Lenkungsausschuss: Definition, Aufgaben und wie ein Steering-Committee dein Projektmanagement beeinflusst

Von Thomas Sesli, gepr├╝ft durch Melina Wandler (zertifizierte Lektorin)
Aktualisiert am 07.03.2024 | Lesezeit ca. Min.

Ein Lenkungsausschuss ist eine nicht zu untersch├Ątzende Entscheidungsinstanz bei der erfolgreichen Steuerung von Projekten und Projektportfolios. In diesem Artikel erh├Ąltst du einen detaillierten Einblick in die Funktionen und den Einfluss eines Lenkungsausschusses auf die Arbeit von Projektleitern.

Die dabei er├Ârterten Aspekte umfassen:

  • Definition und unterschiedliche Einsatzm├Âglichkeiten eines Lenkungsausschusses
  • Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten
  • Auswirkungen auf Governance-Strukturen, Risikominimierung und Ressourcenallokation

Erfahre, wie du Projekte mithilfe eines Lenkungsausschusses detailliert steuern und erfolgreich abschlie├čen kannst!

Lenkungsausschuss: Die Basics

Ein durchdachtes Management von Projekten oder Projektportfolios erfordert eine zentrale Entscheidungsinstanz wie den Lenkungsausschuss. In diesem ersten Abschnitt erh├Ąltst du wertvolle Informationen ├╝ber dieses bedeutende Gremium und dessen Einfluss auf deine T├Ątigkeit als Projektleiter.

Der Lenkungsausschuss: Das macht er

Der Lenkungsausschuss, h├Ąufig auch als Projektlenkungsausschuss, Steuerungsausschuss, Steuerungsgremium, Lenkungskreis oder Steering Committee bezeichnet, ist ein Entscheidungsgremium innerhalb eines Unternehmens. Seine Hauptaufgabe besteht darin, die Projektarbeit und -steuerung zu ├╝berwachen und zu beeinflussen.

Ein solches Gremium setzt sich in der Regel aus Mitgliedern zusammen, die ma├čgebliche Entscheidungen im Unternehmen treffen und Projektmanagement-Richtlinien sowie -Verfahren festlegen. Dabei repr├Ąsentieren die angeh├Ârenden Personen verschiedene Stakeholder-Gruppen, die von den Projektergebnissen betroffen sind oder daran interessiert sein k├Ânnten.

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Lesetipp

Worauf es bei der Projektsteuerung ankommt, kannst du in unserem Artikel Projektsteuerung: Definition, Aufgaben und Erfolgsfaktoren f├╝r zielgerichtete Projektprozesse nachlesen.

Einsatzm├Âglichkeiten: Einzelprojekte vs. Projektportfolio

Ein Lenkungsausschuss kann unterschiedliche Aufgaben auf verschiedenen Ebenen ├╝bernehmen. Diese variieren, je nachdem, ob es sich um die Steuerung einzelner Projekte oder einer Sammlung von Projekten handelt, zum Beispiel in Form eines Projektportfolios. Bei Einzelprojekten beurteilt das Gremium spezifische Ziele und Anforderungen und hilft bei der Umsetzung.

Im Rahmen von Projektportfolios hingegen nimmt es eine ganzheitliche Perspektive ein, die die Ressourcen, Methoden und Priorit├Ąten des gesamten Unternehmens ber├╝cksichtigt. Unabh├Ąngig von der Einsatzebene besitzt ein Lenkungsausschuss stets ├Ąhnliche Kernfunktionen und Verantwortlichkeiten, die darauf abzielen, das Projektmanagement effizient zu gestalten. Im ├ťberblick:

  • Einzelprojekte: Beurteilung und Unterst├╝tzung von spezifischen Zielen und Anforderungen
  • Projektportfolio: Ganzheitliche Sicht auf Ressourcen, Methoden und Priorit├Ąten der Organisation
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Lesetipp

Mehrere Projekte zu beaufsichtigen, kann herausfordernd sein. In unserem Artikel Multiprojektmanagement: Definition, Anwendungsfelder und Erfolgsfaktoren haben wir dir Tipps zusammengestellt, worauf es dabei ankommt.

Aufgabenbereiche und Verantwortlichkeiten

Im Folgenden beleuchten wir die Hauptaufgaben des Lenkungsausschusses und erl├Ąutern die damit verbundenen Verantwortlichkeiten.

Entscheidungsfindung und Genehmigungsprozesse

Als Entscheidungsgremium ├╝bernimmt der Lenkungsausschuss sowohl f├╝r einzelne Projekte als auch f├╝r ein Projektportfolio eine wichtige Funktion auf strategischer und operativer Ebene. Er tr├Ągt Verantwortung im Projektverlauf und trifft grundlegende Entscheidungen. Dazu werden dem Ausschuss regelm├Ą├čig Fortschrittsberichte vorgelegt, die als Grundlage f├╝r die Entscheidungsfindung dienen. Auf dieser Basis entscheidet der Lenkungsausschuss beispielsweise ├╝ber die Freigabe von Budgets, die Zuteilung von Ressourcen oder anstehende ├änderungen im Projektablauf.

Des Weiteren genehmigt er wichtige Dokumente wie den Projektantrag und das abschlie├čende Projektmanagement-Review gem├Ą├č den Standards der International Project Management Association (IPMA).

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Lesetipp

Tipps f├╝r eine gute Projektnachbereitung findest du hier: Debriefing: Die Kunst der erfolgreichen Projektnachbereitung

Planung, ├ťberwachung und Steuerung von Projekten

Der Lenkungsausschuss ist zust├Ąndig f├╝r die Planung, ├ťberwachung und Steuerung sowohl einzelner Projekte als auch des Projektportfolios. Dabei beh├Ąlt der Ausschuss Zeitpl├Ąne, Budgets, Risiken und die erwarteten Ergebnisse der Projekte stets im Blick. Zudem steuert er die Erstellung und Anpassung der Projektziele sowie die Priorisierung der Projekte innerhalb des Portfolios. Hierzu geh├Âren auch:

  • Zuweisung von Ressourcen an die verschiedenen Projekte
  • Sicherstellung eines bilanzierenden Projektabschlusses
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Lesetipp

Welche Aspekte f├╝r eine gelungene Projekt├╝berwachung besonders wichtig sind, erf├Ąhrst du in diesem Artikel: Projektcontrolling: Definition und essenzielle Tipps f├╝r effektives Projektmanagement

Zusammenarbeit mit der Projektleitung

Das Lenkungsgremium ist auch im direkten Austausch mit der Projektleitung von gro├čer Bedeutung. Es gibt den Rahmen f├╝r die Umsetzung der Projekte vor und steht der Projektleitung bei strategischen Fragestellungen zur Seite. Gleichzeitig ist es Ansprechpartner f├╝r die Projektleitung bei Problemen und kann bei Bedarf in die Projekte eingreifen, um zielgerichtete Korrekturma├čnahmen zu ergreifen. Eine gute Zusammenarbeit zwischen Lenkungsausschuss und Projektleitung ist f├╝r den erfolgreichen Abschluss von Projekten oder Projektportfolios unverzichtbar.

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Lesetipp

Vielleicht ist es f├╝r dein Unternehmen sinnvoll, ein Project Management Office einzurichten. Was es damit auf sich hat und welche Funktionen es ├╝bernimmt, liest du hier: PMO: Was ein Project Management Office ist und was es macht

Auswirkungen eines Lenkungsausschusses auf das Projektmanagement

Ein Lenkungsausschuss beeinflusst das Projektmanagement ma├čgeblich in verschiedenen Bereichen, die wir nun vorstellen.

Schlagkr├Ąftige Governance-Strukturen

Der Projektlenkungsausschuss leistet einen wesentlichen Beitrag zur Schaffung stabiler Governance-Strukturen. Diese unterst├╝tzen sowohl die Projektbeteiligten als auch den Projektleiter darin, die Projektziele zielstrebig und erfolgreich zu verfolgen. Indem der Lenkungsausschuss klare Verantwortlichkeiten festlegt, stellt er sicher, dass die Projektantr├Ąge sorgf├Ąltig gepr├╝ft werden, bevor sie genehmigt werden.

Dadurch werden Priorit├Ąten abgewogen und die Projektergebnisse insgesamt verbessert. Zudem gew├Ąhrleistet der Lenkungsausschuss eine kontinuierliche ├ťberwachung des Projektfortschritts, um alle Beteiligten auf dem gleichen Informationsstand zu halten und somit Entscheidungen aufgrund fundierter Informationen treffen zu k├Ânnen.

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Lesetipp

Um jederzeit einen guten ├ťberblick ├╝ber alle Elemente eines Projektes zu haben, solltest du einen detaillierten Projektplan ausarbeiten. In unserem Artikel Projektplan erstellen: Schritt-f├╝r-Schritt-Anleitung und Best Practices f├╝r dein Projektmanagement haben wir dir Tipps und Wissenswertes dazu zusammengefasst.

Risikominimierung und bessere Ressourcenallokation

Eine weitere positive Auswirkung eines Lenkungsausschusses besteht in der Verringerung von Risiken, die das Projekt beeintr├Ąchtigen k├Ânnten. Der Lenkungsausschuss tr├Ągt durch eine kontinuierliche Risikoanalyse und -bewertung dazu bei, m├Âgliche Gefahren fr├╝hzeitig zu erkennen und passende Gegenma├čnahmen zu ergreifen. Dadurch werden potenzielle Verz├Âgerungen oder finanzielle Engp├Ąsse im Projekt reduziert.

Die Mitglieder des Lenkungsausschusses spielen au├čerdem eine wichtige Rolle bei der zweckm├Ą├čigen Verteilung und effizienten Nutzung der vorhandenen Ressourcen. Dies erm├Âglicht eine optimale Ausnutzung der Projektkapazit├Ąten und minimiert Koordinationsprobleme zwischen dem Projektteam, dem Projektleiter und dem Auftraggeber.

Lenkungsausschuss: So hilft er deinem Projektmanagement
Gern darfst du diese Infografik auf deiner Website einbinden.

So geht erfolgreiche Lenkungsausschussarbeit

Die Optimierung der Lenkungsausschussarbeit mit unseren Tipps ist dringend geboten, um die Leistungsf├Ąhigkeit deines Lenkungsausschusses voll auszusch├Âpfen.

Zusammensetzung und Rollenverteilung

Ein vielseitig zusammengesetzter und gut organisierter Lenkungsausschuss tr├Ągt zum Erfolg des Projektmanagements bei. Dabei sollten die Mitglieder aus unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens stammen und verschiedene Fachkenntnisse mitbringen. Eine ausgewogene Verteilung von F├╝hrungskr├Ąften, Stakeholdern und Experten im Projektmanagement erm├Âglicht eine umfassende Perspektive. Zudem sollten klare Entscheidungsbefugnisse sowie eine fl├╝ssige Kommunikation zur Projektleitung und zu den Auftraggebern sichergestellt werden.

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Lesetipp

Wie eine reibungslose Kommunikation gelingen kann, erf├Ąhrst du in unserem Artikel Kommunikationsmodelle: Beispiele, ├ťbersicht und Vergleich.

Kommunikation und Informationsaustausch

Eine offene Kommunikation bildet die Grundlage f├╝r reibungslosen Informationsaustausch innerhalb des Lenkungsausschusses und mit der Projektleitung. Regelm├Ą├čige Meetings, Reviews und Berichte sorgen daf├╝r, dass alle Mitglieder stets informiert sind und ihre Expertise in den Entscheidungsprozessen einbringen k├Ânnen. Eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Lenkungsausschuss und der Projektleitung erleichtert es, Fortschritte nachzuverfolgen, Risiken fr├╝hzeitig zu erkennen und angemessene Ma├čnahmen umgehend umzusetzen.

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Lesetipp

Wenn dein Projektteam nach der Scrum-Methode arbeitet, sind t├Ągliche Status-Meetings sowieso angesagt. Doch auch in anderen Projektmodellen ist ein ├Ąhnliches Vorgehen sinnvoll. Erfahre hier mehr: Daily Scrum: Definition, Ablauf und Tipps f├╝r ein bereicherndes Status-Meeting

Tools f├╝r das Projektmanagement

Um die Arbeit von Lenkungsaussch├╝ssen wirkungsvoll zu gestalten, gibt es diverse Tools und bew├Ąhrte Verfahren im Projektmanagement. Dabei spielt die Wahl der richtigen Softwarel├Âsung eine wichtige Rolle. Diese sollte folgende Funktionen aufweisen:

  • Projektplanung und -├╝berwachung
  • Ressourcenmanagement
  • Risikoanalyse und -management
  • Kommunikation und Dokumentation
  • Reporting und Analyse

Mithilfe dieser Tools k├Ânnen Entscheidungen auf der Basis von Daten getroffen, Projekte gezielter gesteuert und Ressourcen verlustfrei eingesetzt werden.

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Lesetipp

Wenn du nach dem Scrum-Framework arbeitest, k├Ânnte dieser Artikel f├╝r dich interessant sein: Scrum Board: Der gro├če Anbieter-Vergleich f├╝r 2024

Fazit: Lenkungsausschuss als Erfolgstreiber im Projektmanagement

Der Lenkungsausschuss ist ein zentrales Organ innerhalb eines projektbasierten Unternehmens, das entscheidende Entscheidungen trifft, Projektmanagement-Vorgaben definiert und die Planung, Kontrolle sowie Steuerung von Projekten und Projektportfolios ma├čgeblich beeinflusst.

Die zentralen Erkenntnisse aus diesem Artikel sollen dabei helfen, das Potenzial des Lenkungsausschusses voll auszusch├Âpfen:

  • Zusammensetzung: Eine ausgewogene Mischung von Mitgliedern mit unterschiedlichen Hintergr├╝nden und Expertisen stellt eine vielschichtige Perspektive sicher und verbessert die Kommunikation zwischen dem Projektleiter und den Stakeholdern.
  • Kommunikation: Ein offener Informationsaustausch innerhalb des Lenkungsausschusses sowie zwischen dem Projektleiter und dem Gremium sowie dem Projektteam tr├Ągt ma├čgeblich zum Erfolg von Projekten und Projektportfolios bei.
  • Tools: Die Verwendung passender Projektmanagement-Software unterst├╝tzt den Lenkungsausschuss dabei, das Erfolgspotenzial der Projekte auszusch├Âpfen.

Setze diese Erkenntnisse ein, um den Steuerungsausschuss in dein Projektmanagement einzubinden und die Zusammenarbeit aller Beteiligten zu verbessern! Die Implementierung eines leistungsf├Ąhigen Lenkungsausschusses tr├Ągt zweifellos dazu bei, Projekte und Projektportfolios wirksamer zu gestalten.

FAQ

Nun werden die am h├Ąufigsten gestellten Fragen beantwortet.

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