Getting Things Done: Die Methode, die dein Arbeits- und Privatleben organisierter gestaltet

Von Thomas Sesli
Aktualisiert am 29.02.2024 | Lesezeit ca. Min.

Chaos im Arbeitsalltag und im Privatleben – ein weit verbreitetes Problem, das vielen Menschen Erfolg und LebensqualitĂ€t raubt. Eine mögliche Lösung liegt in der bewĂ€hrten Selbstmanagement-Strategie "Getting Things Done" (GTD), die Struktur und effektives Zeitmanagement in den verflochtenen Lebensbereichen schafft.

In diesem Artikel erfÀhrst du, wie du die GTD-Methode erfolgreich in deinem Leben umsetzen und dadurch den Stress reduzieren kannst. Lass dich inspirieren von 


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 den Kernprinzipien von GTD: Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Erledigen, Durchsehen und Anpassen.
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 effektiven Sammelstrategien und Tipps, die Ordnung und Überblick ĂŒber deine Aufgaben und Projekte gewĂ€hrleisten.
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 nĂŒtzlichen Tools und Anwendungen, welche die Umsetzung von GTD in deinem Alltag erleichtern.

Entdecke neue AnsĂ€tze, um deine ProduktivitĂ€t und Organisation zu steigern – lies weiter und profitiere von den Lösungen, die die GTD-Methode bietet!

Getting Things Done: Die Methode fĂŒr ein organisierteres (Arbeits-)Leben

Die Methode Getting Things Done (GTD) ist eine erprobte Selbstmanagement-Strategie, die dir hilft, dein Arbeits- und Privatleben besser zu organisieren. Sie bietet dir eine Struktur, um dein Zeitmanagement effektiver zu gestalten und produktiver zu arbeiten.

Grundlagen und Prinzipien von GTD

Das Fundament von GTD liegt in der Überzeugung, dass ein freier Geist – unbelastet von ungeklĂ€rten Aufgaben und losen Enden – klarer denken kann. Um diesen Zustand zu erreichen, erfasst du zunĂ€chst systematisch alle anstehenden Aufgaben und Informationen. Anschließend sortierst du sie nach PrioritĂ€ten, Kontexten und Ressourcen, um zu entscheiden, welche Punkte auf deiner Tagesordnung stehen sollten. Die GTD-Methode stĂŒtzt sich auf fĂŒnf zentrale Prinzipien:

  • Sammeln
  • Verarbeiten und Organisieren
  • Erledigen
  • Durchsehen
  • Anpassen

Vorteile und Herausforderungen der GTD-Methode

Die Anwendung von GTD bringt diverse Vorteile mit sich. Dazu zÀhlen unter anderem:

  • bessere Übersicht ĂŒber anstehende Aufgaben
  • reduzierter Stress
  • gesteigerte ProduktivitĂ€t

Dennoch solltest du auch potenzielle Herausforderungen beim Umgang mit GTD nicht außer Acht lassen. Besonders wichtig ist dabei eine hohe Disziplin sowie regelmĂ€ĂŸige Anpassungen, um die Methode erfolgreich anzuwenden. DarĂŒber hinaus kann es fĂŒr manche Menschen schwierig sein, die benötigte Zeit fĂŒr das systematische Erfassen und Verarbeiten von Aufgaben aufzubringen.

Sammeln: Den Geist entlasten

Bevor wir uns mit konkreten Schritten zur Organisation deiner Arbeitswelt beschÀftigen, möchten wir dir eine effektive Sammelstrategie vorstellen. Diese hilft dir, deinen Kopf von To-do-Listen und Ideen zu befreien.

Großreinemachen: Die initiale Sammelphase

Um dein KurzzeitgedĂ€chtnis zu entlasten und mehr Fokus auf anstehende Aufgaben zu ermöglichen, ist es wichtig, alle anfallenden AktivitĂ€ten, Aufgaben und Ideen festzuhalten. Das sogenannte Großreinemachen besteht darin, alles, was dir durch den Kopf geht, zu notieren und an einem zentralen Ort zu sammeln.

Je umfassender diese Sammlung ist, desto weniger mentale Belastung wirst du im Alltag erleben. Zu Beginn kannst du beispielsweise eine digitale oder analoge Sammelstelle verwenden, um alle Dinge, die deine Aufmerksamkeit erfordern, aufzunehmen.

Eingangskörbe organisieren und zusammenfĂŒhren

Nachdem alle Ideen und Aufgaben erfasst sind, ist es entscheidend, diese Informationen zu strukturieren, um den Überblick zu behalten. HierfĂŒr empfiehlt es sich, Eingangskörbe zu erstellen, die verschiedene Aspekte deines Lebens abbilden – beispielsweise Arbeit, Privates oder Hobbys.

Um eine verbesserte Übersichtlichkeit zu gewĂ€hrleisten, sollten diese unterschiedlichen Eingangskörbe idealerweise in einem zentralen Tool oder an einem zentralen Ort zusammengefĂŒhrt werden.

Sofortiges Erfassen neuer Aufgaben

Da unser Kopf und unser KurzzeitgedĂ€chtnis nicht fĂŒr das dauerhafte Speichern von Informationen konzipiert sind, ist es essenziell, auch zukĂŒnftig neue Aufgaben und Ideen unmittelbar zu erfassen. Hierzu eignet es sich, diese Dinge in deinen Eingangskorb oder – falls gegeben – direkt in deine Kontextlisten zu ĂŒbertragen. Dadurch stellst du sicher, dass keine wichtigen Aufgaben und Ideen verloren gehen und dein Kopf stets frei fĂŒr das Wesentliche bleibt: das Erledigen von Dingen.

Verarbeiten und Organisieren: Ordnung im Aufgabenchaos

Nachdem du alle anstehenden Aufgaben und Projekte gesammelt hast, gilt es nun, die einzelnen Elemente zu verarbeiten, zu organisieren und in ein gut strukturiertes Ablagesystem zu integrieren.

Einfache Aufgaben und Projekte unterscheiden

Das Fundament fĂŒr ein gut organisiertes Arbeits- und Privatleben bildet das Unterscheiden zwischen einfachen Aufgaben und Projekten. Eine Aufgabe ist ein einzelner, umsetzbarer Schritt, der in einem festgelegten Zeitrahmen abgeschlossen werden kann.

Ein Projekt hingegen setzt sich aus mehreren Teilaufgaben zusammen, die miteinander verbunden sind und einen gemeinsamen Zweck erfĂŒllen. Um den Überblick zu wahren, empfiehlt es sich, separate Listen fĂŒr einfache Aufgaben und Projekte zu fĂŒhren.

InteressensphÀren und Kontexte

InteressensphĂ€ren und kontextbezogene Listen helfen dir, deine Aufgaben sinnvoll zu strukturieren und einzuordnen. InteressensphĂ€ren umfassen zentrale Lebensbereiche wie den Beruf, die Familie oder Gesundheit. Kontextbezogene Listen ordnen die anstehenden Aufgaben nach dem jeweiligen Umfeld oder den benötigten Ressourcen, zum Beispiel BĂŒro, Zuhause, Telefon oder Computer. Dabei fasst du Aufgaben zusammen, die in Ă€hnlichen Situationen oder mit Ă€hnlichen Werkzeugen bearbeitet werden können.

NĂ€chste Schritte, FĂ€lligkeitsdaten und Tagesordnungen planen

Ein zentraler Aspekt von GTD (Getting Things Done) ist die Planung der nĂ€chsten Schritte fĂŒr jede Aufgabe oder jedes Projekt. Sobald ein Projekt in mehrere Handlungsschritte unterteilt wurde, prĂŒfe, welcher Schritt als NĂ€chstes ansteht. Notiere FĂ€lligkeitsdaten und setze zeitliche Ziele fĂŒr den Abschluss bestimmter Aufgaben.

Delegation, Wartezeit

Es ist nicht immer erforderlich oder sinnvoll, dass du alle Aufgaben persönlich bearbeitest. Einige Aufgaben kannst du an andere Personen delegieren, wĂ€hrend manche vielleicht erst zu einem spĂ€teren Zeitpunkt angegangen werden sollten. In solchen FĂ€llen empfiehlt sich das FĂŒhren von Delegationslisten, Wartezeitlisten und einer Vielleicht/Irgendwann-Liste.

Referenzmaterialien ordnen und nutzen

Um produktiv arbeiten zu können, benötigst du nicht nur klare Aufgabenstrukturen, sondern auch die passenden Informationen und Materialien. Ein ordentliches Ablagesystem fĂŒr alle Referenzmaterialien ist hierbei essenziell. Nutze physische Ordner oder digitale Systeme, um Informationen schnell wiederzufinden und bei Bedarf direkt einsetzen zu können.

Erledigen: Aufgaben fokussiert angehen

In diesem Abschnitt lernst du, mithilfe der GTD-Methode (Getting Things Done) fokussiert und effektiv Aufgaben zu bewÀltigen, um deine ProduktivitÀt zu steigern.

Kontextbasiertes Arbeiten und Priorisierung

Kontextbasiertes Arbeiten ist ein Kernaspekt der GTD-Methode und unterstĂŒtzt dich dabei, weniger abgelenkt zu sein. Du erstellst separate Aktionslisten fĂŒr jeden Kontext (z. B. BĂŒro, Zuhause, Telefon) und trĂ€gst alle zugehörigen Aufgaben ein. Dadurch kannst du beispielsweise alle Telefonate, die du fĂŒhren musst, zusammenfassen und gemeinsam abarbeiten, anstatt sie immer wieder aufzuschieben, weil du gerade im BĂŒro bist und sie dich vom Schreibtisch ablenken.

Nach der Erstellung der Aktionslisten fĂŒr die jeweiligen Kontexte ist es wichtig, die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu bearbeiten. Ordne dafĂŒr jede Aufgabe nach ihrem FĂ€lligkeitstermin und ihrer PrioritĂ€t.

Individuelle Aufgabenansichten und Filter nutzen

Um effizienter zu arbeiten, erstelle individuelle Aufgabenansichten, die dir helfen, den Überblick ĂŒber alle anstehenden Aufgaben zu behalten. Diese Ansichten können beispielsweise nach Kontext, Projekt oder PrioritĂ€t sortiert werden. Nutze Filter, um deine Tagesplanung zu strukturieren. Du könntest etwa einen Filter verwenden, der dir nur Aufgaben anzeigt, die innerhalb der nĂ€chsten Woche abgeschlossen werden mĂŒssen.

Teile deine Aktionsliste auch mit Teammitgliedern, um die Zusammenarbeit zu verbessern und klare ZustĂ€ndigkeiten zu gewĂ€hrleisten. So weiß jeder, wer welche Aufgabe bearbeitet und welche Fortschritte erzielt werden.

Multitasking vermeiden und ProduktivitÀt erhöhen

Multitasking kann deine ProduktivitĂ€t verringern und das Risiko fĂŒr Fehler erhöhen. Um bei der Umsetzung der GTD-Methode erfolgreich zu sein, solltest du einzelne Aufgaben fokussiert angehen. Eine Methode, um produktiver zu arbeiten, ist die Pomodoro-Technik. Dabei arbeitest du 25 Minuten konzentriert an einer Aufgabe und machst anschließend eine 5-minĂŒtige Pause. Nach vier solcher Arbeitsblöcke gönnst du dir eine lĂ€ngere Pause von 15 bis 30 Minuten.

Diese Herangehensweise reduziert Ablenkungen und ermöglicht es dir, schneller in einen effektiven Workflow einzutauchen. Gleichzeitig erhĂ€ltst du durch regelmĂ€ĂŸige Pausen ein entspanntes und fokussiertes Arbeitsumfeld.

Getting Things Done: 4 SchlĂŒsselstrategien fĂŒr produktiveres Arbeiten

Durchsehen: regelmĂ€ĂŸige Kontrolle und Anpassung

Die konsequente Anwendung und stetige Verbesserung der GTD-Methode fĂŒhrt zu einem besseren Umgang mit Aufgaben und Projekten. Dabei spielt das regelmĂ€ĂŸige ÜberprĂŒfen und Anpassen deines Systems eine entscheidende Rolle.

Reviews in der GTD-Methode

Ein systematischer Überblick ĂŒber deine Aufgaben trĂ€gt maßgeblich zum Erfolg der GTD-Methode bei. Reviews ermöglichen es dir, den Fortschritt deiner Projekte zu erfassen, mögliche Probleme frĂŒhzeitig zu identifizieren und deine Arbeitsweise kontinuierlich zu verbessern. Übliche Praktiken fĂŒr diesen Prozess sind:

  • WochenrĂŒckblick: Widme einmal pro Woche Zeit der ÜberprĂŒfung sĂ€mtlicher Aufgaben, Projekte und Referenzmaterialien. So kannst du abgeschlossene oder veraltete Items aussortieren und deine PrioritĂ€ten fĂŒr die anstehende Woche festlegen.
  • Durcharbeiten von Kontexten: Im Laufe der Woche solltest du deine kontextbezogenen Aufgabenlisten sorgfĂ€ltig durchgehen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.

Durch das regelmĂ€ĂŸige Durchsehen deines Systems stellst du sicher, dass du stets fokussiert auf das Wesentliche bleibst und keine toten Winkel entstehen, die deine ProduktivitĂ€t beeintrĂ€chtigen könnten.

GTD im Alltag umsetzen und anpassen

GTD ist ein flexibles RahmengerĂŒst, das individuell auf deine BedĂŒrfnisse zugeschnitten werden kann. Um es erfolgreich in deinem Alltag zu integrieren, solltest du einige grundlegende Prinzipien beachten:

  1. Konsequenz in der Anwendung: Je disziplinierter du das GTD-System nutzt, desto mehr wirst du von dessen Vorteilen profitieren.
  2. Experimentiere mit verschiedenen Tools und AnsÀtzen: Kein GTD-Tool ist universell einsetzbar. Teste diverse Apps und Systeme, um herauszufinden, welches am besten zu dir passt.
  3. Optimiere regelmĂ€ĂŸig: GTD ist keine in Stein gemeißelte Methode. Sammle Erfahrungswerte und passe das System bei Bedarf an deine persönlichen Anforderungen an.

Tools, die Getting Things Done unterstĂŒtzen

Um die ProduktivitĂ€t zu steigern und Aufgaben zu verwalten, eignen sich zahlreiche Tools zur UnterstĂŒtzung der GTD-Methode. Manche dieser Tools sind explizit fĂŒr GTD entwickelt worden, wĂ€hrend andere generische Aufgabenmanagement-Anwendungen sind, die sich jedoch leicht anpassen lassen.

Spezialisierte GTD-Tools

Spezialisierte GTD-Tools sind Anwendungen, welche den Anforderungen der GTD-Methode exakt entsprechen. Oftmals bieten sie bereits vorgefertigte Listen, Kontexte und Tags, um verschiedene Aspekte der Methode abzubilden.

Zu den bekanntesten GTD-Tools zÀhlen:

  • Nirvana
  • Things
  • Omnifocus

Mit diesen Tools kannst du Projekte erstellen, Kontexte zuweisen und den Fortschritt anzeigen lassen, um stets den optimalen Überblick ĂŒber den Stand deiner Vorhaben zu behalten.

Allgemeine Aufgabenmanagement-Tools

Anstelle von spezialisierten GTD-Tools lassen sich auch allgemeine Aufgabenmanagement-Anwendungen nutzen, die fĂŒr unterschiedliche Organisationsmethoden und -techniken geeignet sind. Mit geringfĂŒgigen Anpassungen können sie ebenfalls fĂŒr die GTD-Methode verwendet werden. Einige der populĂ€rsten allgemeinen Tools sind:

  • Trello
  • Todoist
  • Microsoft To Do

Solche Tools ermöglichen es dir, Projekte und Aufgaben in Listen zu organisieren und bieten die Möglichkeit, Tags oder Labels hinzuzufĂŒgen, um Kontexte und PrioritĂ€ten abzubilden.

Tools vergleichen und auswÀhlen

Bei der Entscheidung fĂŒr ein passendes Tool sind folgende Aspekte zu berĂŒcksichtigen:

  1. KompatibilitÀt mit deinen bevorzugten GerÀten und Betriebssystemen
  2. Benutzerfreundlichkeit und Lernkurve
  3. Umfang der Funktionen und AnpassungsfÀhigkeit an die GTD-Methode
  4. Kosten und verfĂŒgbare Funktionen in den verschiedenen Tarifen

Es empfiehlt sich, unterschiedliche Tools auszuprobieren, um dasjenige zu identifizieren, das deinen Anforderungen am besten gerecht wird und dir die Umsetzung von GTD erleichtert.

Alternativen zu Getting Things Done

GTD gehört zwar fĂŒr viele zu einer effektiven Methode, das Arbeits- und Privatleben zu organisieren, dennoch existieren weitere alternative AnsĂ€tze. Im Folgenden stellen wir dir einige namhafte Alternativen vor.

Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix stellt eine Methode zur Verbesserung deines Zeitmanagements dar und basiert auf der Philosophie des frĂŒheren US-PrĂ€sidenten Dwight D. Eisenhower. Sie unterteilt Aufgaben in vier Kategorien anhand ihrer Dringlichkeit und Bedeutung:

  1. Wichtig und dringend
  2. Wichtig, aber nicht dringend
  3. Nicht wichtig, aber dringend
  4. Nicht wichtig und nicht dringend

Mithilfe dieser Matrix kannst du PrioritĂ€ten setzen und dich auf das Wesentliche konzentrieren. Aufgaben der Kategorie 1 sollten unverzĂŒglich erledigt werden, wĂ€hrend diejenigen in Kategorie 2 terminiert werden. Jene Aufgaben der Kategorie 3 lassen sich delegieren und die in Kategorie 4 sollten als Ablenkung eingestuft und vermieden werden.

Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Methode, die darauf abzielt, Arbeitsphasen in feste zeitliche Intervalle, sogenannte Pomodori, einzuteilen. Diese Intervalle dauern jeweils 25 Minuten und werden von kurzen Pausen unterbrochen. Nach vier Pomodori solltest du eine lÀngere Pause einplanen.

Durch diese Technik wird die Konzentration auf einzelne Aufgaben gefördert, wĂ€hrend Ablenkungen reduziert werden und der Arbeitsfluss erhalten bleibt. Die Pomodoro-Technik eignet sich insbesondere fĂŒr TĂ€tigkeiten, die hohe Konzentrationslevels erfordern und klar abgegrenzte Arbeitszeiten zulassen.

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Lesetipp

Bei acquisa findest du einen ausfĂŒhrlichen Artikel zur Pomodoro-Technik: Pomodoro-Technik: Die wichtigsten Tipps und Tricks fĂŒr maximal effizientes Arbeiten.

Kanban

Kanban stellt einen Projektmanagement-Ansatz dar, dessen Ursprung in der Automobilindustrie liegt. Es ist ein visuelles System zur Organisation von ArbeitsablÀufen und Aufgaben, bei dem der Fortschritt auf einem Kanban-Board veranschaulicht wird.

Das Kanban-Board umfasst Spalten, die verschiedene Phasen des Arbeitsprozesses reprĂ€sentieren, etwa "Zu erledigen", "In Arbeit" und "Fertiggestellt". Aufgaben werden als Karten auf das Board gepinnt und im Verlauf ihrer Bearbeitung durch die verschiedenen Phasen verschoben. Kanban erhöht die Transparenz und unterstĂŒtzt dich dabei, EngpĂ€sse im Arbeitsprozess schneller zu erkennen und entsprechende Anpassungen vorzunehmen.

Abschließend sei erwĂ€hnt, dass die Wahl der richtigen Methode von deinen persönlichen Vorlieben, deinem Arbeitsstil sowie den spezifischen Anforderungen deines beruflichen und privaten Alltags abhĂ€ngt. Gib den verschiedenen Techniken, die wir dir prĂ€sentiert haben, eine Chance, um herauszufinden, welche Methode am besten zu dir passt.

Fazit: Strukturierte Arbeitsweise fĂŒr mehr Erfolg

Die GTD-Methode ist eine erprobte Selbstmanagement-Strategie, die sowohl fĂŒr das Arbeits- als auch fĂŒr das Privatleben eine bessere Struktur und effektiveres Zeitmanagement ermöglicht. Sie grĂŒndet auf den Kernprinzipien Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Erledigen, Durchsehen und Anpassen und trĂ€gt dazu bei, Stress abzubauen und die ProduktivitĂ€t zu erhöhen.

Die zentralen Erkenntnisse dieses Artikels zeigen folgende Aspekte auf:

  • Grundlagen der GTD-Methode: Systematische Erfassung, Sortierung und Priorisierung von Aufgaben unter BerĂŒcksichtigung verschiedener Kontexte und Ressourcen.
  • Vorteile und Herausforderungen: Durch GTD profitiert man von verbesserter Übersichtlichkeit, reduziertem Stress und gesteigerter ProduktivitĂ€t, wobei gleichzeitig Disziplin und regelmĂ€ĂŸige Anpassungen erforderlich sind.
  • Tools: Zahlreiche spezialisierte oder allgemein einsetzbare Aufgabenmanagement-Tools unterstĂŒtzen die Implementierung und den Gebrauch der GTD-Methode.

Reflektiere darĂŒber, wie GTD dein Arbeits- und Privatleben positiv beeinflussen könnte. Entdecke neue Wege, um Aufgaben strukturiert zu organisieren, PrioritĂ€ten festzulegen und deine Zeit optimal auszuschöpfen. Lass dich durch die Erfolge motivieren und stelle dich den Herausforderungen, um dein Leben geordneter und erfolgreicher zu gestalten!

FAQ

Nachstehend werden die am hÀufigsten gestellten Fragen beantwortet.

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