaktionen pro Monat oder Jahr hast, ist solch eine Version besser oder schlechter für dein Unternehmen. Sieh dir daher die Kosten der für dich in Frage kommenden Modelle erst an, wenn du weißt, welchen Optionen du welche Prioritäten gibst.
Schaue dir im Einzelnen nachfolgende Preise genauer an:
- Kontoführungsgebühren
- EC- und Kreditkarten (auch Zweitkarten)
- Dispo- und Überziehungszinsen
- Gebühren für Überweisungen, Lastschriften und Daueraufträge
- Erstellung von Unterkonten
- Bargeldeinzahlungen und -auszahlungen
- Guthabenzinsen bzw. negative Zinsen für ein hohes Guthaben
Letztendlich musst du das Gesamtpaket des Kontenmodells betrachten, um dir einen objektiven Überblick zu verschaffen.
Hierfür gibt es auch Hilfsportale, mit denen du Kosten vergleichen kannst. Eines davon ist z. B. Firmendo. Auch bei den Portalen solltest du vorsichtig sein und prüfen, wie aktuell die gelisteten Angebote sind bzw. ob nur ein Teil der dir bekannten Bankangebote berücksichtigt wurde.
Beratungsbedarf
Ein weiterer wichtiger Punkt ist dein Wunsch nach Beratung der Bank sowie die Nutzung des Kontos für weitergehende Zwecke. Hier geht es speziell um die Einrichtung von Krediten oder Fördergeldern, ebenso aber um die zukünftige Unterstützung bei Plänen zu Börsengängen, bei internationalen Transaktionen oder Geschäften mit unbekannten Unternehmen im Ausland und entsprechenden Absicherungen über die Bank.
Für solche Bedürfnisse solltest du den notwendigen Beratungsbedarf berücksichtigen. Dieser kann meist nur durch Filialbanken abgedeckt werden, wo du nach längerer Zugehörigkeit auch eine entsprechende Kreditwürdigkeit bekommst, mit der die Bank dich bei deinen Plänen unterstützt.
Eröffnung des Geschäftskontos
Für das Einrichten deines Firmenkontos bei einer Filialbank werden im Normalfall nachfolgende Unterlagen verlangt:
- Antrag zur Kontoeröffnung
- Gewerbeanmeldung und Steuernummer
- Bei Personengesellschaften der Gesellschaftsvertrag
- Bei Kapitalgesellschaften der Handelsregistereintrag, Bürgschaften der Gesellschafter, ggf. beglaubigte Kopien der Gründungsurkunden
- Personalausweis
- Schufa-Auskunft
- Bestehende Kontoverträge
- Kontoauszüge des Privatkontos
Je nach Rechtsform deines Unternehmens können die notwendigen Dokumente abweichen. Daher solltest du immer individuell bei der jeweiligen Bank nachfragen, was benötigt wird.
Die eigentliche Eröffnung kann i. d. R. beim ersten Besuch erledigt werden. Sollte dir das zu zeitaufwendig sein, gibt es die Alternative, dein Firmenkonto online zu eröffnen.
Das spart Zeit, ist aber mit zusätzlichen Online-Schritten verbunden. Nach dem erfolgreichen Ausfüllen des Kontoeröffnungsantrages online muss eine Identifikation erfolgen. Die Bank muss sicher sein, dass der Antragssteller wirklich existiert.
Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten: das Online-Identifikationsprogramm und das PostIdent-Verfahren.
Online-Identifikationsprogramm
Hierbei wird ein VideoIdent-Verfahren genutzt, mit dem du mit einem Mitarbeiter der Bank verbunden wirst. Dieser macht dann ein Foto von dir und deinem Ausweis. Für dieses Verfahren solltest du im Besitz einer funktionstüchtigen Videokamera am PC oder Handy sein. Ohne dieses technische Equipment funktioniert es nicht.
PostIdent-Verfahren
Bei diesem Verfahren erhältst du einen Abschnitt zum Ausdrucken. Mit diesem und deinem Personalausweis gehst du in eine beliebige Filiale der Deutschen Post. Dort legst du deinen Ausweis vor und unterschreibst das Formular im Beisein des Postbeamten. Der Postbeamte bestätigt deine Identität ebenfalls.
Nach der Identifikation deiner Person wird der Antrag als rechtmäßig anerkannt und der Eröffnungsprozess gestartet.
Fragen zum Thema Firmenkonto
Was ist der Unterschied zwischen einem privaten und einem geschäftlichen Girokonto?
Aus Sicht der Banken besteht der wesentliche Unterschied in den Verbraucherschutzbestimmungen und in der Aufbewahrungspflicht.
Aus Verbraucherschutzgründen muss die Bank das private Girokonto und die einzelnen kostenpflichtigen Optionen transparenter gestalten als bei einem Geschäftskonto. Darüber hinaus besteht für Kontoauszüge und Belege von Firmenkonten eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Bei Privatkonten ist dieser Zeitraum wesentlich kürzer.
Gibt es für die Suche nach meinem optimalen Firmenkonto auch Online-Portale?
Ja, die gibt es. Wenn du einmal nach Geschäftskonten-Vergleich googelst, findest du eine Vielzahl an Online-Portalen, die dir einen schnellen Überblick über jede Menge Kontenmodelle für Unternehmen geben. Darunter wird auch dein neues Firmenkonto sein. Du musst lediglich wissen, wie du aus der Masse an Vorschlägen die Konten mit deinen analysierten Anforderungen herausfilterst.
Hierzu solltest du die Unternehmensform, -größe, abgeschätzte Buchungen pro Monat, Kreditkartenwünsche und sonstige Bedingungen parat haben und entsprechend filtern. Am Ende gelangst du über entsprechende Links zu den jeweiligen Banken und kannst dort den Eröffnungsprozess starten.
Achte aber darauf, dass du ein gutes Vergleichstool benutzt. Hier gibt es leider viele Rechentools, die ungenügend sind. Ein gutes Portal erkennst du daran, dass sowohl die Zahl der angebotenen Firmenkonten als auch die der Anbieter möglichst hoch ist. Darüber hinaus sollten die Filtermöglichkeiten durch Einstellparameter vorhanden sein.
FAQ
An dieser Stelle möchten wir einige häufig gestellte Fragen zum Thema beantworten.
Was benötige ich, um ein Firmenkonto zu eröffnen?
Um ein Firmenkonto zu eröffnen, benötigst du üblicherweise die Unternehmensregistrierungsdokumente, Geschäftsnachweise und Ausweise der bevollmächtigten Personen. Die genauen Anforderungen können je nach Bank variieren.
Wie viel kostet es, ein Firmenkonto zu eröffnen?
Die Kosten für die Eröffnung eines Firmenkontos können von Bank zu Bank unterschiedlich sein. Einige Banken erheben möglicherweise eine Gebühr für die Eröffnung, während andere dies möglicherweise kostenlos anbieten.
Muss ein Firmenkonto eröffnet werden?
Es besteht in der Regel keine Verpflichtung zur Eröffnung eines Firmenkontos, aber es kann sinnvoll sein, um geschäftliche Transaktionen von den persönlichen Finanzen getrennt zu halten und eine bessere Übersicht über die Unternehmensfinanzen zu erhalten.
Wie lange dauert die Eröffnung eines Firmenkontos?
Die Dauer der Eröffnung eines Firmenkontos hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie beispielsweise der Bank, dem Standort des Unternehmens und der Vollständigkeit der benötigten Dokumente. In der Regel dauert der Prozess jedoch einige Tage bis einige Wochen.
Gibt es ein Mindestguthaben, das ich haben muss, um ein Firmenkonto zu eröffnen?
Ja, einige Banken verlangen ein Mindestguthaben, das du auf dem Konto haben musst, bevor du es eröffnen kannst. Dieses Guthaben kann variieren und hängt von der Bank und dem Kontotyp ab, den du wählst.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
