Getting Things Done: Die Methode, die dein Arbeits- und Privatleben organisierter gestaltet

Chaos im Arbeitsalltag und im Privatleben – ein weit verbreitetes Problem, das vielen Menschen Erfolg und Lebensqualität raubt. Eine mögliche Lösung liegt in der bewährten Selbstmanagement-Strategie "Getting Things Done" (GTD), die Struktur und effektives Zeitmanagement in den verflochtenen Lebensbereichen schafft.

In diesem Artikel erfährst du, wie du die GTD-Methode erfolgreich in deinem Leben umsetzen und dadurch den Stress reduzieren kannst. Lass dich inspirieren von …

• … den Kernprinzipien von GTD: Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Erledigen, Durchsehen und Anpassen.
• … effektiven Sammelstrategien und Tipps, die Ordnung und Überblick über deine Aufgaben und Projekte gewährleisten.
• … nützlichen Tools und Anwendungen, welche die Umsetzung von GTD in deinem Alltag erleichtern.

Entdecke neue Ansätze, um deine Produktivität und Organisation zu steigern – lies weiter und profitiere von den Lösungen, die die GTD-Methode bietet!

Was ist Getting Things Done?

Getting Things Done ist eine populäre Selbstmanagement-Methode, die darauf abzielt, die Produktivität und das Zeitmanagement zu verbessern. Sie umfasst kontextbezogene Aufgabenlisten, Prioritätensetzung und einen systematischen Durchsichtsprozess, um Projekte strukturiert abzuarbeiten und den Kopf freizuhalten.

Getting Things Done: Die Methode für ein organisierteres (Arbeits-)Leben

Die Methode Getting Things Done (GTD) ist eine erprobte Selbstmanagement-Strategie, die dir hilft, dein Arbeits- und Privatleben besser zu organisieren. Sie bietet dir eine Struktur, um dein Zeitmanagement effektiver zu gestalten und produktiver zu arbeiten.

Grundlagen und Prinzipien von GTD

Das Fundament von GTD liegt in der Überzeugung, dass ein freier Geist – unbelastet von ungeklärten Aufgaben und losen Enden – klarer denken kann. Um diesen Zustand zu erreichen, erfasst du zunächst systematisch alle anstehenden Aufgaben und Informationen. Anschließend sortierst du sie nach Prioritäten, Kontexten und Ressourcen, um zu entscheiden, welche Punkte auf deiner Tagesordnung stehen sollten. Die GTD-Methode stützt sich auf fünf zentrale Prinzipien:

• Sammeln
• Verarbeiten und Organisieren
• Erledigen
• Durchsehen
• Anpassen

Vorteile und Herausforderungen der GTD-Methode

Die Anwendung von GTD bringt diverse Vorteile mit sich. Dazu zählen unter anderem:

• bessere Übersicht über anstehende Aufgaben
• reduzierter Stress
• gesteigerte Produktivität

Dennoch solltest du auch potenzielle Herausforderungen beim Umgang mit GTD nicht außer Acht lassen. Besonders wichtig ist dabei eine hohe Disziplin sowie regelmäßige Anpassungen, um die Methode erfolgreich anzuwenden. Darüber hinaus kann es für manche Menschen schwierig sein, die benötigte Zeit für das systematische Erfassen und Verarbeiten von Aufgaben aufzubringen.

Sammeln: Den Geist entlasten

Bevor wir uns mit konkreten Schritten zur Organisation deiner Arbeitswelt beschäftigen, möchten wir dir eine effektive Sammelstrategie vorstellen. Diese hilft dir, deinen Kopf von To-do-Listen und Ideen zu befreien.

Großreinemachen: Die initiale Sammelphase

Um dein Kurzzeitgedächtnis zu entlasten und mehr Fokus auf anstehende Aufgaben zu ermöglichen, ist es wichtig, alle anfallenden Aktivitäten, Aufgaben und Ideen festzuhalten. Das sogenannte Großreinemachen besteht darin, alles, was dir durch den Kopf geht, zu notieren und an einem zentralen Ort zu sammeln.

Je umfassender diese Sammlung ist, desto weniger mentale Belastung wirst du im Alltag erleben. Zu Beginn kannst du beispielsweise eine digitale oder analoge Sammelstelle verwenden, um alle Dinge, die deine Aufmerksamkeit erfordern, aufzunehmen.

Eingangskörbe organisieren und zusammenführen

Nachdem alle Ideen und Aufgaben erfasst sind, ist es entscheidend, diese Informationen zu strukturieren, um den Überblick zu behalten. Hierfür empfiehlt es sich, Eingangskörbe zu erstellen, die verschiedene Aspekte deines Lebens abbilden – beispielsweise Arbeit, Privates oder Hobbys.

Um eine verbesserte Übersichtlichkeit zu gewährleisten, sollten diese unterschiedlichen Eingangskörbe idealerweise in einem zentralen Tool oder an einem zentralen Ort zusammengeführt werden.

Sofortiges Erfassen neuer Aufgaben

Da unser Kopf und unser Kurzzeitgedächtnis nicht für das dauerhafte Speichern von Informationen konzipiert sind, ist es essenziell, auch zukünftig neue Aufgaben und Ideen unmittelbar zu erfassen. Hierzu eignet es sich, diese Dinge in deinen Eingangskorb oder – falls gegeben – direkt in deine Kontextlisten zu übertragen. Dadurch stellst du sicher, dass keine wichtigen Aufgaben und Ideen verloren gehen und dein Kopf stets frei für das Wesentliche bleibt: das Erledigen von Dingen.

Verarbeiten und Organisieren: Ordnung im Aufgabenchaos

Nachdem du alle anstehenden Aufgaben und Projekte gesammelt hast, gilt es nun, die einzelnen Elemente zu verarbeiten, zu organisieren und in ein gut strukturiertes Ablagesystem zu integrieren.

Einfache Aufgaben und Projekte unterscheiden

Das Fundament für ein gut organisiertes Arbeits- und Privatleben bildet das Unterscheiden zwischen einfachen Aufgaben und Projekten. Eine Aufgabe ist ein einzelner, umsetzbarer Schritt, der in einem festgelegten Zeitrahmen abgeschlossen werden kann.

Ein Projekt hingegen setzt sich aus mehreren Teilaufgaben zusammen, die miteinander verbunden sind und einen gemeinsamen Zweck erfüllen. Um den Überblick zu wahren, empfiehlt es sich, separate Listen für einfache Aufgaben und Projekte zu führen.

Interessensphären und Kontexte

Interessensphären und kontextbezogene Listen helfen dir, deine Aufgaben sinnvoll zu strukturieren und einzuordnen. Interessensphären umfassen zentrale Lebensbereiche wie den Beruf, die Familie oder Gesundheit. Kontextbezogene Listen ordnen die anstehenden Aufgaben nach dem jeweiligen Umfeld oder den benötigten Ressourcen, zum Beispiel Büro, Zuhause, Telefon oder Computer. Dabei fasst du Aufgaben zusammen, die in ähnlichen Situationen oder mit ähnlichen Werkzeugen bearbeitet werden können.

Nächste Schritte, Fälligkeitsdaten und Tagesordnungen planen

Ein zentraler Aspekt von GTD (Getting Things Done) ist die Planung der nächsten Schritte für jede Aufgabe oder jedes Projekt. Sobald ein Projekt in mehrere Handlungsschritte unterteilt wurde, prüfe, welcher Schritt als Nächstes ansteht. Notiere Fälligkeitsdaten und setze zeitliche Ziele für den Abschluss bestimmter Aufgaben.

Delegation, Wartezeit

Es ist nicht immer erforderlich oder sinnvoll, dass du alle Aufgaben persönlich bearbeitest. Einige Aufgaben kannst du an andere Personen delegieren, während manche vielleicht erst zu einem späteren Zeitpunkt angegangen werden sollten. In solchen Fällen empfiehlt sich das Führen von Delegationslisten, Wartezeitlisten und einer Vielleicht/Irgendwann-Liste.

Referenzmaterialien ordnen und nutzen

Um produktiv arbeiten zu können, benötigst du nicht nur klare Aufgabenstrukturen, sondern auch die passenden Informationen und Materialien. Ein ordentliches Ablagesystem für alle Referenzmaterialien ist hierbei essenziell. Nutze physische Ordner oder digitale Systeme, um Informationen schnell wiederzufinden und bei Bedarf direkt einsetzen zu können.

Erledigen: Aufgaben fokussiert angehen

In diesem Abschnitt lernst du, mithilfe der GTD-Methode (Getting Things Done) fokussiert und effektiv Aufgaben zu bewältigen, um deine Produktivität zu steigern.

Kontextbasiertes Arbeiten und Priorisierung

Kontextbasiertes Arbeiten ist ein Kernaspekt der GTD-Methode und unterstützt dich dabei, weniger abgelenkt zu sein. Du erstellst separate Aktionslisten für jeden Kontext (z. B. Büro, Zuhause, Telefon) und trägst alle zugehörigen Aufgaben ein. Dadurch kannst du beispielsweise alle Telefonate, die du führen musst, zusammenfassen und gemeinsam abarbeiten, anstatt sie immer wieder aufzuschieben, weil du gerade im Büro bist und sie dich vom Schreibtisch ablenken.

Nach der Erstellung der Aktionslisten für die jeweiligen Kontexte ist es wichtig, die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu bearbeiten. Ordne dafür jede Aufgabe nach ihrem Fälligkeitstermin und ihrer Priorität.

Individuelle Aufgabenansichten und Filter nutzen

Um effizienter zu arbeiten, erstelle individuelle Aufgabenansichten, die dir helfen, den Überblick über alle anstehenden Aufgaben zu behalten. Diese Ansichten können beispielsweise nach Kontext, Projekt oder Priorität sortiert werden. Nutze Filter, um deine Tagesplanung zu strukturieren. Du könntest etwa einen Filter verwenden, der dir nur Aufgaben anzeigt, die innerhalb der nächsten Woche abgeschlossen werden müssen.

Teile deine Aktionsliste auch mit Teammitgliedern, um die Zusammenarbeit zu verbessern und klare Zuständigkeiten zu gewährleisten. So weiß jeder, wer welche Aufgabe bearbeitet und welche Fortschritte erzielt werden.

Multitasking vermeiden und Produktivität erhöhen

Multitasking kann deine Produktivität verringern und das Risiko für Fehler erhöhen. Um bei der Umsetzung der GTD-Methode erfolgreich zu sein, solltest du einzelne Aufgaben fokussiert angehen. Eine Methode, um produktiver zu arbeiten, ist die Pomodoro-Technik. Dabei arbeitest du 25 Minuten konzentriert an einer Aufgabe und machst anschließend eine 5-minütige Pause. Nach vier solcher Arbeitsblöcke gönnst du dir eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten.

Diese Herangehensweise reduziert Ablenkungen und ermöglicht es dir, schneller in einen effektiven Workflow einzutauchen. Gleichzeitig erhältst du durch regelmäßige Pausen ein entspanntes und fokussiertes Arbeitsumfeld.

Durchsehen: regelmäßige Kontrolle und Anpassung

Die konsequente Anwendung und stetige Verbesserung der GTD-Methode führt zu einem besseren Umgang mit Aufgaben und Projekten. Dabei spielt das regelmäßige Überprüfen und Anpassen deines Systems eine entscheidende Rolle.

Reviews in der GTD-Methode

Ein systematischer Überblick über deine Aufgaben trägt maßgeblich zum Erfolg der GTD-Methode bei. Reviews ermöglichen es dir, den Fortschritt deiner Projekte zu erfassen, mögliche Probleme frühzeitig zu identifizieren und deine Arbeitsweise kontinuierlich zu verbessern. Übliche Praktiken für diesen Prozess sind:

• Wochenrückblick: Widme einmal pro Woche Zeit der Überprüfung sämtlicher Aufgaben, Projekte und Referenzmaterialien. So kannst du abgeschlossene oder veraltete Items aussortieren und deine Prioritäten für die anstehende Woche festlegen.
• Durcharbeiten von Kontexten: Im Laufe der Woche solltest du deine kontextbezogenen Aufgabenlisten sorgfältig durchgehen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.

Durch das regelmäßige Durchsehen deines Systems stellst du sicher, dass du stets fokussiert auf das Wesentliche bleibst und keine toten Winkel entstehen, die deine Produktivität beeinträchtigen könnten.

GTD im Alltag umsetzen und anpassen

GTD ist ein flexibles Rahmengerüst, das individuell auf deine Bedürfnisse zugeschnitten werden kann. Um es erfolgreich in deinem Alltag zu integrieren, solltest du einige grundlegende Prinzipien beachten:

1. Konsequenz in der Anwendung: Je disziplinierter du das GTD-System nutzt, desto mehr wirst du von dessen Vorteilen profitieren.
2. Experimentiere mit verschiedenen Tools und Ansätzen: Kein GTD-Tool ist universell einsetzbar. Teste diverse Apps und Systeme, um herauszufinden, welches am besten zu dir passt.
3. Optimiere regelmäßig: GTD ist keine in Stein gemeißelte Methode. Sammle Erfahrungswerte und passe das System bei Bedarf an deine persönlichen Anforderungen an.

Tools, die Getting Things Done unterstützen

Um die Produktivität zu steigern und Aufgaben zu verwalten, eignen sich zahlreiche Tools zur Unterstützung der GTD-Methode. Manche dieser Tools sind explizit für GTD entwickelt worden, während andere generische Aufgabenmanagement-Anwendungen sind, die sich jedoch leicht anpassen lassen.

Spezialisierte GTD-Tools

Spezialisierte GTD-Tools sind Anwendungen, welche den Anforderungen der GTD-Methode exakt entsprechen. Oftmals bieten sie bereits vorgefertigte Listen, Kontexte und Tags, um verschiedene Aspekte der Methode abzubilden.

Zu den bekanntesten GTD-Tools zählen:

• Nirvana
• Things
• Omnifocus

Mit diesen Tools kannst du Projekte erstellen, Kontexte zuweisen und den Fortschritt anzeigen lassen, um stets den optimalen Überblick über den Stand deiner Vorhaben zu behalten.

Allgemeine Aufgabenmanagement-Tools

Anstelle von spezialisierten GTD-Tools lassen sich auch allgemeine Aufgabenmanagement-Anwendungen nutzen, die für unterschiedliche Organisationsmethoden und -techniken geeignet sind. Mit geringfügigen Anpassungen können sie ebenfalls für die GTD-Methode verwendet werden. Einige der populärsten allgemeinen Tools sind:

• Trello
• Todoist
• Microsoft To Do

Solche Tools ermöglichen es dir, Projekte und Aufgaben in Listen zu organisieren und bieten die Möglichkeit, Tags oder Labels hinzuzufügen, um Kontexte und Prioritäten abzubilden.

Tools vergleichen und auswählen

Bei der Entscheidung für ein passendes Tool sind folgende Aspekte zu berücksichtigen:

1. Kompatibilität mit deinen bevorzugten Geräten und Betriebssystemen
2. Benutzerfreundlichkeit und Lernkurve
3. Umfang der Funktionen und Anpassungsfähigkeit an die GTD-Methode
4. Kosten und verfügbare Funktionen in den verschiedenen Tarifen

Es empfiehlt sich, unterschiedliche Tools auszuprobieren, um dasjenige zu identifizieren, das deinen Anforderungen am besten gerecht wird und dir die Umsetzung von GTD erleichtert.

Alternativen zu Getting Things Done

GTD gehört zwar für viele zu einer effektiven Methode, das Arbeits- und Privatleben zu organisieren, dennoch existieren weitere alternative Ansätze. Im Folgenden stellen wir dir einige namhafte Alternativen vor.

Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix stellt eine Methode zur Verbesserung deines Zeitmanagements dar und basiert auf der Philosophie des früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Sie unterteilt Aufgaben in vier Kategorien anhand ihrer Dringlichkeit und Bedeutung:

1. Wichtig und dringend
2. Wichtig, aber nicht dringend
3. Nicht wichtig, aber dringend
4. Nicht wichtig und nicht dringend

Mithilfe dieser Matrix kannst du Prioritäten setzen und dich auf das Wesentliche konzentrieren. Aufgaben der Kategorie 1 sollten unverzüglich erledigt werden, während diejenigen in Kategorie 2 terminiert werden. Jene Aufgaben der Kategorie 3 lassen sich delegieren und die in Kategorie 4 sollten als Ablenkung eingestuft und vermieden werden.

Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik ist eine Zeitmanagement-Methode, die darauf abzielt, Arbeitsphasen in feste zeitliche Intervalle, sogenannte Pomodori, einzuteilen. Diese Intervalle dauern jeweils 25 Minuten und werden von kurzen Pausen unterbrochen. Nach vier Pomodori solltest du eine längere Pause einplanen.

Durch diese Technik wird die Konzentration auf einzelne Aufgaben gefördert, während Ablenkungen reduziert werden und der Arbeitsfluss erhalten bleibt. Die Pomodoro-Technik eignet sich insbesondere für Tätigkeiten, die hohe Konzentrationslevels erfordern und klar abgegrenzte Arbeitszeiten zulassen.

Lesetipp

Bei acquisa findest du einen ausführlichen Artikel zur Pomodoro-Technik: Pomodoro-Technik: Die wichtigsten Tipps und Tricks für maximal effizientes Arbeiten.

Kanban

Kanban stellt einen Projektmanagement-Ansatz dar, dessen Ursprung in der Automobilindustrie liegt. Es ist ein visuelles System zur Organisation von Arbeitsabläufen und Aufgaben, bei dem der Fortschritt auf einem Kanban-Board veranschaulicht wird.

Das Kanban-Board umfasst Spalten, die verschiedene Phasen des Arbeitsprozesses repräsentieren, etwa "Zu erledigen", "In Arbeit" und "Fertiggestellt". Aufgaben werden als Karten auf das Board gepinnt und im Verlauf ihrer Bearbeitung durch die verschiedenen Phasen verschoben. Kanban erhöht die Transparenz und unterstützt dich dabei, Engpässe im Arbeitsprozess schneller zu erkennen und entsprechende Anpassungen vorzunehmen.

Abschließend sei erwähnt, dass die Wahl der richtigen Methode von deinen persönlichen Vorlieben, deinem Arbeitsstil sowie den spezifischen Anforderungen deines beruflichen und privaten Alltags abhängt. Gib den verschiedenen Techniken, die wir dir präsentiert haben, eine Chance, um herauszufinden, welche Methode am besten zu dir passt.

Fazit: Strukturierte Arbeitsweise für mehr Erfolg

Die GTD-Methode ist eine erprobte Selbstmanagement-Strategie, die sowohl für das Arbeits- als auch für das Privatleben eine bessere Struktur und effektiveres Zeitmanagement ermöglicht. Sie gründet auf den Kernprinzipien Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Erledigen, Durchsehen und Anpassen und trägt dazu bei, Stress abzubauen und die Produktivität zu erhöhen.

Die zentralen Erkenntnisse dieses Artikels zeigen folgende Aspekte auf:

• Grundlagen der GTD-Methode: Systematische Erfassung, Sortierung und Priorisierung von Aufgaben unter Berücksichtigung verschiedener Kontexte und Ressourcen.
• Vorteile und Herausforderungen: Durch GTD profitiert man von verbesserter Übersichtlichkeit, reduziertem Stress und gesteigerter Produktivität, wobei gleichzeitig Disziplin und regelmäßige Anpassungen erforderlich sind.
• Tools: Zahlreiche spezialisierte oder allgemein einsetzbare Aufgabenmanagement-Tools unterstützen die Implementierung und den Gebrauch der GTD-Methode.

Reflektiere darüber, wie GTD dein Arbeits- und Privatleben positiv beeinflussen könnte. Entdecke neue Wege, um Aufgaben strukturiert zu organisieren, Prioritäten festzulegen und deine Zeit optimal auszuschöpfen. Lass dich durch die Erfolge motivieren und stelle dich den Herausforderungen, um dein Leben geordneter und erfolgreicher zu gestalten!

FAQ

Nachstehend werden die am häufigsten gestellten Fragen beantwortet.

Kann man Getting Things Done auch für private Projekte nutzen?

Getting Things Done kann definitiv für private Projekte genutzt werden. Mit dieser Methode organisierst du Aufgaben systematisch und verbesserst dein Zeitmanagement. Setze Prioritäten, definiere klare Schritte und verwende Listen für optimale Ergebnisse.

Wie unterscheidet sich GTD von anderen Zeitmanagement-Methoden?

GTD unterscheidet sich als Zeitmanagement-Methode durch den Fokus auf die Aufgabenorganisation, Stressreduktion und klare Prioritäten. Mit der "5-Schritte-Regel" sorgt GTD für übersichtliche Strukturen und verbessertes Selbstmanagement. Priorisieren, delegieren und planen sind Schlüsselaspekte dieser Methode.

Wie schaffe ich es, mit GTD weniger Stress zu haben?

Mit GTD reduzierst du Stress, indem du Aufgaben sammelst, priorisierst und in überschaubare Schritte unterteilst. Organisiere deine Arbeit mithilfe von Listen, Zeitplänen und Deadlines. Delegiere, wenn nötig, und konzentriere dich auf eine Aufgabe nach der anderen, um den Überblick zu behalten.

Wie integriere ich GTD in meine Arbeitsroutine?

Integriere GTD in deine Arbeitsroutine, indem du zuerst Projekte und Aufgaben sammelst, priorisierst und in übersichtliche Listen bringst. Nutze konsequent einen Kalender, plane regelmäßige Reviews und fokussiere dich auf einzelne Aufgaben. Ziehe Hilfsmittel wie Apps oder Software zur Organisation heran.

Thomas Sesli

Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.