Ständig Überstunden wegen Personalmangel: Lösungsansätze für eine strategischere Personalplanung

Der Fachkräftemangel ist seit Jahren ein Problem in Deutschland und bislang ist keine Lösung in Sicht. Allein 2023 blieben durchschnittlich knapp 750.000 Arbeitsstellen unbesetzt. Viele Unternehmen wissen sich in dieser schwierigen Lage nicht anders zu helfen, als Überstunden von ihren Mitarbeitern zu verlangen. Doch natürlich darf das keine Dauerlösung sein.

In diesem Artikel präsentieren wir Lösungsansätze für eine bessere Personalplanung, die sowohl den rechtlichen Anforderungen entsprechen als auch die Belastung der Mitarbeiter reduzieren. Du erhältst Tipps dazu …

• … warum Angestellte von einer flexibleren Arbeitskultur profitieren,
• … wie die Förderung von Talenten die Mitarbeiterbindung stärkt,
• … welche Rolle Digitalisierung und Automatisierung spielt.

Erfahre anhand detaillierter Informationen und praxisnaher Beispiele, wie dein Unternehmen den Personalengpass bewältigen und den Arbeitsalltag produktiver gestalten kann!

Sind dauerhafte Überstunden zulässig?

Dauerhafte Überstunden sind grundsätzlich nicht zulässig, da das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) Begrenzungen vorgibt. Arbeitszeiten sollten gut geplant werden und im Einklang mit gesetzlichen Vorschriften stehen. Im Ausnahmefall sind temporäre Überstunden gestattet, sofern die geltenden Regelungen eingehalten werden.

Überstunden: Rechtliche Grundlagen, die du kennen musst

Um Überstunden rechtlich korrekt zu handhaben, ist es wichtig, sowohl die gesetzlichen Vorgaben als auch die vertraglichen Überstundenregelungen zu kennen. In diesem Abschnitt zeigen wir dir, welche Regelungen für das Thema Überstunden relevant sind.

Definition von Überstunden im Arbeitszeitgesetz

Überstunden sind Arbeitsstunden, die über die vereinbarte Arbeitszeit hinausgehen. Als gesetzliche Grundlage dient das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), das unter anderem festlegt, dass die Arbeitszeit pro Werktag acht Stunden nicht überschreiten darf. Zwar sind in Ausnahmefällen bis zu zehn Stunden möglich, jedoch nur, wenn ein angemessener Zeitausgleich gewährleistet wird.

Somit versteht man unter Überstunden jene Arbeitsstunden, die entweder die tägliche Regelarbeitszeit von acht Stunden oder die maximal zulässige Arbeitszeit von zehn Stunden überschreiten.

Lesetipp

Fortbildung: Arbeitszeit oder Freizeit? Rechte & Pflichten für Arbeitnehmer und Arbeitgeber in 2024

Arbeitsrechtliche Regelungen

Das Weisungsrecht des Arbeitgebers erlaubt die Anordnung von Überstunden, während Arbeitnehmer dazu verpflichtet sind, Überstunden abzuleisten, sofern sie vom Arbeitgeber veranlasst wurden. Allerdings können tarifvertragliche Regelungen oder Betriebsvereinbarungen von den gesetzlichen Bestimmungen abweichen. Daher sollte man im jeweiligen Einzelfall die entsprechenden Dokumente prüfen. Bei rechtlichen Fragen können Gewerkschaften eine kompetente Beratung bieten.

Arbeitsvertragliche Vereinbarungen

Im Arbeitsvertrag können spezifische Überstundenregelungen getroffen werden, zum Beispiel in Form von Abgeltungsklauseln oder Einzelvereinbarungen. Abgeltungsklauseln legen fest, wie Überstunden entschädigt werden sollen, etwa in Form eines Überstundenzuschlags oder einem Freizeitausgleich.

Es ist auch möglich, im Arbeitsvertrag einen Ausschluss der Überstundenvergütung zu vereinbaren. Hierbei muss jedoch beachtet werden, dass das Bundesarbeitsgericht in der Vergangenheit bereits unangemessen benachteiligende Klauseln für unwirksam erklärt hat, sofern sie nicht durch eine tarifvertragliche Übereinkunft ersetzt werden.

Überstundengrenzen bei Teilzeitbeschäftigung

Für Teilzeitkräfte gelten besondere Regelungen hinsichtlich der Überstunden. So zählt geleistete Arbeit als Überstunden, wenn die vereinbarte Wochenarbeitszeit überschritten wird. Werden hingegen die gesetzlich erlaubten Arbeitsstunden, die für Vollzeitbeschäftigte gelten, überschritten, spricht man von Mehrarbeit.

In diesem Zusammenhang ist auch die Beitragsbemessungsgrenze wichtig, da sie die Höchstgrenze für Sozialversicherungsbeiträge von Arbeitnehmern festlegt und somit Einfluss auf die Vergütung von Überstunden bei Teilzeitbeschäftigten haben kann.

Wie sich der Personalmangel auf Mitarbeiter auswirkt

Der Personalmangel kann weitreichende Folgen sowohl für die Mitarbeiter als auch für das gesamte Unternehmen haben. In diesem Kapitel betrachten wir zunächst die Konsequenzen, die Überstunden und Stress für Arbeitskräfte haben.

Folgen von Überstunden und Stress

Studien zeigen, dass lange Arbeitswochen über die Dauer von Monaten und zahlreiche Überstunden häufig zu Stress und körperlichen Beschwerden führen. Laut einer Studie der Weltgesundheitsorganisation (WHO) und der Internationalen Arbeitsorganisation sind Länder mit geringem Arbeitnehmerschutz besonders betroffen. Im Jahr 2016 wurden weltweit etwa 750.000 Todesfälle durch Schlaganfälle und Herzerkrankungen verzeichnet, die auf eine Arbeitszeit von 55 oder mehr Stunden pro Woche zurückzuführen sind.

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In Deutschland sind die Rahmenbedingungen hinsichtlich des Gesundheitssystems und Arbeitnehmerschutzes zwar besser, dennoch leisteten Festangestellte im Jahr 2017 durchschnittlich 27 Überstunden. Dies führt häufig zu einem vermehrten Aufsuchen von Beratungsstellen für stressbedingte Erkrankungen. Laut Tobias Stächele, Psychotherapeut und Co-Leiter der Ambulanz für stressbedingte Erkrankungen an der Universität Freiburg, zählen Arbeitsplatzkonflikte, wenig Freizeit und hoher Arbeitsdruck zu den häufigsten Stressfaktoren.

Man sollte dabei zwischen positivem Stress, der für Energie und Fokus sorgen kann, und negativem Stress differenzieren. Dauerhafte Anspannung kann zu einer Vielzahl Probleme führen, darunter Herz-Kreislauf-Erkrankungen, geschwächte Immunreaktionen und Hautausschläge. Stressbewältigungsmaßnahmen wie Achtsamkeitstraining können helfen, eine innere Distanz zum Job aufzubauen und das Privatleben vor gesundheitlichen Beeinträchtigungen durch zu viel Arbeit zu schützen.

Anforderungs-Kontroll-Modell nach Karasek

Das Anforderungs-Kontroll-Modell, entwickelt von Robert Karasek im Jahr 1979, beschreibt die Stressreaktion von Mitarbeitern in Abhängigkeit von ihren Kontroll- und Einflussmöglichkeiten in der Arbeitssituation. Hohe quantitative Anforderungen und psychische Belastungen durch Zeitdruck und hohen Arbeitseinsatz können in Kombination mit einem geringen Entscheidungsspielraum und wenig Kontrolle zu Stress und erhöhtem Erkrankungsrisiko führen, auch bekannt als "Job-Strain".

Dem gegenüber können hohe Anforderungen und große Kontrollmöglichkeiten gesundheitsförderlich wirken, indem sie zur Ressourcenbildung und Situationsbewältigung beitragen. Eine positive Herausforderung, gepaart mit sozialer Unterstützung durch Kollegen, kann die Stressbewältigung verbessern und präventiv gegen Befindensstörungen wirken. Das soziale Netzwerk bei der Arbeit, das emotionalen Rückhalt und Anerkennung bietet, kann das Wohlbefinden fördern und mit Stress assoziierte Erkrankungen reduzieren.

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Im Rahmen einer guten Personalplanung sollte daher stets darauf geachtet werden, eine ausgewogene Balance zwischen Anforderungen und Kontrolle zu schaffen, um Überstunden und Stress für die Beschäftigten weitgehend zu reduzieren. Dabei sollten auch Ansprüche auf Freizeitausgleich und Möglichkeiten zum Überstundenabbau berücksichtigt werden. In Notsituationen kann dies dazu beitragen, bei plötzlichem Personalmangel handlungsfähig zu sein, ohne langfristige negative Auswirkungen auf die Mitarbeiter und die Unternehmensstruktur in Kauf nehmen zu müssen.

Überstunden adé: Lösungsansätze für eine bessere Personalplanung

Ein Mangel an qualifiziertem Personal kann häufig dazu führen, dass die Beschäftigten vermehrt Überstunden ableisten müssen. Um solchen Ausnahmesituationen vorzubeugen und das Personalmanagement zu optimieren, stellen wir im Folgenden wirksame Strategien und Maßnahmen vor, die du als Arbeitgeber ergreifen kannst.

Aufbau einer flexibleren Arbeitskultur

Die Etablierung einer flexiblen Arbeitskultur ist ein zentraler Ansatz, um dem Personalmangel entgegenzuwirken und die Arbeitsbelastung der Beschäftigten zu verringern. Im Folgenden sind einige konkrete Vorschläge aufgelistet:

• Vollzeitbeschäftigte sollten in Notsituationen verstärkt unterstützt werden, indem Aufgaben besser aufgeteilt oder feste Teams gebildet werden.
• Teilzeitkräften sollte mehr Flexibilität eingeräumt werden, sodass sie ihre Arbeitszeiten und -umfänge im Einklang mit den betrieblichen Anforderungen gestalten können.
• Die Kapazitäten der Belegschaft sollten durch eine regelmäßige Überprüfung der Auftragsbücher an den aktuellen Arbeitsbedarf angepasst werden. Ein Großauftrag erfordert generell mehr Personal.

Talentförderung und Mitarbeiterbindung

Um dem Fachkräftemangel in Unternehmen zu begegnen, ist es wichtig, Talente zu fördern und Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen zu binden.

• Die kontinuierliche Schulung und Weiterbildung der Angestellten sollte ein wesentlicher Bestandteil der Personalstrategie sein.
• Anreize könnten geschaffen werden, indem zum Beispiel die Möglichkeit geboten wird, dass Mitarbeiter Überstunden durch einen Freizeitausgleich "abfeiern" oder unbezahlte Freistellungen in Anspruch nehmen können.
• Die Zusammenarbeit zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgeber sollte auf der Grundlage transparenter und klarer Betriebsvereinbarungen erfolgen, um Unklarheiten und Reibungsflächen zu verhindern.

Lesetipp

Dass motivierte Mitarbeiter nicht nur länger bei einem Unternehmen bleiben, sondern auch besser arbeiten, ist kein Geheimnis. In unserem Artikel Mitarbeiterführung im Jahr 2024: Wie du dein Team zu Höchstleistungen motivierst – auch im Homeoffice erfährst du, wie dir das gelingt.

Digitalisierung und Automatisierung

Digitale Technologien und automatisierte Prozesse haben das Potenzial, Personalengpässe abzubauen und die Teamzusammenarbeit sowie die Personalplanung zu verbessern.

• Mithilfe geeigneter Software sollte die Personalplanung digitalisiert und so auch die interne Kommunikation verbessert werden.
• Automatisierungen können dazu verwendet werden, wiederkehrende und zeitintensive Aufgaben zu vereinfachen, wodurch mehr Raum für strategische Planungen und die Entwicklung von Mitarbeitern geschaffen wird.
• Digitale Tools, die Arbeitnehmer bei der Selbstorganisation unterstützen, können zur Erleichterung des Arbeitsalltags beitragen.

Lesetipp

Einen Überblick über nützliche Zeiterfassungstools findest du in unserem Artikel Zeiterfassung per App: Die 15 besten Apps für 2024.

Fazit: Präventive Maßnahmen gegen Überlastung und Personalengpässe

Zahlreiche Untersuchungen belegen die gesundheitlichen Risiken, die Überstunden mit sich bringen, da sie durch Stress zu schweren Erkrankungen führen können. Lösungsansätze wie eine flexible Arbeitskultur und Digitalisierung sind wesentliche Tools zur Vermeidung von Personalengpässen. Hier bist du als Arbeitgeber gefragt, um für Entlastung zu sorgen.

Um nachhaltige Lösungsstrategien zu entwickeln, können die folgenden Punkte als Grundlage dienen:

• Arbeitsrecht: Beachte Überstundenregelungen im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und vertragliche Betriebsvereinbarungen, um die rechtlichen Pflichten zu erfüllen.
• Gesundheitsmanagement: Sorge für eine angemessene Arbeitsbelastung im Team und die Förderung des Wohlbefindens, um Stress bei deinen Mitarbeitern zu reduzieren und gesundheitlichen Beschwerden vorzubeugen.
• Personalentwicklung: Lege Wert auf die Stärkung der Mitarbeiterbindung und eine proaktive Personalplanung durch flexible Arbeitsmodelle, um die Notwendigkeit von Überstunden zu verringern.

Analysiere die aktuellen Arbeitsabläufe deines Teams und prüfe, inwiefern digitale Lösungen Entlastung bieten können. Setze auf eine zukunftsorientierte Förderung und Weiterbildung deiner Mitarbeiter und schaffe Bedingungen, die die Motivation und das Wohlbefinden am Arbeitsplatz steigern.

FAQ

Nachfolgend sind einige Antworten auf häufig vorkommende Fragen zusammengestellt.

Kann ich gezwungen werden, Überstunden zu machen?

Du kannst prinzipiell nicht gezwungen werden, über das Soll hinaus zu arbeiten. Allerdings kann dein Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag Regelungen enthalten, die Mehrarbeit erlauben bzw. vorsehen, sofern dies zumutbar ist. In solchen Fällen ist es ratsam, dich genau über deine Rechte und Pflichten zu informieren.

Was ist der Unterschied zwischen Überstunden und Mehrarbeit?

Überstunden sind zusätzliche Arbeitsstunden über die vereinbarte Stundenzahl hinaus, die oft durch Freizeit ausgleichbar sind oder vergütet werden. Mehrarbeit ist dagegen gesetzlich geregelt, betrifft Vollzeitbeschäftigte und überschreitet die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten.

Wie viele Überstunden pro Woche sind zulässig?

Pro Woche sind in Deutschland laut Arbeitszeitgesetz bis zu zehn Stunden Arbeitszeit am Tag zulässig. Bei einer normalen 40-Stunden-Woche ist die Ableistung von zehn Überstunden erlaubt.

Wann müssen Überstunden nicht bezahlt werden?

Überstunden können auch durch einen Freizeitausgleich abgegolten oder durch eine Klausel im Arbeitsvertrag geregelt werden. Informiere dich eingehend und beachte die gesetzlichen Regelungen zu unbezahlten Überstunden.

Kann ich entlassen werden, wenn ich keine Überstunden machen will?

Grundsätzlich sind Überstunden zulässig, wenn sie vertraglich geregelt und angemessen sind. Eine Kündigung seitens des Arbeitgebers aufgrund von Verweigerung ist jedoch nur in Ausnahmefällen möglich, wenn dringende betriebliche Erfordernisse vorliegen.

Sind Überstunden wegen Personalengpässen arbeitsrechtlich zulässig?

Überstunden wegen Personalengpässen sind arbeitsrechtlich zulässig, wenn sie vertraglich oder tariflich gebilligt sind und betriebliche Erfordernisse oder Sonderfälle sie rechtfertigen. Die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie die Einhaltung gesetzlicher Ruhezeiten sind für die Umsetzung zentral.

Thomas Sesli

Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.