Ein gut strukturiertes QM-Handbuch ist für ein erfolgreiches Qualitätsmanagement im Unternehmen unerlässlich. Es handelt sich hierbei um das zentrale Dokument, das die Qualitätspolitik, die Qualitätsziele und den Aufbau des unternehmerischen Qualitätsmanagementsystems (QMS) beschreibt und somit für kontinuierliche Verbesserung sorgt.
In diesem Artikel erklären wir, wie du ein optimales QM-Handbuch für dein Unternehmen erstellst und pflegst. Dabei behandeln wir detailliert folgende Aspekte:
- Ziele des QM-Handbuchs
- Struktur und Inhalt eines QM-Handbuchs
- Tipps und Methoden für die Gestaltung und Pflege des QM-Handbuchs
Wir zeigen dir, wie ein gut konzipiertes QM-Handbuch deinem Unternehmen bei der Optimierung von Prozessen, der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und der Erreichung von Qualitätszielen helfen kann.
Was ist ein QM-Handbuch?
Ein QM-Handbuch ist ein Dokument, das die Qualitätspolitik und das Qualitätsmanagementsystem eines Unternehmens beschreibt. Es enthält Informationen über organisatorische Strukturen, Verantwortlichkeiten, Verfahren und Prozesse, die zur Sicherstellung der Qualität von Produkten oder Dienstleistungen eingerichtet sind.
Ziel und Bedeutung eines QM-Handbuchs
Qualitätsmanagement ist von großer Bedeutung, um den hohen Ansprüchen von Kunden gerecht zu werden, Prozesse zu optimieren und Innovationen voranzutreiben. Das QM-Handbuch stellt in diesem Zusammenhang eine übersichtliche Darstellung der Qualitätspolitik und der Prozesslandschaft bereit.
So dient es als kompetentes Werkzeug, um das QM-System im Unternehmen lebendig zu halten und Arbeitsabläufe transparent zu gestalten. Ein gut strukturiertes QM-Handbuch trägt dazu bei, dass alle Mitarbeiter auf ein gemeinsames Verständnis von Qualitätsmanagement zurückgreifen können. Zudem schafft es klar definierte Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten.
Lesetipp
Bei einem Audit wird natürlich auch das QM-Handbuch geprüft. Mehr zum Thema Audit erfährst du in diesem Artikel: Audits im Qualitätsmanagement: Definition und Best Practices, um dein Business zu optimieren
Aufbau und Inhalte eines QM-Handbuchs
Übersicht der Kapitel
Ein QMH ist in verschiedene Kapitel untergliedert, die die Struktur des Qualitätsmanagementsystems abbilden und unterschiedliche Aspekte behandeln. Dazu gehören beispielsweise:
- Das Unternehmensleitbild und die Qualitätsmanagement-Politik
- Die Beschreibung der Kernprozesse und die zugehörigen Verfahren
- Die Struktur und der Aufbau des Qualitätsmanagementsystems
- Die Dokumentation von Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen und Prozessbeschreibungen
- Der Nachweis von Normforderungen (z. B. ISO-Normen)
- Die Maßnahmen zur Überwachung und Verbesserung des QM-Systems
Beispiele für eine sinnvolle Kapitelstruktur
Ein gut organisiertes QMH ermöglicht es dir, zügig und gezielt die benötigten Informationen zu finden. Im Folgenden findest du einige Vorschläge für grundlegende Bestandteile:
- Allgemeine Informationen über das Unternehmen, das QMH und den damit verfolgten Zweck
- Qualitätspolitik und -ziele, die aus dem Unternehmensleitbild abgeleitet sind
- Organisationsstruktur sowie Verantwortlichkeiten innerhalb des Qualitätsmanagementsystems
- Darstellung der Kernprozesse, zugehöriger Verfahren und angewandter Methoden
- Dokumentenmanagement einschließlich Erstellung, Freigabe, Verteilung und Aktualisierung von QM-Dokumenten
- Umgang mit Vorgabedokumenten und Erfüllung von Normforderungen (z. B. ISO-Normen)
- Übersicht der mitgeltenden Dokumente wie Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen
Tipps und Methoden für den Aufbau und die Pflege
Vermeidung häufiger Fehler
Während des Erstellungs- und Pflegeprozesses eines Qualitätsmanagementhandbuchs gilt es, bestimmte Fehlerquellen zu umgehen, die häufig zu Schwierigkeiten führen:
- Sorge dafür, dass das Handbuch sämtliche relevanten Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen und Arbeitsanweisungen beinhaltet, um ein lückenloses Abbild der Kernprozesse deines Unternehmens zu gewährleisten.
- Unterziehe die Dokumente im QMH regelmäßigen Aktualisierungen, um Veränderungen in Verfahren und Prozessen Rechnung zu tragen. Dokumentiere die Änderungen sinnvoll und achte darauf, dass alle stets Zugriff auf eine aktuelle Version des QMH haben. Für mehr Einheitlichkeit bietet sich statt der Papierform ein digitales Handbuch an.
- Ein hastig erstelltes Qualitätsmanagementhandbuch führt möglicherweise zu unvollständigen Informationen. Plane ausreichend Zeit für eine sorgfältige Zusammenstellung ein.
- Stelle sicher, dass die verschiedenen Abteilungen des Unternehmens und alle Verantwortungsbereiche im QM-Handbuch abgebildet sind und die entsprechenden Arbeitsprozesse sowie -anweisungen klar definiert sind.
Lesetipp
Weitere wichtige QM-Methoden stellen wir dir in diesem Artikel vor: Qualitätsmanagement-Methoden: Wie du mit den richtigen Werkzeugen deinen Geschäftserfolg steigerst
Top-Down-Ansatz bei der strukturellen Gestaltung
Ein strukturierter Aufbau des QMH ist elementar für die Implementierung des Qualitätsmanagementsystems. Ein Top-Down-Ansatz kann hierbei hilfreich sein:
- Starte zunächst mit einer Übersicht der Kapitel, die die grundlegenden Elemente des QM-Systems repräsentieren.
- Füge anschließend untergeordnete Kapitel hinzu, die die Kernprozesse deines Unternehmens und die damit verbundenen Verfahren und Arbeitsanweisungen darstellen.
- Gewährleiste, dass alle Mitarbeiter sowohl die Struktur des Handbuchs als auch die Rolle, die sie im QM-System innehaben, nachvollziehen können.
Fazit: Schlüssel zum unternehmerischen Qualitätsmanagement
Das Qualitätsmanagementhandbuch stellt erfolgreiche Qualitätsmanagementaktivitäten in Unternehmen sicher. Es definiert die Qualitätspolitik und -ziele und stellt den Aufbau und die Umsetzung des Qualitätsmanagementsystems dar. Ein gut strukturiertes QMH ermöglicht eine gemeinsame Verständigung der Mitarbeitenden und schafft Klarheit über Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten.
Zwei wichtige Erkenntnisse aus dem Artikel:
- Kernelement: Das QMH fungiert als zentrales Element des Qualitätsmanagementsystems und legt die Basis für kontinuierliche Verbesserungsprozesse sowie die Verwirklichung von Qualitätszielen.
- Aufbau und Inhalte: Im QMH sollten alle relevanten Informationen zur Steuerung und Sicherung der Qualität im Unternehmen enthalten sein. Dabei umfasst es die Struktur des Qualitätsmanagementsystems.
Ein erfolgreiches Qualitätsmanagement wird von den soliden Fundamenten getragen, die durch ein gut gepflegtes und durchdachtes QM-Handbuch geschaffen werden. Lass dich von den gewonnenen Erkenntnissen anregen, um dein unternehmerisches Qualitätsmanagement weiterzuentwickeln!
Lesetipp
Vielleicht bietet sich für dein Unternehmen auch eine QM-Zertifizierung an? Alles Wissenswerte dazu liest du hier: QM-Zertifizierung: Ablauf und Anforderungen für ein erfolgreiches Qualitätsmanagement im Unternehmen
FAQ
Hier finden sich die Antworten auf häufige Fragen.
Was gehört in ein QM-Handbuch?
Ein QM-Handbuch enthält Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen und Zuständigkeiten und stellt einen Bezug zur Systemdokumentation her.
Ist ein QM-Handbuch Pflicht?
Ein QM-Handbuch ist nicht zwingend erforderlich, jedoch hilfreich zur Dokumentation von Qualitätsmanagement-Systemen. Es vereinfacht interne Prozesse und bietet einen Überblick über alle mitgeltenden Dokumente.
Wer erstellt das QM-Handbuch?
Das QM-Handbuch wird vom Qualitätsmanagementbeauftragten erstellt und sollte auch von der Geschäftsführung abgesegnet werden. Es ist wichtig, die Qualitätspolitik, Prozesse und Verantwortlichkeiten im Unternehmen klar und verständlich darzustellen.
Welche Software-Lösungen gibt es für QM-Handbücher?
Software-Lösungen wie ConSense IMS, Quentic und processManager bieten eine optimale Unterstützung bei der Erstellung und Verwaltung eines QMH. Ein QMH in Papierform ist nicht ideal, weil sich Veränderungen dort nur schwer abbilden lassen.
Welche Gesetze und Vorschriften sind für ein QM-Handbuch relevant?
Für ein QM-Handbuch sind grundsätzlich keine Vorschriften oder gesetzlichen Vorgaben relevant, da sie der unternehmerischen Eigenverantwortung obliegen. Ausnahmen stellen bestimmte medizinische Branchen dar, wobei geltende Auflagen einen Platz im QMH finden sollten.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
