Qualitätsmanagement gewinnt in der heutigen Geschäftswelt zunehmend an Bedeutung, und eine QM-Zertifizierung stellt eine solide Basis dar, um Prozesse gezielt zu optimieren und regulatorischen Anforderungen zu entsprechen. In diesem Artikel erfährst du alles Wissenswerte über den Ablauf und die Anforderungen einer QM-Zertifizierung.
Sei gespannt auf interessante Einblicke in folgende Themen:
- Anwendungsbereiche der ISO 9001
- Vorteile einer erfolgreichen QM-Zertifizierung für dein Unternehmen
- Wichtige Schritte bei der Vorbereitung einer QM-Zertifizierung
Entdecke, wie eine QM-Zertifizierung deinem Unternehmen in puncto Qualität und Effizienz zugutekommen kann. Lass uns loslegen!
Wer stellt Qualitätsmanagement-Zertifikate aus?
Qualitätsmanagement-Zertifikate werden von akkreditierten Zertifizierungsstellen ausgestellt. Diese Dienstleister, etwa TÜV, DEKRA oder Bureau Veritas, überprüfen die Einhaltung von Qualitätsmanagementnormen wie die ISO 9001. Nach erfolgreicher Prüfung erhält dein Unternehmen das entsprechende Zertifikat.
QM-Zertifizierung nach ISO 9001: Die Grundlagen
Die QM-Zertifizierung nach ISO 9001 gewährleistet, dass Unternehmen ihre Prozesse systematisch verbessern, während sie gleichzeitig regulatorischen Anforderungen gerecht werden. Zum Anfang erfährst du mehr über die relevanten Anwendungsbereiche, Branchen und Vorteile einer Zertifizierung.
Anwendungsbereiche
Die ISO 9001 kommt in Bereichen wie der Produktzertifizierung, Systemzertifizierung und Personalzertifizierung zum Einsatz. Hierbei stehen die Überprüfung der Produktqualität, die Erfüllung von Managementsystemanforderungen in verschiedenen Aspekten und die Kompetenzprüfung von Einzelpersonen, z. B. von Qualitätsmanagementbeauftragten (QMB), im Mittelpunkt.
Vorteile der QM-Zertifizierung für Unternehmen
Die Implementierung eines QM-Systems nach der ISO 9001 bringt eine Vielzahl an Vorteilen mit sich:
- Optimierung von Prozessen und gesteigerte Kundenzufriedenheit
- Identifikation von Verbesserungspotenzialen und Einsparmöglichkeiten
- Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit
- Steigerung der Wirtschaftlichkeit durch kontinuierliche Prozessverbesserungen
- Risikominimierung und Verbesserung des Images
- Gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit
- Weltweite Vergleichbarkeit der Qualitätsstandards
Darüber hinaus ist die ISO 9001 mit anderen Managementsystemen kompatibel und kann problemlos in bestehende Systeme integriert werden. Die sogenannte "High-Level-Structure" (HLS) ermöglicht die Kombination verschiedener Managementsysteme zu einem integrierten Managementsystem (IMS).
Lesetipp
Noch unsicher? Schau doch mal bei diesem Artikel vorbei: Was ist ein Audit und wie kann dein Unternehmen davon profitieren?
Vorbereitung auf die QM-Zertifizierung
Die erfolgreiche Vorbereitung auf eine QM-Zertifizierung setzt das Erstellen eines soliden und leistungsfähigen Qualitätsmanagementsystems voraus. Hierbei sind folgende Aspekte von zentraler Bedeutung:
Entwicklung eines Qualitätsmanagementsystems
Zunächst gilt es, ein QMS für dein Unternehmen zu entwickeln, bevor du mit der eigentlichen Zertifizierung beginnen kannst. Dafür solltest du folgende Schritte durchlaufen:
- Definiere präzise die Qualitätsziele für jedes einzelne Produkt oder jede Dienstleistung, die dein Unternehmen anbietet.
- Erarbeite eine Strategie zur Prozessoptimierung und entwickle konkrete Maßnahmen für die Umsetzung.
- Setze einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess in Gang, um eine stetige Anpassung und Optimierung des QMS zu gewährleisten.
- Stelle sicher, dass die Dokumentenprüfung und -freigabe sorgfältig erfolgt, um eine hohe Qualität der erstellten Dokumente und Prozessbeschreibungen sicherzustellen.
Einbindung der Mitarbeitenden
Die aktive Beteiligung der Mitarbeitenden bei der Entwicklung und Implementierung des QMS ist entscheidend für den Erfolg. Hier sind einige bewährte Methoden, um Mitarbeiter zur Zusammenarbeit im QMS zu motivieren:
- Vermittele durch Schulungen und Informationsveranstaltungen ein Bewusstsein für die Bedeutung von Qualitätsmanagement und die Zertifizierung.
- Gib den Mitarbeitenden die Möglichkeit, Feedback und Verbesserungsvorschläge für Arbeitsabläufe und Organisationseinheiten einzubringen.
- Ermutige die Mitarbeitenden, sich aktiv an der Gestaltung von Prozessabläufen und der Festlegung von Qualitätszielen zu beteiligen.
- Führe regelmäßige Mitarbeitergespräche, um die Leistung und das Potenzial zu bewerten und gegebenenfalls Anpassungen im QMS vorzunehmen.
Pflichtdokumentation und Prozessbeschreibungen
Bei der Erstellung und Pflege der Pflichtdokumentationen und Prozessbeschreibungen handelt es sich um wichtige Bestandteile von Qualitätsmanagementsystemen. Sie bilden die Basis für die Akkreditierung der QM-Zertifizierung, indem sie genaue Vorgehensweisen, Verantwortlichkeiten und Anforderungen dokumentieren. Beachte dabei folgende Punkte:
- Entwickle einheitliche Standards und Vorlagen für Dokumentationen und Prozessbeschreibungen, um Konsistenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
- Stelle sicher, dass alle relevanten Prozesse und Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens in den Dokumenten abgebildet sind, um ein vollständiges Bild des QMS zu erhalten.
- Verifiziere und validiere erstellte Dokumente und Prozessbeschreibungen durch die Prüfung und Freigabe der zuständigen Personen innerhalb des Unternehmens.
- Pflege und aktualisiere die Dokumentation in regelmäßigen Abständen, um Veränderungen im Unternehmen und in den geforderten Prozessen gerecht zu werden sowie die kontinuierliche Verbesserung des QMS zu unterstützen.
Lesetipp
Für eine nachvollziehbare Dokumentation solltest du ein QM-Handbuch anlegen. Die wichtigsten Infos dazu bietet dir dieser Artikel: QM-Handbuch: So geht leistungsstarkes Qualitätsmanagement im Unternehmen
Der Zertifizierungsprozess
Da du nun mit den Grundlagen und Vorbereitungen vertraut bist, können wir uns dem Zertifizierungsprozess zuwenden, der in mehrere Phasen unterteilt ist.
Das Voraudit
Das Voraudit stellt einen optionalen Schritt dar, der dir dabei hilft, dein Qualitätsmanagement auf den anstehenden Zertifizierungsprozess vorzubereiten. In dieser Phase untersucht ein externer Auditor dein QM-System, identifiziert Verbesserungspotenziale und gibt Empfehlungen für entsprechende Korrekturmaßnahmen ab. So erhältst du eine fundierte Einschätzung deines Unternehmens und kannst gezielt Schwachstellen angehen, bevor das eigentliche Zertifizierungsaudit durchgeführt wird.
Das Zertifizierungsaudit
Der Hauptteil des Zertifizierungsprozesses besteht aus dem Zertifizierungsaudit. In diesem Schritt überprüft ein Auditor, meist von einer akkreditierten Zertifizierungsstelle, ob deine Prozesse den Anforderungen der ISO 9001 gerecht werden. Dabei stehen die Umsetzung deines Qualitätsmanagements, die Einbindung der Mitarbeiter und die Erreichung festgelegter Qualitätsziele im Fokus. Nach Abschluss des Audits erhältst du einen Auditbericht, der sowohl die Resultate der Untersuchung als auch eventuelle Korrekturmaßnahmen beinhaltet.
Bewertung der Auditergebnisse
Im Anschluss an das Zertifizierungsaudit gilt es, die erzielten Ergebnisse zu bewerten. Hierbei prüft die Zertifizierungsstelle, ob das Qualitätsmanagement und die Prozesse deines Unternehmens den Anforderungen der ISO 9001 entsprechen und ob gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen erforderlich sind. Basierend auf dieser Bewertung kannst du festlegen, welche Aktionen notwendig sind, um den geforderten Qualitätsstandard abzudecken.
Lesetipp
Hier findest du Anregungen für Verbesserungen in deinen Qualitätsmanagementprozessen: Qualitätsmanagement-Methoden: Wie du mit den richtigen Werkzeugen deinen Geschäftserfolg steigerst
Erhalt des ISO-9001-Zertifikats
Ist dein Qualitätsmanagement erfolgreich gemäß den Anforderungen der ISO 9001 zertifiziert worden, erhält dein Unternehmen das offizielle ISO-9001-Zertifikat. Dieses bestätigt das hohe Qualitätsniveau deiner Prozesse sowie den erfolgreichen Einsatz deines QM-Systems. Beachte, dass das Zertifikat eine Gültigkeit von drei Jahren besitzt. Innerhalb dieser Zeitspanne müssen regelmäßige Überwachungsaudits durchgeführt werden, um die Zertifizierung aufrechtzuerhalten.
Überwachungsaudit und Rezertifizierung
Während der Gültigkeitsdauer des Zertifikats sind regelmäßige Überwachungsaudits notwendig, um sicherzustellen, dass dein Qualitätsmanagement den Anforderungen weiterhin gerecht wird. Diese Überwachungsaudits finden üblicherweise einmal jährlich statt und können gegebenenfalls zu Korrekturmaßnahmen führen, falls Abweichungen von der ISO-9001-Norm festgestellt werden. Diese werden ebenfalls in einem Auditbericht festgehalten. Vor Ablauf der dreijährigen Gültigkeit des Zertifikats muss eine Rezertifizierung erfolgen, bei welcher der gesamte Zertifizierungsprozess erneut durchlaufen und die Zertifizierung anschließend erneuert wird.
Lesetipp
Wie Audits im Qualitätsmanagement ablaufen, haben wir in diesem Artikel detailliert beschrieben: Audits im Qualitätsmanagement: Definition und Best Practices, um dein Business zu optimieren
Kosten und Auswahl einer Zertifizierungsstelle
Um dein Unternehmen erfolgreich nach der ISO 9001 zertifizieren zu lassen, ist die Auswahl der richtigen Zertifizierungsstelle zu treffen.
Zusammensetzung der Kosten
Die Kosten für eine QM-Zertifizierung setzen sich aus verschiedenen Bestandteilen zusammen:
- Größe und Komplexität deines Unternehmens
- Aufwand für die Vorbereitung, Entwicklung und Umsetzung des Qualitätsmanagementsystems
- Gebühren der Zertifizierungsstelle
- Reise- und Übernachtungskosten für Auditoren
- Aufwand für Überwachungsaudits und eine Rezertifizierung
Indem du verschiedene Angebote von Zertifizierungsstellen miteinander vergleichst, kannst du kosteneffizient eine passende Zertifizierungsstelle finden.
Kriterien für die Auswahl einer Zertifizierungsstelle
Bei der Auswahl einer Zertifizierungsstelle solltest du folgende Kriterien berücksichtigen:
- Akkreditierung: Die Zertifizierungsstelle sollte grundsätzlich nach DIN EN ISO/IEC 17021 akkreditiert sein.
- Erfahrung und Branchenkenntnisse: Viel Erfahrung und spezifisches Wissen in deiner Branche sind wichtige Faktoren für eine fundierte Zertifizierung.
- Referenzen: Erkundige dich nach Referenzen und recherchiere Erfahrungen anderer Unternehmen mit der betreffenden Zertifizierungsstelle.
- Ortsnähe: Eine nahegelegene Zertifizierungsstelle kann Reisekosten reduzieren und die Terminabstimmungen vereinfachen.
- Servicequalität und Kommunikation: Eine verlässliche Betreuung und offene Kommunikation wirken sich positiv auf den gesamten Zertifizierungsprozess aus.
- Kosten: Betrachte das Preis-Leistungs-Verhältnis und ziehe mehrere Angebote in Betracht.
Erstgespräche, Angebote und Vertragsgestaltung
Bevor du eine Entscheidung triffst, sind in der Regel Erstgespräche mit verschiedenen Zertifizierungsgesellschaften erforderlich. Nutze diese Gelegenheiten, um Fragen zu klären, den Zertifizierungsumfang zu besprechen und Angebote einzuholen. Achte darauf, dass die Angebote transparent und leicht verständlich sind und alle relevanten Kosten und regulatorischen Anforderungen berücksichtigt werden.
Prüfe den Vertrag mit dem ausgewählten Dienstleister hinsichtlich vollständiger Leistungsbeschreibungen, transparenter Kosten und Kündigungsmöglichkeiten. Kläre zudem, welche Unterstützung du bei der Umsetzung des Qualitätsmanagementsystems und im Falle von Abweichungen oder Korrekturmaßnahmen erwarten kannst.
Weitere QM-Zertifizierungen
Abseits der ISO 9001-QM-Zertifizierung existieren weitere Qualitätsmanagement-Zertifizierungen, die nur für bestimmte Branchen von Interesse sind.
OK für Kids
OK für Kids ist ein Qualitätssiegel, das darauf abzielt, Unternehmen und deren Produkte und Dienstleistungen als kinderfreundlich auszuweisen. Da Kinder und Jugendliche anspruchsvolle Kunden sind und Eltern großen Wert auf das Wohl ihrer Kinder legen, wächst die Bedeutung unabhängiger Zertifikate für die Qualität und das Kindeswohl.
Der Deutsche Kinderschutzbund NRW e.V. entwickelte die Kriterien des Qualitätssiegels, wobei auch Kinder und Eltern in den Entwicklungsprozess involviert wurden. TÜV NORD führt vor Ort Bewertungsverfahren, Beurteilungen und die Zertifizierung durch. Jährliche Überprüfungen gewährleisten die Einhaltung der Qualitätskriterien; bei Kettenbetrieben werden zusätzlich Stichproben genommen.
Geprüfte Service-Qualität
Das ist eine Zertifizierung, deren Fokus auf der Bewertung der Service-Qualität innerhalb eines Unternehmens liegt. Der Weg zum Zertifikat umfasst fünf Schritte:
- Die gemeinsame Vorbereitung mit dem Unternehmen, einschließlich des Erhalts eines Kriterienkatalogs und der Erstellung eines Zeitplans
- Eine Prüfungsphase mit Dokumentenprüfungen, Audits vor Ort, Kundenbefragungen und optionaler Mystery-Analyse oder Testeinkäufen
- Die Erstellung einer Management-Summary als Zusammenfassung der Prüfungsergebnisse
- Die eventuelle Vergabe des Zertifikats
- Die Unterstützung bei Marketingaktionen und der Öffentlichkeitsarbeit sowie Überwachungsaudits und Kundenbefragungen alle zwei Jahre
Lesetipp
Du hast einen Onlineshop, den du zertifizieren lassen möchtest? Hier findest du eine Übersicht über weitere sinnvolle Zertifikate und Gütesiegel: Online-Shop-Gütesiegel: Das sind die wichtigsten Siegel und Zertifikate für 2024
IATF 16949 für Zulieferer der Automobilindustrie
Für Zulieferer im Automobilbereich ist die IATF 16949 eine unerlässliche Zertifizierung. Sie garantiert die Erfüllung hoher Qualitätsanforderungen dieser Industrie und steigert somit die Marktchancen. Die Zertifizierung konzentriert sich auf die kontinuierliche Verbesserung der System-, Prozess- und Produktqualität in der Entwicklung und Fertigung sowie auf die präventive Fehlervermeidung.
Die IATF 16949 umfasst zudem die ISO 9001, wodurch eine eigenständige Zertifizierung nicht nötig ist. Eine internationale Marktpräsenz wird ermöglicht und das Vertrauen von Kunden und Partnern gestärkt. Die Zertifizierung ist für alle Unternehmen der Automobil-Lieferkette relevant – von Vorlieferanten bis hin zu Direktlieferanten in der Serien- sowie Ersatzteilproduktion.
Fazit: Qualitätsmanagement mit ISO 9001 erfolgreich umsetzen
Die QM-Zertifizierung ISO 9001 unterstützt Unternehmen dabei, ihre Prozesse fortlaufend zu optimieren und regulatorische Anforderungen zu erfüllen. Die Zertifizierung bringt viele Vorteile wie die Steigerung der Kundenzufriedenheit und die Verbesserung der Wettbewerbsposition.
Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse, die im Zusammenhang mit der ISO 9001 unbedingt beachtet werden sollten:
- QM-System: Die Entwicklung und Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems stellt eine Grundvoraussetzung dar, um die Anforderungen eines Audits zu bestehen.
- Mitarbeiter-Einbindung: Damit das QMS sachgerecht umgesetzt und kontinuierlich verbessert werden kann, ist die aktive Beteiligung der Mitarbeiter und eine gute Prozessorientierung im Unternehmen unerlässlich.
- Zertifizierungspartner: Die richtige Wahl einer Zertifizierungsstelle ermöglicht einen langfristigen Support sowie den Zugang zu Fachkenntnissen.
Nutze dein neu erworbenes Wissen, um die nächsten Schritte einzuleiten und dich zertifizieren zu lassen! Ein gut funktionierendes QMS ist der Schlüssel zu einer stetigen Verbesserung der internen Prozesse.
FAQ
Häufig aufkommende Fragen beantworten wir hier.
Warum ist eine QM-Zertifizierung wichtig?
Eine QM-Zertifizierung ist wichtig, weil sie Kundenvertrauen aufbaut, die Prozessoptimierung fördert und Wettbewerbsvorteile verschafft. Eine solche Zertifizierung zeigt, dass dein Unternehmen Qualitätsmanagement-Standards einhält und sich kontinuierlich verbessert.
Was kostet eine QM-Zertifizierung?
Die Kosten einer QM-Zertifizierung variieren je nach Unternehmensgröße und Zertifizierungsstelle. Üblicherweise liegen sie zwischen 1.000 und 10.000 Euro. Für konkrete Angebote empfehlen wir, bei mehreren Zertifizierungsstellen anzufragen.
Ist ein QM-System für Unternehmen verpflichtend?
Ein QM-System ist nicht generell verpflichtend für Unternehmen. Allerdings existieren branchenspezifische Normen, die den Einsatz empfehlen. Durch ein solches System kann die Qualität deiner Produkte und Dienstleistungen optimiert sowie die Kundenzufriedenheit erhöht werden.
Wer kann im Qualitätsmanagement arbeiten?
Im Qualitätsmanagement können Fachleute mit verschiedenem Hintergrund arbeiten, etwa Ingenieure, Betriebswirte oder Naturwissenschaftler. Wichtig sind Kenntnisse in Prozessoptimierung, Qualitätsstandards und Analysemethoden. Zusatzqualifikationen erhöhen die Karrierechancen.
Ist eine QM-Zertifizierung branchenübergreifend gültig?
Eine QM-Zertifizierung ist grundsätzlich branchenübergreifend gültig, da das Qualitätsmanagement universelle Anforderungen und Standards beinhaltet. Dennoch können branchenspezifische Normen relevant sein. Prüfe daher die konkreten Zertifizierungsanforderungen deiner Branche.
Kann ein Unternehmen mehrere QM-Zertifizierungen erhalten?
Ja, Unternehmen können mehrere QM-Zertifizierungen erhalten. Diverse Normen bedienen unterschiedliche Bereiche und verbessern verschiedene Aspekte des Qualitätsmanagements. Eine Kombination mehrerer Zertifikate stärkt das firmeninterne Qualitätsbewusstsein und den Marktauftritt.
Werden QM-Zertifizierungen auch international anerkannt?
QM-Zertifizierungen werden international anerkannt, sofern sie von akkreditierten Zertifizierungsstellen ausgestellt sind. Bekannte Beispiele sind DIN EN ISO 9001 und IATF 16949. Die Relevanz variiert jedoch je nach Industriezweig und Land.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
