QM-Zertifizierung: Ablauf und Anforderungen für ein erfolgreiches Qualitätsmanagement im Unternehmen

Qualitätsmanagement gewinnt in der heutigen Geschäftswelt zunehmend an Bedeutung, und eine QM-Zertifizierung stellt eine solide Basis dar, um Prozesse gezielt zu optimieren und regulatorischen Anforderungen zu entsprechen. In diesem Artikel erfährst du alles Wissenswerte über den Ablauf und die Anforderungen einer QM-Zertifizierung.

Sei gespannt auf interessante Einblicke in folgende Themen:

• Anwendungsbereiche der ISO 9001
• Vorteile einer erfolgreichen QM-Zertifizierung für dein Unternehmen
• Wichtige Schritte bei der Vorbereitung einer QM-Zertifizierung

Entdecke, wie eine QM-Zertifizierung deinem Unternehmen in puncto Qualität und Effizienz zugutekommen kann. Zögere nicht und stürze dich in diesen informativen Artikel!

Wer stellt Qualitätsmanagement-Zertifikate aus?

Qualitätsmanagement-Zertifikate werden von akkreditierten Zertifizierungsstellen ausgestellt. Diese Organisationen, etwa TÜV, DEKRA oder Bureau Veritas, überprüfen die Einhaltung von Qualitätsmanagementnormen wie ISO 9001. Nach erfolgreicher Prüfung erhält dein Unternehmen das entsprechende Zertifikat.

QM-Zertifizierung nach ISO 9001: Die Grundlagen

Die QM-Zertifizierung nach ISO 9001 gewährleistet, dass Unternehmen ihre Prozesse systematisch verbessern, während sie gleichzeitig regulatorischen Anforderungen gerecht werden. Zum Anfang erfährst du mehr über die relevanten Anwendungsbereiche, Branchen und Vorteile einer Zertifizierung.

Anwendungsbereiche

Die ISO 9001 kommt in Bereichen wie der Produktzertifizierung, Systemzertifizierung und Personalzertifizierung zum Einsatz. Hierbei stehen die Überprüfung der Produktqualität, die Erfüllung von Managementsystemanforderungen in verschiedenen Aspekten und die Kompetenzprüfung von Einzelpersonen, z. B. von Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB), im Mittelpunkt.

Vorteile der QM-Zertifizierung für Unternehmen

Die Implementierung eines QM-Systems nach der ISO 9001 bringt eine Vielzahl an Vorteilen mit sich:

• Optimierung von Prozessen und gesteigerte Kundenzufriedenheit
• Identifikation von Verbesserungspotenzialen und Einsparmöglichkeiten
• Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
• Steigerung der Wirtschaftlichkeit durch kontinuierliche Prozessverbesserungen
• Risikominimierung und Verbesserung des Images
• Gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit
• Weltweite Vergleichbarkeit der Qualitätsstandards

Darüber hinaus ist die ISO 9001 mit anderen Managementsystemen kompatibel und kann problemlos in bestehende Systeme integriert werden. Die sogenannte "High-Level-Structure" (HLS) ermöglicht die Kombination verschiedener Managementsysteme zu einem integrierten Managementsystem (IMS).

Vorbereitung auf die QM-Zertifizierung

Die erfolgreiche Vorbereitung auf eine QM-Zertifizierung setzt das Erstellen eines soliden und leistungsfähigen Qualitätsmanagementsystems voraus. Hierbei sind folgende Aspekte von zentraler Bedeutung.

Entwicklung eines Qualitätsmanagementsystems

Zunächst gilt es, ein QMS für dein Unternehmen zu entwickeln, bevor du mit der eigentlichen Zertifizierung beginnen kannst. Dafür solltest du folgende Schritte durchlaufen:

• Definiere präzise die Qualitätsziele für jedes einzelne Produkt oder jede Dienstleistung, die dein Unternehmen anbietet.
• Erarbeite eine Strategie zur Prozessoptimierung und entwickle konkrete Maßnahmen für deren Umsetzung.
• Setze einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess in Gang, um eine stetige Anpassung und Optimierung des QMS zu gewährleisten.
• Stelle sicher, dass die Dokumentenprüfung und -freigabe sorgfältig erfolgt, um eine hohe Qualität der erstellten Dokumente und Prozessbeschreibungen sicherzustellen.

Einbindung der Mitarbeitenden

Die aktive Beteiligung der Mitarbeitenden bei der Entwicklung und Implementierung des QMS ist entscheidend für dessen Erfolg. Hier sind einige bewährte Methoden, um Mitarbeiter zur Zusammenarbeit im QMS zu motivieren:

• Vermittele durch Schulungen und Informationsveranstaltungen ein Bewusstsein für die Bedeutung von Qualitätsmanagement und die Zertifizierung.
• Gib den Mitarbeitenden die Möglichkeit, Feedback und Verbesserungsvorschläge für Arbeitsabläufe und Organisationseinheiten einzubringen.
• Ermutige die Mitarbeitenden, sich aktiv an der Gestaltung von Prozessabläufen und der Festlegung von Qualitätszielen zu beteiligen.
• Führe regelmäßige Mitarbeitergespräche, um die Leistung und das Potenzial zu bewerten und gegebenenfalls Anpassungen im QMS vorzunehmen.

Pflichtdokumentation und Prozessbeschreibungen

Bei der Erstellung und Pflege der Pflichtdokumentation und Prozessbeschreibungen handelt es sich um wichtige Bestandteile des Qualitätsmanagementsystems. Sie bilden die Basis für die Akkreditierung der QM-Zertifizierung, indem sie genaue Vorgehensweisen, Verantwortlichkeiten und Anforderungen dokumentieren. Beachte dabei folgende Punkte:

• Entwickle einheitliche Standards und Vorlagen für Dokumentation und Prozessbeschreibungen, um Konsistenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
• Stelle sicher, dass alle relevanten Prozesse und Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens in den Dokumenten abgebildet sind, um ein vollständiges Bild des QMS zu erhalten.
• Verifiziere und validiere erstellte Dokumente und Prozessbeschreibungen durch die Prüfung und Freigabe der zuständigen Personen innerhalb des Unternehmens.
• Pflege und aktualisiere die Dokumentation in regelmäßigen Abständen, um Veränderungen im Unternehmen und in den geforderten Prozessen gerecht zu werden sowie die kontinuierliche Verbesserung des QMS zu unterstützen.

Der Zertifizierungsprozess

Da du nun mit den Grundlagen und Vorbereitungen vertraut bist, können wir uns dem Zertifizierungsprozess zuwenden, der in mehrere Phasen unterteilt ist.

Das Voraudit

Das Voraudit stellt einen optionalen Schritt dar, der dir dabei hilft, dein Qualitätsmanagement auf den anstehenden Zertifizierungsprozess vorzubereiten. In dieser Phase untersucht ein externer Auditor dein QM-System, identifiziert Verbesserungspotenziale und gibt Empfehlungen für entsprechende Korrekturmaßnahmen ab. So erhältst du eine fundierte Einschätzung der Auditbereitschaft deines Unternehmens, wodurch du gezielt Schwachstellen angehen kannst, bevor das eigentliche Zertifizierungsaudit durchgeführt wird.

Das Zertifizierungsaudit

Der Hauptteil des Zertifizierungsprozesses besteht aus dem Zertifizierungsaudit. In diesem Schritt überprüft ein Auditor, meist von einer akkreditierten Zertifizierungsstelle, ob deine Prozesse den Anforderungen der ISO 9001 gerecht werden. Dabei stehen die Umsetzung deines Qualitätsmanagements, die Einbindung der Mitarbeiter und die Erreichung festgelegter Qualitätsziele im Fokus. Nach Abschluss des Audits erhältst du einen Auditbericht, der sowohl die Resultate der Untersuchung als auch eventuelle Korrekturmaßnahmen beinhaltet.

Bewertung der Auditergebnisse

Im Anschluss an das Zertifizierungsaudit gilt es, die erzielten Ergebnisse zu bewerten. Hierbei prüft die Zertifizierungsstelle, ob das Qualitätsmanagement und die Prozesse deines Unternehmens den Anforderungen der ISO 9001 entsprechen und ob gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen erforderlich sind. Basierend auf dieser Bewertung kannst du festlegen, welche Aktionen notwendig sind, um den geforderten Qualitätsstandard abzudecken.

Erhalt des ISO-9001-Zertifikats

Ist dein Qualitätsmanagement erfolgreich gemäß den Anforderungen der ISO 9001 zertifiziert worden, erhält dein Unternehmen das offizielle ISO-9001-Zertifikat. Dieses bestätigt das hohe Qualitätsniveau deiner Prozesse sowie den erfolgreichen Einsatz deines QM-Systems. Beachte, dass das Zertifikat eine Gültigkeit von drei Jahren besitzt. Innerhalb dieser Zeitspanne müssen regelmäßige Überwachungsaudits durchgeführt werden, um die Zertifizierung aufrechtzuerhalten.

Überwachungsaudit und Rezertifizierung

Während der Gültigkeitsdauer des Zertifikats sind regelmäßige Überwachungsaudits notwendig, um sicherzustellen, dass dein Qualitätsmanagement den Anforderungen weiterhin gerecht wird und kontinuierlich verbessert wird. Diese Überwachungsaudits finden üblicherweise einmal jährlich statt und können gegebenenfalls zu Korrekturmaßnahmen führen, falls Abweichungen von der ISO-9001-Norm festgestellt werden. Vor Ablauf der dreijährigen Gültigkeit des Zertifikats muss eine Rezertifizierung erfolgen, bei welcher der gesamte Zertifizierungsprozess erneut durchlaufen und die Zertifizierung anschließend erneuert wird.

Kosten und Auswahl einer Zertifizierungsstelle

Um dein Unternehmen erfolgreich nach der ISO 9001 zertifizieren zu lassen, ist die Auswahl der richtigen Zertifizierungsstelle anzugehen.

Zusammensetzung der Kosten

Die Kosten für eine QM-Zertifizierung setzen sich aus verschiedenen Bestandteilen zusammen:

• Größe und Komplexität deines Unternehmens
• Aufwand für die Vorbereitung, Entwicklung und Umsetzung des Qualitätsmanagementsystems
• Gebühren der Zertifizierungsstelle
• Reise- und Übernachtungskosten für Auditoren
• Aufwand für Überwachungsaudits und eine Rezertifizierung

Indem du verschiedene Angebote von Zertifizierungsstellen miteinander vergleichst, kannst du kosteneffizient eine passende Zertifizierungsstelle finden.

Kriterien für die Auswahl einer Zertifizierungsstelle

Bei der Auswahl einer Zertifizierungsstelle solltest du folgende Kriterien berücksichtigen:

1. Akkreditierung: Die Zertifizierungsstelle sollte grundsätzlich nach DIN EN ISO/IEC 17021 akkreditiert sein.
2. Erfahrung und Branchenkenntnisse: Viel Erfahrung und spezifisches Wissen in deiner Branche sind wichtige Faktoren für eine fundierte Zertifizierung.
3. Referenzen: Erkundige dich nach Referenzen und recherchiere Erfahrungen anderer Unternehmen mit der betreffenden Zertifizierungsstelle.
4. Ortsnähe: Eine nahegelegene Zertifizierungsstelle kann Reisekosten reduzieren und die Terminabstimmungen vereinfachen.
5. Servicequalität und Kommunikation: Eine verlässliche Betreuung und offene Kommunikation wirken sich positiv auf den gesamten Zertifizierungsprozess aus.
6. Kosten: Betrachte das Preis-Leistungs-Verhältnis und ziehe mehrere Angebote in Betracht.

Erstgespräche, Angebote und Vertragsgestaltung

Bevor du eine Entscheidung triffst, sind in der Regel Erstgespräche mit verschiedenen Zertifizierungsgesellschaften erforderlich. Nutze diese Gelegenheiten, um Fragen zu klären, den Zertifizierungsumfang zu besprechen und Angebote einzuholen. Achte darauf, dass die Angebote transparent und leicht verständlich sind und alle relevanten Kosten sowie regulatorischen Anforderungen berücksichtigt werden.

Prüfe den Vertrag mit der ausgewählten Zertifizierungsstelle hinsichtlich vollständiger Leistungsbeschreibungen, transparenter Kosten und Kündigungsmöglichkeiten. Kläre zudem, welche Unterstützung du bei der Umsetzung des Qualitätsmanagementsystems und im Falle von Abweichungen oder Korrekturmaßnahmen erwarten kannst.

Weitere QM-Zertifizierungen

Abseits der ISO 9001-QM-Zertifizierung existieren weitere Qualitätsmanagement-Zertifizierungen, welche nur für bestimmte Branchen von Interesse sind.

OK für Kids

OK für Kids ist ein Qualitätssiegel, das darauf abzielt, Unternehmen und deren Produkte sowie Dienstleistungen als kinderfreundlich auszuweisen. Da Kinder und Jugendliche anspruchsvolle Kunden sind und Eltern großen Wert auf das Wohl ihrer Kinder legen, wächst die Bedeutung unabhängiger Zertifikate für die Qualität und das Kindeswohl.

Der Deutsche Kinderschutzbund NRW e.V. entwickelte die Kriterien des Qualitätssiegels, wobei auch Kinder und Eltern in den Entwicklungsprozess involviert wurden. TÜV NORD führt vor Ort Bewertungsverfahren, Beurteilungen und die Zertifizierung durch. Jährliche Überprüfungen gewährleisten die Einhaltung der Qualitätskriterien; bei Kettenbetrieben werden zusätzlich Stichproben genommen.

Geprüfte Service-Qualität

Das ist eine Zertifizierung, deren Fokus auf der Bewertung der Service-Qualität innerhalb eines Unternehmens liegt. Der Weg zum Zertifikat umfasst fünf Schritte:

1. Die gemeinsame Vorbereitung mit dem Unternehmen, einschließlich des Erhalts eines Kriterienkatalogs und der Erstellung eines Zeitplans.
2. Eine Prüfungsphase mit prozessorientierten Dokumentenprüfungen, Audits vor Ort, Kundenbefragungen und optionaler Mystery-Analysen oder Testeinkäufen.
3. Die Erstellung eines Management-Summarys als Zusammenfassung der Prüfungsergebnisse.
4. Die eventuelle Vergabe des Zertifikats.
5. Die Unterstützung bei Marketingaktionen und der Öffentlichkeitsarbeit sowie Überwachungsaudits und Kundenbefragungen alle zwei Jahre.

IATF 16949 für Zulieferer der Automobilindustrie

Für Zulieferer im Automobilbereich ist die IATF 16949 eine unerlässliche Zertifizierung. Sie garantiert die Erfüllung hoher Qualitätsanforderungen dieser Industrie und steigert somit die Marktchancen. Die Zertifizierung konzentriert sich auf die kontinuierliche Verbesserung der System-, Prozess- und Produktqualität in der Entwicklung und Fertigung sowie auf die präventive Fehlervermeidung.

Die IATF 16949 umfasst zudem die ISO 9001, wodurch eine eigenständige Zertifizierung nicht nötig ist. Eine internationale Marktpräsenz wird ermöglicht und das Vertrauen von Kunden und Partnern gestärkt. Die Zertifizierung ist für alle Unternehmen der Automobil-Lieferkette relevant – von Vorlieferanten bis hin zu Direktlieferanten in der Serien- sowie Ersatzteilproduktion.

Fazit: Qualitätsmanagement mit ISO 9001 erfolgreich umsetzen

Die QM-Zertifizierung ISO 9001 unterstützt Unternehmen dabei, ihre Prozesse fortlaufend zu optimieren und regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Die Zertifizierung bringt viele Vorteile wie die Steigerung der Kundenzufriedenheit und die Verbesserung der Wettbewerbsposition.

Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse, die im Zusammenhang mit der ISO 9001 unbedingt beachtet werden sollten:

• QM-System: Die Entwicklung und Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems stellt eine Grundvoraussetzung dar, um die Anforderungen ein Audit zu bestehen.
• Mitarbeiter-Einbindung: Damit das QMS sachgerecht umgesetzt und kontinuierlich verbessert werden kann, ist die aktive Beteiligung der Mitarbeiter unerlässlich.
• Zertifizierungspartner: Die richtige Wahl einer Zertifizierungsstelle ermöglicht einen langfristigen Support sowie den Zugang zu Fachkenntnissen.

Nutze dein neu erworbenes Wissen, um die nächsten Schritte einzuleiten! Ein gut funktionierendes QMS ist der Schlüssel zu einer stetigen Verbesserung der internen Prozesse.

FAQ

Häufig aufkommende Fragen beantworten wir hier.

Warum ist eine QM-Zertifizierung wichtig?

Eine QM-Zertifizierung ist wichtig, weil sie Kundenvertrauen aufbaut, die Prozessoptimierung fördert und Wettbewerbsvorteile verschafft. Eine solche Zertifizierung zeigt, dass dein Unternehmen Qualitätsmanagement-Standards einhält und sich kontinuierlich verbessert.

Was kostet eine QM-Zertifizierung?

Die Kosten einer QM-Zertifizierung variieren je nach Unternehmensgröße und Zertifizierungsstelle. Üblicherweise liegen sie zwischen 1.000 und 10.000 Euro. Für konkrete Angebote empfehlen wir, bei mehreren Zertifizierungsstellen anzufragen.

Ist ein QM-System für Unternehmen verpflichtend?

Ein QM-System ist nicht generell verpflichtend für Unternehmen. Allerdings existieren branchenspezifische Normen, die den Einsatz empfehlen. Durch ein solches System kann die Qualität deiner Produkte und Dienstleistungen optimiert sowie die Kundenzufriedenheit erhöht werden.

Wer kann im Qualitätsmanagement arbeiten?

Im Qualitätsmanagement können Fachleute mit verschiedenem Hintergrund arbeiten, etwa Ingenieure, Betriebswirte oder Naturwissenschaftler. Wichtig sind Kenntnisse in der Prozessoptimierung, Qualitätsstandards und Analysemethoden. Zusatzqualifikationen erhöhen die Karrierechancen.

Ist eine QM-Zertifizierung branchenübergreifend gültig?

Eine QM-Zertifizierung ist grundsätzlich branchenübergreifend gültig, da das Qualitätsmanagement universelle Anforderungen und Standards beinhaltet. Dennoch können branchenspezifische Normen relevant sein. Prüfe daher die konkreten Zertifizierungsanforderungen deiner Branche.

Kann ein Unternehmen mehrere QM-Zertifizierungen erhalten?

Ja, Unternehmen können mehrere QM-Zertifizierungen erhalten. Diverse Normen bedienen unterschiedliche Bereiche und verbessern verschiedene Aspekte des Qualitätsmanagements. Eine Kombination mehrerer Zertifikate stärkt das firmeninterne Qualitätsbewusstsein und den Marktauftritt.

Werden QM-Zertifizierungen auch international anerkannt?

QM-Zertifizierungen werden international anerkannt, sofern sie von akkreditierten Zertifizierungsstellen ausgestellt sind. Bekannte Beispiele sind ISO 9001 und IATF 16949. Die Relevanz variiert jedoch je nach Industriezweig und Land.

Thomas Sesli

Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.