Warenwirtschaft: So optimierst du deine Lagerhaltung und Bestandsführung

Lagerhaltung und Bestandsführung sind ganz alltägliche Prozesse eines Handelsunternehmens. Aber wie lassen sie sich optimal und einfach gestalten?

Wir geben dir wertvolle Tipps und Anregungen an die Hand, um durch gezielte Optimierungen in diesen Bereichen entscheidende Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Damit können ein reibungsloser Warenfluss gewährleistet und die Kosten möglichst gering gehalten werden.

Erfahre jetzt, wie du deinen Betrieb in Sachen Lagerhaltung und Bestandsführung weiter voranbringen kannst!

Was ist Warenwirtschaft?

Warenwirtschaft ist ein betrieblicher Teilbereich, der sich mit der Planung, Steuerung und Kontrolle von Warenströmen und Lagerprozessen in Handelsunternehmen beschäftigt. Warenwirtschaftssysteme sind Softwarelösungen, die warenbezogene Daten und Geschäftsabläufe verwalten und optimieren.

Warenwirtschaft: Lagerhaltung und Bestandsführung optimieren

Grundlagen der Warenwirtschaft

Wie viel wurde verkauft? Was befindet sich noch im Lager?

Die Warenwirtschaft (WaWi) beinhaltet alle Prozesse, die sich auf Lagerhaltung, Warenlagerung und der Verwaltung von Warenbeständen beziehen. Ziel ist, die Planung und Steuerung des Warenflusses von der Beschaffung bis zum Verkauf möglichst fließend zu gestalten.

Dabei wird im Bestfall ein kontinuierlicher Nachschub gewährleistet, während der Lagerbestand so niedrig wie möglich gehalten wird.

Aufgaben und Ziele der Warenwirtschaft

Eine gut organisierte Warenwirtschaft trägt dazu bei, die Kosten im Lager zu minimieren und den Lagerbestand auf ein notwendiges Minimum reduzieren. Der Schlüssel dafür liegt in der erfolgreichen Organisation des Produktnachschubs. Dadurch kann ein hohes Maß an Produktverfügbarkeit für die Kunden gesichert werden.

Zentrale Aufgaben sind also:

• Bestandsführung
• Bedarfsplanung
• Disposition
• Lagerstrategie

Warenwirtschaftssysteme (WWS) verstehen und einsetzen

Früher wurde händisch notiert, welche Artikel sich im Lager befinden und welche Ware verkauft worden ist. Das war eine Menge Arbeit.

Heute werden dafür Warenwirtschaftssysteme (WWS) verwendet. Das sind speziell für Lagerhaltung und Bestandsführung entwickelte Softwarelösungen. Sie dienen der Automatisierung und Vereinfachung der Abläufe in Planung, Steuerung und Kontrolle des Warenflusses.

Dadurch ermöglichen sie:

• Genauere Erfassung von Lagerbeständen
• Schnellen Nachschub
• Bessere Kontrolle der internen Abläufe im Lager

Warenwirtschaftssysteme und ihre Funktionen

Arten von Warenwirtschaftssystemen (WWS)

Die Arten lassen sich je nach technischen Lösungen, Umfang der Funktionen und Anwendungsgebiet unterscheiden:

• Standalone-Software: Diese Art von Warenwirtschaftssoftware läuft als eigenständige Applikation und ist nicht direkt mit anderen Systemen, beispielsweise Buchhaltungssoftware, verknüpft. Sie kann für Teilbereiche wie Kundenverwaltung oder Stammdatenverwaltung zuständig sein.
• Integrierte Software: Integrierte Warenwirtschaftssysteme sind mit anderen Systemen, etwa Buchhaltungssoftware oder Kundenverwaltungssystemen, verwoben und werden gemeinsam genutzt.
• Modulare Systeme: Hierbei handelt es sich um Software, bei der verschiedene Module für spezifische Funktionen innerhalb der Warenwirtschaft hinzugefügt werden können – je nach Bedarf und Anforderungen des Unternehmens.
• Branchenspezifische Software: Solche Warenwirtschaftssysteme sind speziell auf bestimmte Branchen oder Geschäftsbereiche zugeschnitten und berücksichtigen deren besondere Anforderungen in der Lagerhaltung und Bestandsführung.

Integration in bestehende IT-Infrastruktur

Bevor ein neues Warenwirtschaftssystem eingeführt wird, ist es wichtig, dass du die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur sorgfältig planst. Das System sollte sich problemlos in vorhandene Software und Hardware einfügen und dabei den reibungslosen Austausch von Daten ermöglichen.

Besonders relevant ist die Anbindung an Datenschnittstellen wie ERP-Systeme, Buchhaltungssoftware oder E-Commerce-Plattformen. Achte darauf, dass das gewählte Warenwirtschaftssystem die gemeinsame Nutzung von Daten und Ressourcen zulässt und mit den bestehenden Systemen kompatibel ist.

Zusatzmodule und erweiterbare Funktionen

Ein gutes Warenwirtschaftssystem sollte flexibel sein und sich den Bedürfnissen deines Unternehmens anpassen können. Das bedeutet, dass es erweiterbar sein sollte, um neuen Anforderungen gerecht zu werden oder den wachsenden Umfang deiner Geschäftsprozesse abzudecken.

Einige Systeme bieten Zusatzmodule oder Erweiterungen an, die zusätzliche Funktionen wie Leistungserstellung, Projektmanagement oder Ressourcenplanung ermöglichen. Bei der Auswahl des Warenwirtschaftssystems ist es daher wichtig, darauf zu achten, dass es genügend Flexibilität bietet, um dein Geschäft auch in der Zukunft optimal zu unterstützen.

Warenwirtschaft und E-Commerce

Im E-Commerce sind Warenwirtschaftssysteme für das Management und die Optimierung von Warenströmen unverzichtbar. Um ihre volle Leistungsfähigkeit auszuschöpfen, müssen sie an die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens angepasst werden.

Bedeutung für den Online-Handel

Warenwirtschaftssysteme sind im Online-Handel von besonderer Bedeutung, da sie Unternehmen dabei unterstützen, ihren Warenfluss effektiv zu organisieren. Lagerhaltung und Bestandsführung, Warenvertrieb sowie Warenversand müssen aufeinander abgestimmt sein, um einen reibungslosen Logistikablauf im Unternehmen zu gewährleisten.

Die Systeme können Warenbewegungen und Verkaufsfilialen integrieren, sodass eine optimale Übersicht über Warenströme und Bewegungsdaten entsteht. ERP-Systeme sind in der Lage, diese Aspekte miteinander zu verknüpfen und den gesamten Prozess nachhaltiger zu gestalten.

Lesetipp

Alles rund um den Online-Handel kannst du hier nachlesen. Stöber mal durch!

Anpassung an spezifische Anforderungen

Jedes Unternehmen hat individuelle Bedürfnisse, daher ist es wichtig, die eingesetzte Warenwirtschaftslösung entsprechend anzupassen. Dazu zählen die Integration von verschiedenen Vertriebskanälen, das Controlling und die Anbindung an die Logistik.

Folgende Punkte solltest du bei der Anpassung von Warenwirtschaftssystemen beachten:

• Automatisierung von Prozessen zur Vereinfachung
• Individuelle Gestaltung der Benutzeroberfläche
• Einbindung zusätzlicher Schnittstellen und Systeme
• Erweiterung der Funktionalitäten durch Zusatzmodule
• Gewährleistung von Datensicherheit und Datenschutz

Best Practices für eine erfolgreiche Integration

Eine erfolgreiche Integration von Warenwirtschaftssystemen im E-Commerce ist notwendig, um Abläufe transparent zu gestalten.

Dazu gehört:

1. Eine umfassende Analyse der eigenen Prozesse und Anforderungen, um eine geeignete Lösung zu identifizieren
2. Eine sorgfältige Planung und Umsetzung der Einführung, einschließlich Schulung der Mitarbeiter und Auswahl geeigneter Projektleiter
3. Die kontinuierliche Überwachung der Ergebnisse und erforderlichen Anpassungen, um die Integration und Nutzung der Systeme stetig zu optimieren
4. Investition in Support und Austausch mit anderen Unternehmen, um Erfahrungen und Lösungsansätze kontinuierlich zu teilen

Auswahl und Einführung eines Warenwirtschaftssystems

Ein Warenwirtschaftssystem, das genau auf die Bedürfnisse deines Unternehmens zugeschnitten ist, erleichtert die Prozesse und trägt maßgeblich zum Erfolg bei. Welche Faktoren bei der richtigen Auswahl entscheidend sind und wie du das geeignete System erfolgreich in dein Unternehmen integrierst, lernst du in diesem Abschnitt.

Anforderungen und Kriterien für die Auswahl

Die Entscheidung für ein Warenwirtschaftssystem sollte auf einer soliden Grundlage von Anforderungen und Kriterien basieren, die das System erfüllen muss:

• Abbildung der betrieblichen Prozesse: Das gewählte System sollte sämtliche Abläufe im Bereich des Warenaustausches, zum Beispiel Warenausgang und -eingang, ebenso wie Teilaufgaben im Unternehmen repräsentieren.
• Flexibilität und Anpassbarkeit: Ein gut geeignetes System zeichnet sich durch Anpassungsfähigkeit an wachsende und sich verändernde Bedürfnisse deines Unternehmens aus.
• Integration in bestehende IT-Infrastruktur: Bedenke, ob das bevorzugte System problemlos mit bereits vorhandenen Systemen und Tools harmoniert. So vermeidest du unnötige Schwierigkeiten bei der Einführung.
• Benutzerfreundlichkeit: Wähle ein System mit intuitiver Bedienung, um eine unkomplizierte Einarbeitung der Mitarbeiter zu gewährleisten und den langfristigen Erfolg zu sichern.

Kosten von Warenwirtschaftssystemen

Achte auf folgende Punkte:

1. Anschaffungskosten: Vergleiche die Preise verschiedener Systeme und prüfe, ob sie im Rahmen deines Budgets liegen.
2. Folgekosten: Berücksichtige die laufenden Kosten etwa für Wartung, Updates, Schulungen und Support.
3. Einsparpotenzial: Kalkuliere die möglichen Einsparungen durch eine optimierte Lagerhaltung, schnellere Prozesse oder verringerte Fehlerquote ein. Diese Faktoren können einen höheren Anschaffungspreis durchaus rechtfertigen.

Einführungsstrategien und Change Management

1. Stufenkonzept: Setze das System schrittweise um und teste es zunächst in kleinerem Rahmen, bevor du es unternehmensweit einführst. So erkennst du frühzeitig mögliche Fehlerquellen und kannst sie beheben.
2. Projektmanagement: Stelle ein Projektteam zusammen, das den Einführungsprozess koordiniert, begleitet und unterstützt. Dieses sollte aus Mitarbeitern verschiedener Abteilungen bestehen, die später das System nutzen werden.
3. Change Management: Neue Systeme können Veränderungen in Arbeitsorganisationen und Strukturen mit sich bringen. Informiere deine Mitarbeiter offen über anstehende Neuerungen. Schulungen und Workshops tragen dazu bei, Akzeptanz und Motivation hochzuhalten.

Lesetipp

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6 Tipps für die reibungslose Einführung eines Warenwirtschaftssystems

1. Analysiere deine derzeitigen Prozesse, um ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wie dein Unternehmen arbeitet und welche Aspekte verbesserungswürdig sind.
2. Formuliere klare Ziele und Erwartungen für das Projekt sowie die Auswahl und Anpassung des Warenwirtschaftssystems.
3. Erstelle einen Projektplan, der technische und organisatorische Aspekte beinhaltet und realistische Zeit- und Ressourcenplanungen berücksichtigt.
4. Beziehe relevante Stakeholder, insbesondere Mitarbeiter, ein, um sicherzustellen, dass deren Bedürfnisse und die des Unternehmens berücksichtigt werden.
5. Begegne möglichen Widerständen und Bedenken proaktiv und kommuniziere transparent und offen über den Projektfortschritt sowie die angestrebten Ziele.
6. Nach der Einführung des Warenwirtschaftssystems gilt es, dieses regelmäßig auf Effektivität und Anpassungsfähigkeit zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.

Lesetipp

Einen Projektplan erstellen – das muss nicht kompliziert sein. Schau dir dazu unsere Tipps und Best Practices an:

Projektplan erstellen: Schritt-für-Schritt-Anleitung und Best Practices für dein Projektmanagement

Projektstrukturplan erstellen: Definition, Aufbau und Beispiele aus der Praxis

Projektbericht: Warum er so wichtig ist und wie du ihn so erstellst, dass er ein voller Erfolg wird

Eine umsichtige Handhabung dieser Aspekte hilft dir dabei, dass dein Unternehmen im Bereich Warenwirtschaft und Lagerhaltung nachhaltig und wettbewerbsfähig agieren kann.

Fazit: Optimale Warenwirtschaft für den Erfolg im Handel

So wichtig ist also eine passende Lagerhaltung und Bestandsführung für ein erfolgreiches Handelsunternehmen. Warenwirtschaftssysteme (WWS) ermöglichen es, alle Prozesse dieser beiden Bereiche zu automatisieren, zu vereinfachen und stetig zu verbessern.

Was du bei uns gelernt hast:

• Anforderungen: Ermittle die spezifischen Bedürfnisse und Kriterien deines Unternehmens bezüglich Warenwirtschaft und Lageroptimierung.
• Auswahl: Entscheide dich für ein Warenwirtschaftssystem, das anpassungsfähig und erweiterbar ist, um auf veränderliche Geschäftsanforderungen reagieren zu können.
• Implementierung: Achte darauf, dass die Verbindung mit der bestehenden IT-Infrastruktur gelingt und alle relevanten Stakeholder beteiligt sind, um eine erfolgreiche Transformation im Unternehmen zu gewährleisten.

Nutze die gewonnenen Einsichten, um gezielte Verbesserungsmaßnahmen in diesen Bereichen umzusetzen und somit nachhaltigen Erfolg für dein Handelsunternehmen sicherzustellen.

FAQ

Häufig gestellte Fragen und entsprechende Antworten sind im Weiteren aufgelistet.

Was gehört alles zu Warenwirtschaft?

Zur Warenwirtschaft gehören Bestandsführung, Lagerlogistik, Einkauf, Verkauf und Materialwirtschaft. Hauptaspekte sind Lagerorganisation, Warenbeschaffung und Kostenoptimierung. Mit einem strukturiertem Warenwirtschaftssystem kannst du den Umsatz steigern und Lieferengpässe vermeiden.

Was ist das Ziel der Warenwirtschaft?

Das Ziel der Warenwirtschaft ist die optimale Steuerung von Wareneinkauf, -lagerung, -verkauf und -bestand. Mithilfe von Warenwirtschaftssystemen kannst du Prozesse strukturieren, Bestände minimieren und Kosten reduzieren, um den unternehmerischen Erfolg zu sichern.

Warum ist Warenwirtschaft wichtig?

Warenwirtschaft ist wichtig, weil sie Lagerbestände kontrolliert, Einkaufs- und Verkaufsprozesse optimiert und den Warenfluss effektiv steuert. Die genaue Bestandsführung hilft, Kosten zu reduzieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern.

Was ist Material- und Warenwirtschaft?

Material- und Warenwirtschaft umfasst Planung, Steuerung und Überwachung von Materialflüssen und -beständen im Unternehmen. Ziel ist eine optimale Versorgung von Produktions- und Verkaufsprozessen bei minimalen Lagerkosten. Hierbei spielen Beschaffung, Einkauf, Lagerung und Distribution eine Rolle.

Wie funktioniert das Warenwirtschaftssystem?

Warenwirtschaftssysteme (WWS) optimieren Lagerhaltung, Bestellvorgänge und Verkaufsprozesse in Unternehmen. Durch automatisierte Erfassung und Verwaltung von Warenbewegungen werden Geschäftsabläufe vereinfacht und Kosten gesenkt. Nutze ein WWS, um deine Supply Chain und den Kundenservice zu verbessern.

Was sind die Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems?

Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems umfassen Bestandsverwaltung, Artikel- und Lieferantenmanagement, Auftragsabwicklung sowie Rechnungs- und Mahnwesen. Dies ermöglicht parallele Prozesse und optimierte Geschäftsführung. Tipp: Wähle ein System, das deinen individuellen Bedürfnissen entspricht.

Welche Vorteile hat ein Warenwirtschaftssystem?

Ein Warenwirtschaftssystem bietet Vorteile wie optimierte Lagerverwaltung, automatisierte Bestellprozesse und präzise Finanzanalyse. Dadurch werden Inventar- und Ressourcenplanung vereinfacht sowie Lieferketten schneller gestaltet. Somit kannst du Zeit sparen und Kosten reduzieren.

Wie kann ich den Lagerbestand in der Warenwirtschaft optimieren?

Um den Lagerbestand in der Warenwirtschaft zu optimieren, analysiere zunächst die aktuellen Lagerbestände mittels Lagerkennzahlen. Implementiere anschließend geeignete Bestell- und Lagerstrategien, wie Just-in-Time oder Sicherheitsbestände.

Wie unterscheidet sich die Warenwirtschaft für Einzelhandel und Großhandel?

Die Warenwirtschaft von Einzel- und Großhandel unterscheidet sich hauptsächlich in Bestellvolumen, Lagerverwaltung und Kundenbeziehungen. Im Einzelhandel stehen kleinere Bestellmengen, individuellere Kundenansprache und detaillierte Lagerverwaltung im Fokus.

Wie kann ich meinen Verkaufsprozess mit einer Warenwirtschaft effizienter gestalten?

Eine Warenwirtschaft hilft dir, Verkaufsprozesse zu optimieren, indem Lagerbestände überwacht, Bestellungen automatisiert und Kundenbeziehungen gepflegt werden. Integriere Module wie Rechnungsstellung und Logistik für einen reibungslosen Workflow.

Thomas Sesli

Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.