Ein Lenkungsausschuss ist eine nicht zu unterschätzende Entscheidungsinstanz bei der erfolgreichen Steuerung von Projekten und Projektportfolios. In diesem Artikel erhältst du einen detaillierten Einblick in die Funktionen und den Einfluss eines Lenkungsausschusses auf die Arbeit von Projektleitern.
Die dabei erörterten Aspekte umfassen:
- Definition und unterschiedliche Einsatzmöglichkeiten eines Lenkungsausschusses
- Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten
- Auswirkungen auf Governance-Strukturen, Risikominimierung und Ressourcenallokation
Erfahre, wie du Projekte mithilfe eines Lenkungsausschusses detailliert steuern und erfolgreich abschließen kannst!
Was ist ein Lenkungsausschuss?
Ein Lenkungsausschuss ist eine Gruppe von Entscheidungsträgern in einem Unternehmen, die zuständig für die strategische Überwachung und Steuerung von Projekten oder Programmen ist. Sie trifft wichtige Entscheidungen, gibt die Richtung vor und löst kritische Probleme.
Lenkungsausschuss: Die Basics
Ein durchdachtes Management von Projekten oder Projektportfolios erfordert eine zentrale Entscheidungsinstanz wie den Lenkungsausschuss. In diesem ersten Abschnitt erhältst du wertvolle Informationen über dieses bedeutende Gremium und dessen Einfluss auf deine Tätigkeit als Projektleiter.
Der Lenkungsausschuss: Das macht er
Der Lenkungsausschuss, häufig auch als Projektlenkungsausschuss, Steuerungsausschuss, Steuerungsgremium, Lenkungskreis oder Steering Committee bezeichnet, ist ein Entscheidungsgremium innerhalb eines Unternehmens. Seine Hauptaufgabe besteht darin, die Projektarbeit und -steuerung zu überwachen und zu beeinflussen.
Ein solches Gremium setzt sich in der Regel aus Mitgliedern zusammen, die maßgebliche Entscheidungen im Unternehmen treffen und Projektmanagement-Richtlinien sowie -Verfahren festlegen. Dabei repräsentieren die angehörenden Personen verschiedene Stakeholder-Gruppen, die von den Projektergebnissen betroffen sind oder daran interessiert sein könnten.
Lesetipp
Worauf es bei der Projektsteuerung ankommt, kannst du in unserem Artikel Projektsteuerung: Definition, Aufgaben und Erfolgsfaktoren für zielgerichtete Projektprozesse nachlesen.
Einsatzmöglichkeiten: Einzelprojekte vs. Projektportfolio
Ein Lenkungsausschuss kann unterschiedliche Aufgaben auf verschiedenen Ebenen übernehmen. Diese variieren, je nachdem, ob es sich um die Steuerung einzelner Projekte oder einer Sammlung von Projekten handelt, zum Beispiel in Form eines Projektportfolios. Bei Einzelprojekten beurteilt das Gremium spezifische Ziele und Anforderungen und hilft bei der Umsetzung.
Im Rahmen von Projektportfolios hingegen nimmt es eine ganzheitliche Perspektive ein, die die Ressourcen, Methoden und Prioritäten des gesamten Unternehmens berücksichtigt. Unabhängig von der Einsatzebene besitzt ein Lenkungsausschuss stets ähnliche Kernfunktionen und Verantwortlichkeiten, die darauf abzielen, das Projektmanagement effizient zu gestalten. Im Überblick:
- Einzelprojekte: Beurteilung und Unterstützung von spezifischen Zielen und Anforderungen
- Projektportfolio: Ganzheitliche Sicht auf Ressourcen, Methoden und Prioritäten der Organisation
Lesetipp
Mehrere Projekte zu beaufsichtigen, kann herausfordernd sein. In unserem Artikel Multiprojektmanagement: Definition, Anwendungsfelder und Erfolgsfaktoren haben wir dir Tipps zusammengestellt, worauf es dabei ankommt.
Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten
Im Folgenden beleuchten wir die Hauptaufgaben des Lenkungsausschusses und erläutern die damit verbundenen Verantwortlichkeiten.
Entscheidungsfindung und Genehmigungsprozesse
Als Entscheidungsgremium übernimmt der Lenkungsausschuss sowohl für einzelne Projekte als auch für ein Projektportfolio eine wichtige Funktion auf strategischer und operativer Ebene. Er trägt Verantwortung im Projektverlauf und trifft grundlegende Entscheidungen. Dazu werden dem Ausschuss regelmäßig Fortschrittsberichte vorgelegt, die als Grundlage für die Entscheidungsfindung dienen. Auf dieser Basis entscheidet der Lenkungsausschuss beispielsweise über die Freigabe von Budgets, die Zuteilung von Ressourcen oder anstehende Änderungen im Projektablauf.
Des Weiteren genehmigt er wichtige Dokumente wie den Projektantrag und das abschließende Projektmanagement-Review gemäß den Standards der International Project Management Association (IPMA).
Lesetipp
Tipps für eine gute Projektnachbereitung findest du hier: Debriefing: Die Kunst der erfolgreichen Projektnachbereitung
Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten
Der Lenkungsausschuss ist zuständig für die Planung, Überwachung und Steuerung sowohl einzelner Projekte als auch des Projektportfolios. Dabei behält der Ausschuss Zeitpläne, Budgets, Risiken und die erwarteten Ergebnisse der Projekte stets im Blick. Zudem steuert er die Erstellung und Anpassung der Projektziele sowie die Priorisierung der Projekte innerhalb des Portfolios. Hierzu gehören auch:
- Zuweisung von Ressourcen an die verschiedenen Projekte
- Sicherstellung eines bilanzierenden Projektabschlusses
Lesetipp
Welche Aspekte für eine gelungene Projektüberwachung besonders wichtig sind, erfährst du in diesem Artikel: Projektcontrolling: Definition und essenzielle Tipps für effektives Projektmanagement
Zusammenarbeit mit der Projektleitung
Das Lenkungsgremium ist auch im direkten Austausch mit der Projektleitung von großer Bedeutung. Es gibt den Rahmen für die Umsetzung der Projekte vor und steht der Projektleitung bei strategischen Fragestellungen zur Seite. Gleichzeitig ist es Ansprechpartner für die Projektleitung bei Problemen und kann bei Bedarf in die Projekte eingreifen, um zielgerichtete Korrekturmaßnahmen zu ergreifen. Eine gute Zusammenarbeit zwischen Lenkungsausschuss und Projektleitung ist für den erfolgreichen Abschluss von Projekten oder Projektportfolios unverzichtbar.
Lesetipp
Vielleicht ist es für dein Unternehmen sinnvoll, ein Project Management Office einzurichten. Was es damit auf sich hat und welche Funktionen es übernimmt, liest du hier: PMO: Was ein Project Management Office ist und was es macht
Auswirkungen eines Lenkungsausschusses auf das Projektmanagement
Ein Lenkungsausschuss beeinflusst das Projektmanagement maßgeblich in verschiedenen Bereichen, die wir nun vorstellen.
Schlagkräftige Governance-Strukturen
Der Projektlenkungsausschuss leistet einen wesentlichen Beitrag zur Schaffung stabiler Governance-Strukturen. Diese unterstützen sowohl die Projektbeteiligten als auch den Projektleiter darin, die Projektziele zielstrebig und erfolgreich zu verfolgen. Indem der Lenkungsausschuss klare Verantwortlichkeiten festlegt, stellt er sicher, dass die Projektanträge sorgfältig geprüft werden, bevor sie genehmigt werden.
Dadurch werden Prioritäten abgewogen und die Projektergebnisse insgesamt verbessert. Zudem gewährleistet der Lenkungsausschuss eine kontinuierliche Überwachung des Projektfortschritts, um alle Beteiligten auf dem gleichen Informationsstand zu halten und somit Entscheidungen aufgrund fundierter Informationen treffen zu können.
Lesetipp
Um jederzeit einen guten Überblick über alle Elemente eines Projektes zu haben, solltest du einen detaillierten Projektplan ausarbeiten. In unserem Artikel Projektplan erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung und Best Practices für dein Projektmanagement haben wir dir Tipps und Wissenswertes dazu zusammengefasst.
Risikominimierung und bessere Ressourcenallokation
Eine weitere positive Auswirkung eines Lenkungsausschusses besteht in der Verringerung von Risiken, die das Projekt beeinträchtigen könnten. Der Lenkungsausschuss trägt durch eine kontinuierliche Risikoanalyse und -bewertung dazu bei, mögliche Gefahren frühzeitig zu erkennen und passende Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Dadurch werden potenzielle Verzögerungen oder finanzielle Engpässe im Projekt reduziert.
Die Mitglieder des Lenkungsausschusses spielen außerdem eine wichtige Rolle bei der zweckmäßigen Verteilung und effizienten Nutzung der vorhandenen Ressourcen. Dies ermöglicht eine optimale Ausnutzung der Projektkapazitäten und minimiert Koordinationsprobleme zwischen dem Projektteam, dem Projektleiter und dem Auftraggeber.
Lesetipp
So geht erfolgreiche Lenkungsausschussarbeit
Die Optimierung der Lenkungsausschussarbeit mit unseren Tipps ist dringend geboten, um die Leistungsfähigkeit deines Lenkungsausschusses voll auszuschöpfen.
Zusammensetzung und Rollenverteilung
Ein vielseitig zusammengesetzter und gut organisierter Lenkungsausschuss trägt zum Erfolg des Projektmanagements bei. Dabei sollten die Mitglieder aus unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens stammen und verschiedene Fachkenntnisse mitbringen. Eine ausgewogene Verteilung von Führungskräften, Stakeholdern und Experten im Projektmanagement ermöglicht eine umfassende Perspektive. Zudem sollten klare Entscheidungsbefugnisse sowie eine flüssige Kommunikation zur Projektleitung und zu den Auftraggebern sichergestellt werden.
Lesetipp
Wie eine reibungslose Kommunikation gelingen kann, erfährst du in unserem Artikel Kommunikationsmodelle: Beispiele, Übersicht und Vergleich.
Kommunikation und Informationsaustausch
Eine offene Kommunikation bildet die Grundlage für reibungslosen Informationsaustausch innerhalb des Lenkungsausschusses und mit der Projektleitung. Regelmäßige Meetings, Reviews und Berichte sorgen dafür, dass alle Mitglieder stets informiert sind und ihre Expertise in den Entscheidungsprozessen einbringen können. Eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Lenkungsausschuss und der Projektleitung erleichtert es, Fortschritte nachzuverfolgen, Risiken frühzeitig zu erkennen und angemessene Maßnahmen umgehend umzusetzen.
Lesetipp
Wenn dein Projektteam nach der Scrum-Methode arbeitet, sind tägliche Status-Meetings sowieso angesagt. Doch auch in anderen Projektmodellen ist ein ähnliches Vorgehen sinnvoll. Erfahre hier mehr: Daily Scrum: Definition, Ablauf und Tipps für ein bereicherndes Status-Meeting
Tools für das Projektmanagement
Um die Arbeit von Lenkungsausschüssen wirkungsvoll zu gestalten, gibt es diverse Tools und bewährte Verfahren im Projektmanagement. Dabei spielt die Wahl der richtigen Softwarelösung eine wichtige Rolle. Diese sollte folgende Funktionen aufweisen:
- Projektplanung und -überwachung
- Ressourcenmanagement
- Risikoanalyse und -management
- Kommunikation und Dokumentation
- Reporting und Analyse
Mithilfe dieser Tools können Entscheidungen auf der Basis von Daten getroffen, Projekte gezielter gesteuert und Ressourcen verlustfrei eingesetzt werden.
Lesetipp
Wenn du nach dem Scrum-Framework arbeitest, könnte dieser Artikel für dich interessant sein: Scrum Board: Der große Anbieter-Vergleich für 2024
Fazit: Lenkungsausschuss als Erfolgstreiber im Projektmanagement
Der Lenkungsausschuss ist ein zentrales Organ innerhalb eines projektbasierten Unternehmens, das entscheidende Entscheidungen trifft, Projektmanagement-Vorgaben definiert und die Planung, Kontrolle sowie Steuerung von Projekten und Projektportfolios maßgeblich beeinflusst.
Die zentralen Erkenntnisse aus diesem Artikel sollen dabei helfen, das Potenzial des Lenkungsausschusses voll auszuschöpfen:
- Zusammensetzung: Eine ausgewogene Mischung von Mitgliedern mit unterschiedlichen Hintergründen und Expertisen stellt eine vielschichtige Perspektive sicher und verbessert die Kommunikation zwischen dem Projektleiter und den Stakeholdern.
- Kommunikation: Ein offener Informationsaustausch innerhalb des Lenkungsausschusses sowie zwischen dem Projektleiter und dem Gremium sowie dem Projektteam trägt maßgeblich zum Erfolg von Projekten und Projektportfolios bei.
- Tools: Die Verwendung passender Projektmanagement-Software unterstützt den Lenkungsausschuss dabei, das Erfolgspotenzial der Projekte auszuschöpfen.
Setze diese Erkenntnisse ein, um den Steuerungsausschuss in dein Projektmanagement einzubinden und die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu verbessern! Die Implementierung eines leistungsfähigen Lenkungsausschusses trägt zweifellos dazu bei, Projekte und Projektportfolios wirksamer zu gestalten.
FAQ
Nun werden die am häufigsten gestellten Fragen beantwortet.
Ist der Lenkungsausschuss ein Stakeholder?
Ja, der Lenkungsausschuss ist ein Stakeholder, da er die Projektleitung unterstützt und Entscheidungsbefugnisse besitzt. Er überwacht den Fortschritt und die Qualität des Projekts und trägt zur Zielerreichung bei. Als wichtige Interessengruppe beeinflusst er die Projektergebnisse.
Was macht ein Stakeholder?
Ein Stakeholder ist eine Person, die direkt oder indirekt von unternehmerischen Entscheidungen und Aktivitäten betroffen ist. Dazu zählen Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten, Investoren oder Regierungen. Ihre Interessen und Ansprüche werden im Stakeholder-Management berücksichtigt und einbezogen.
Welche Aufgaben hat ein Lenkungsausschuss?
Ein Lenkungsausschuss oder Steuerungsausschuss hat die Aufgaben, strategische Entscheidungen zu treffen, den Projektfortschritt zu überwachen und Risiken zu managen. Hierbei werden Ressourcen zugewiesen, Budgets kontrolliert und Stakeholder-Interessen berücksichtigt. So trägt der Lenkungsausschuss zum Projekterfolg bei.
Wie ist ein Lenkungsausschuss aufgebaut?
Ein Lenkungsausschuss setzt sich meist aus Führungskräften, Entscheidungsträgern und Stakeholdern zusammen, die strategische Entscheidungen treffen und ein Projekt leiten. Die Mitglieder des Gremiums sind dafür verantwortlich, den Projekterfolg sicherzustellen, Berichte zu kontrollieren und Ressourcen zuzuweisen.
Wann ist ein Lenkungsausschuss notwendig?
Ein Lenkungsausschuss, oder Lenkungskreis, ist notwendig, wenn große Projekte oder Transformationsprozesse in Unternehmen koordiniert und gesteuert werden müssen. Dieses Gremium unterstützt Entscheidungsträger, indem es die strategische Ausrichtung, die Ressourcenverteilung und die Risikominimierung optimiert.
Ist ein Lenkungsausschuss für jedes Unternehmen sinnvoll?
Ein Lenkungsausschuss kann für viele Unternehmen hilfreich sein, insbesondere wenn klare Strukturen und Entscheidungsprozesse gefragt sind. Prüfe individuell, ob dein Unternehmen diese übergreifende Führungsebene benötigt. Der Mehrwert hängt von der Unternehmensgröße, der Branche und den internen Bedürfnissen ab.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
