Was ist ein Audit und wie kann dein Unternehmen davon profitieren?

In vielen Branchen und Unternehmen gibt es bestimmte Standards, Normen oder Richtlinien, die eingehalten werden müssen, um eine gleichbleibend hohe Qualität sicherzustellen. Um diese Anforderungen zu überprüfen, werden regelmäßige Audits durchgeführt.

In diesem Artikel erfährst du, wann Audits auch für dein Unternehmen sinnvoll sind und worauf du für eine korrekte Durchführung achten solltest. Wir liefern praxisbezogene Antworten zu folgenden Aspekten:

• Die Grundlagen der Durchführung von Audits
• Die Rolle der Auditoren und Anforderungen an ihre Qualifikation
• Relevante Normen und Standards

Lerne von unseren Expertentipps und finde heraus, warum ein sorgfältig durchgeführtes Audit zahlreiche Vorteile für dein Unternehmen bereithält!

Was macht man bei einem Audit?

Bei einem Audit nimmt ein Auditor eine systematische und periodische Prüfung vor. Dabei stellt er fest, ob die Abläufe und Prozesse in einem Unternehmen bestimmten Normen, Standards und/oder den Unternehmenszielen entsprechen. Genutzt werden hierfür unter anderem Prüflisten und Mitarbeiterbefragungen.

Audit: Grundlagen und Bedeutung

Ein Audit ist der Prozess der objektiven Überprüfung eines Unternehmens und wird von einem Experten durchgeführt: dem Auditor. Er nimmt eine systematische, unabhängige und dokumentierte Bewertung von Prozessen, Systemen, Dokumenten und der Qualität von Produkten oder Dienstleistungen innerhalb eines Unternehmens vor. Dafür werden diverse Informationen gesammelt und analysiert.

Gut zu wissen

Audit leitet sich vom lateinischen Wort "audire" ab, das "zuhören" bedeutet. Heutzutage gehen umfangreiche Audits jedoch über das reine Zuhören hinaus, wenn auch das weiterhin ein wichtiger Bestandteil ist, zum Beispiel in Form von Mitarbeiterbefragungen.

Warum ist ein Audit wichtig für dein Unternehmen?

Durch das Audit ermöglichen Unternehmen Transparenz und Sicherheit gegenüber Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern und anderen wichtigen Stakeholdern. Die systematische Untersuchung von Organisationsprozessen und -strukturen ermöglicht die Identifizierung von Mängeln und Schwachstellen.

Zudem führen Auditierungen dazu, dass Unternehmen:

• wettbewerbsfähig bleiben,
• die Leistungsfähigkeit von Prozessen und Systemen verbessern,
• Aktivitäten und Ressourcen optimal steuern und
• langfristig den Unternehmenserfolg sichern können.

Die Rolle eines Auditors

Auditoren fungieren als unabhängige Dritte. Sie erhalten Einblick in die Arbeitsabläufe innerhalb eines Unternehmens und erstellen darauf basierend eine Bewertung.

Darin liegen ihre Kernkompetenzen:

1. Informationen und Fakten detailliert analysieren
2. Verbesserungsmöglichkeiten vorschlagen
3. Die Umsetzung der Verbesserungsmaßnahmen überwachen

Um Transparenz und Vertrauen für alle Beteiligten zu schaffen, nutzen Unternehmen die Expertise von Auditoren, die in umfassenden Analysen und objektiven Bewertungen resultiert.

Ziele und Vorteile eines Audits

Folgende Ziele und Vorteile halten regelmäßige Audits bereit:

Ziele

• Optimierung der Prozesse und Abläufe innerhalb der Organisation
• Identifikation von Schwachstellen und möglichen Risiken
• Überprüfung der Einhaltung von Normen, Gesetzen und Vorschriften
• Aufdeckung von Chancen für kontinuierliche Verbesserung
• Erreichen von Qualitätszielen und Erfüllung der Kundenerwartungen

Vorteile

• Verbesserung der Produktqualität und Kundenzufriedenheit: Nachdem die Schwachstellen erkannt wurden, können gezielt vorbeugende Maßnahmen sowie Verbesserungen stattfinden, um die Produktqualität zu steigern und Mängel zu beheben. Nicht zuletzt hat dies einen positiven Einfluss auf den Umsatz und die Kundenzufriedenheit.
• Konformität mit Vorschriften und Standards gewährleisten: Audits bieten die Möglichkeit, Nachweise für die Einhaltung relevanter Vorschriften, Normen und Standards zu erbringen. Die Erfüllung dieser Anforderungen ist oftmals nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern kann auch dazu beitragen, das Vertrauen von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern in dein Unternehmen zu stärken.
• Identifikation von Wachstums- und Optimierungspotenzialen: Eine systematische Analyse der Unternehmensbereiche durch Audits ermöglicht die Identifikation nachhaltiger Verbesserungspotenziale und das Ausschöpfen der Leistungsfähigkeit deiner Organisation. Dadurch erhöhen sich die Effizienz und Rentabilität deines Geschäfts, was wiederum zu Wettbewerbsvorteilen führt.

Arten von Audits

Nachdem die Bedeutung nun klar ist, widmen wir uns den verschiedenen Auditarten. Ihre charakteristischen Unterschiede und Anwendungsfelder stehen dabei im Fokus.

Internes und externes Audit

Audits lassen sich grundsätzlich in zwei Hauptkategorien einteilen: interne und externe Audits.

Während interne Audits von einem Unternehmen selbst durchgeführt werden, um die eigenen Systeme, Prozesse und Produkte zu überprüfen, konzentrieren sich externe Audits auf die Kontrolle durch unabhängige Stellen, beispielsweise Wirtschaftsprüfungsgesellschaften oder Zertifizierungsstellen. Der Schwerpunkt liegt auf der Überprüfung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Normen und Standards sowie gegebenenfalls der Erteilung von Zertifikaten.

System-, Prozess- und Produktaudit

Unabhängig von diesem Schwerpunkt der Überprüfung können Audits zudem in drei Bereiche unterteilt werden:

• Systemaudit: Hier steht die Überprüfung von Managementsystemen, zum Beispiel ISO-zertifizierten Qualitätsmanagementsystemen, im Vordergrund.
• Prozessaudit: Diese Art von Audit zielt darauf ab, einzelne Prozessabläufe innerhalb eines Unternehmens zu analysieren, um Schwachstellen aufzudecken und geeignete Verbesserungsmaßnahmen einleiten zu können.
• Produktaudit: Bei dieser Auditart geht es um die Untersuchung der Qualität und Konformität eines spezifischen Produkts, um sicherzustellen, dass es den jeweiligen Anforderungen entspricht.

Regulatorische und freiwillige Audits

Unter Berücksichtigung ihres Zwecks lassen sich Audits in regulatorische und freiwillige Audits kategorisieren:

• Regulatorische Audits: Diese sind gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen, zum Beispiel Qualitätsaudits.
• Freiwillige Audits: Sie werden auf Initiative eines Unternehmens hin durchgeführt und sollen das Vertrauen in das Unternehmen, seine Produkte und Dienstleistungen stärken sowie kontinuierliche Verbesserung fördern. Beispiele für freiwillige Audits sind Zertifizierungsaudits oder Lieferantenaudits, bei denen die Lieferkette überprüft wird, um sicherzustellen, dass die Qualität und Anforderungen an die Produktsicherheit erfüllt werden.

Der risikobasierte Ansatz

Ein risikobasierter Ansatz bei Audits ist eine Methode, um mögliche Nichtkonformitäten und Risiken innerhalb deines Unternehmens zu identifizieren und zu bewerten. Dieser proaktive Ausgangspunkt ermöglicht den gezielten Einsatz von Ressourcen und Korrekturmaßnahmen.

Warum ist der risikobasierte Ansatz wichtig?

Ein risikobasierter Ansatz unterstützt dich dabei, dein Unternehmen vor möglichen negativen Auswirkungen oder Schäden zu bewahren. So wird auch gewährleistet, dass hochriskante Bereiche intensiver beobachtet werden und Ressourcen effektiv für das Wohl deines Unternehmens eingesetzt werden.

Durch das Identifizieren und Bewerten von Risiken kannst du also Maßnahmen zur Vorbeugung ergreifen. Dadurch erzielst du eine höhere Performance sowie zufriedenere Kunden und Mitarbeiter.

Was noch dafür spricht:

• Optimierung der internen Kontrollen und Prozesse
• Steigerung der Leistungsfähigkeit und Erzielung von Wettbewerbsvorteilen
• Frühzeitiges Erkennen kritischer Unternehmensbereiche
• Konzentration auf die Minimierung von operativen, systembedingten und produktionsbezogenen Risiken

Risikoanalyse im Auditprozess

Die Risikoanalyse ist der zentrale Bestandteil des risikobasierten Auditansatzes. Folgende Schritte werden dabei durchgeführt:

1. Identifikation von internen und externen Risiken (Marktgegebenheit, technologische Entwicklungen, gesetzliche Rahmenbedingungen)
2. Bewertung und Priorisierung der Risiken
3. Risikobehandlung (Kontrolle, Überwachung und Korrekturmaßnahmen)
4. Risikokommunikation
5. Überprüfung und Überwachung der Risiken

Ein risikobasierter Ansatz bei Audits ist eine professionelle und vorausschauende Methode, mit deren Hilfe gezielt Schwachstellen und mögliche Risiken innerhalb deines Unternehmens identifiziert und angegangen werden können.

Der Prozessablauf eines Audits

Das Audit ist ein strukturierter Prozess, unterteilt in mehreren Phasen. Nachfolgend werden die einzelnen Schritte detailliert erläutert.

Auditvorbereitung

Die Vorbereitungsphase ist ein unverzichtbarer Bestandteil eines Audits:

• Erarbeitung eines Auditplans, der die Ziele, den Umfang, den Zeitrahmen und die beteiligten Personen festlegt
• Auswahl qualifizierter Auditoren, die aufgrund ihrer Qualifikationen und Erfahrungen für die Aufgabe geeignet sind
• Sammlung und Analyse relevanter Unterlagen wie beispielsweise Prozessbeschreibungen, Richtlinien und vorherige Berichte
• Kommunizieren von Terminen und Erwartungen an die betroffenen Bereiche
• Erstellung einer umfassenden Checkliste, die während der Durchführung verwendet wird

Auditdurchführung

In der Durchführungsphase wird der vorbereitete Plan mithilfe der Checklisten und Dokumente umgesetzt, um den Ist-Zustand der Prozesse, Systeme oder Produkte zu evaluieren:

1. Offizielle Einleitung des Audits und Vorstellung der Auditoren
2. Beobachtung und Bewertung der betreffenden Prozesse und Abläufe
3. Realisierung von Interviews und Befragungen der verantwortlichen Mitarbeiter
4. Überprüfung von Dokumentationen, Aufzeichnungen und Qualitätsbelegen
5. Identifizierung von Abweichungen, Risiken und Optimierungsmöglichkeiten
6. Anfertigung von Zwischenberichten und Zusammenfassungen für die geprüften Bereiche

Auditbericht

Im Anschluss an die Durchführung wird ein abschließender Auditbericht erstellt, der folgende Informationen beinhaltet:

• Zusammenfassung der wesentlichen Ergebnisse und Erkenntnisse
• Dokumentation der aufgedeckten Abweichungen und Risiken
• Auflistung der empfohlenen Maßnahmen zur Verbesserung
• Einschätzung des Auditergebnisses anhand der vorgegebenen Ziele und Erwartungen
• Rückmeldung an die geprüften Bereiche und mögliche Anregungen für zukünftige Audits

Maßnahmen zur Verbesserung (CAPA)

Basierend auf dem Auditbericht werden schließlich geeignete Verbesserungsmaßnahmen (CAPA: Corrective and Preventive Action) definiert und durchgeführt. Hierzu gehören:

• Ausarbeitung eines Aktionsplans zur Beseitigung von Abweichungen und Risiken
• Realisierung der Maßnahmen innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens
• Überwachung der Umsetzung und Überprüfung der Wirksamkeit der eingeleiteten Maßnahmen
• Anpassung des Aktionsplans bei Bedarf und kontinuierliche Verbesserung der Prozesse
• Dokumentation der Ergebnisse und Erfahrungen im Hinblick auf zukünftige Audits

Exkurs: Auditor werden? Diese Anforderungen an Auditoren solltest du kennen

Wer sich zum professionellen Auditor berufen fühlt, muss sowohl in puncto Ausbildung und Qualifikation als auch hinsichtlich kommunikativer Fähigkeiten und Verhaltensweisen diverse Kriterien erfüllen. Welche Fähigkeiten von Bedeutung sind, um erfolgreich als Auditor zu agieren, erfährst du hier.

Ausbildung und Qualifikation

Diese Punkte dürfen bei einer angemessenen Ausbildung und Qualifikation in der Tätigkeit des Auditors nicht fehlen:

• Ein abgeschlossenes Studium oder eine Berufsausbildung in einem relevanten Bereich, etwa Betriebswirtschaft, Ingenieurwesen oder Rechtswissenschaften.
• Du solltest fundierte Kenntnisse über die jeweiligen Standards und Richtlinien besitzen, die Gegenstand der Audits sind.
• Erfahrungen in der Branche des zu prüfenden Unternehmens helfen dir dabei, treffsichere und praxisnahe Einschätzungen zu treffen.
• Eine anerkannte Weiterbildung und Zertifizierung als Auditor durch Institutionen wie die Deutsche Gesellschaft für Qualität (DGQ) oder das International Register of Certificated Auditors (IRCA) festigt dein Profil.
• Durch regelmäßige Fortbildungen sowie dem Besuch von Seminaren und Veranstaltungen bleibst du auf dem Laufenden und erweiterst kontinuierlich dein Fachwissen.

Kommunikation und Verhaltensweisen

Ein erfolgreicher Auditor zeichnet sich nicht nur durch seine fachliche Expertise aus, sondern auch durch seine kommunikativen Fähigkeiten und Verhaltensweisen. Entscheidend sind dabei insbesondere:

• die Fähigkeit, Informationen zu sammeln, zu analysieren und präzise darzustellen,
• ein vertrauensvolles und professionelles Verhältnis zu den Mitarbeitern, da dieses eine effiziente Zusammenarbeit ermöglicht,
• Offenheit für Feedback und konstruktive Kritik, um Audits stetig zu verbessern und anpassungsfähig zu bleiben,
• ein unvoreingenommener und neutraler Umgang bei der Bewertung von Prozessen und Systemen,
• die Fähigkeit, Entscheidungen treffen und notwendige Verbesserungsmaßnahmen einleiten zu können,
• Teamfähigkeit, um aktiv mit Kollegen und Auditteams zusammenzuarbeiten und
• Organisationstalent und Planungsfähigkeiten, um Audits strukturiert und zielorientiert durchzuführen.

Relevante Normen und Standards

Um in deinem Unternehmen höchste Qualität, Sicherheit und Leistung zu gewährleisten, muss die Einhaltung bestimmter Normen und Standards sichergestellt werden. Wir beleuchten nun die gängigsten Normen.

ISO-Normen

Die International Organization for Standardization (ISO) ist eine unabhängige, international agierende Organisation, die weltweit gültige Normen für diverse Branchen und Prozesse entwickelt. Eine der bekanntesten Normen ist die ISO 9001, die Anforderungen für Qualitätsmanagementsysteme festlegt.

Die Einhaltung dieser Norm kann durch akkreditierte Zertifizierungsstellen überprüft werden, und dein Unternehmen kann eine entsprechende Zertifizierung erhalten. Weitere bedeutende ISO-Normen, die im Zusammenhang mit Audits stehen:

• ISO 14001 (Umweltmanagementsysteme)
• ISO/IEC 27001 (Informationssicherheits-Managementsysteme)
• ISO 45001 (Arbeitsschutzmanagementsysteme)

IATF-Norm

Die International Automotive Task Force (IATF) hat die IATF 16949 entwickelt – eine technische Spezifikation, die auf der ISO 9001:2015 basiert und zusätzliche Anforderungen für Audits in der Automobilbranche beinhaltet. Die IATF 16949 wird von Unternehmen in der Automobilindustrie weltweit anerkannt und ist sowohl für Zulieferer als auch Hersteller von Fahrzeugen und Fahrzeugkomponenten wichtig.

Akkreditierung

Der Akkreditierungsprozess beinhaltet die Beurteilung und Bestätigung der Kompetenz einer Zertifizierungsstelle durch eine offizielle Akkreditierungsinstitution. Dies gewährleistet, dass die durchgeführten Audits und Zertifizierungen deines Unternehmens höchsten Qualitätsstandards entsprechen und internationalen Normen genügen.

Um eine Akkreditierung zu erhalten, müssen Zertifizierungsstellen strikte Anforderungen bezüglich Kompetenz, Unparteilichkeit und Leistungsfähigkeit erfüllen.

Eine wichtige, international anerkannte Akkreditierung ist die ISO/IEC 17021, die die Anforderungen für Zertifizierungsstellen von Managementsystemen – beispielsweise ISO 9001 oder ISO 14001 – festlegt.

Zusammenarbeit mit Zertifizierungsstellen

Durch die Kooperation mit akkreditierten Zertifizierungsstellen kannst du sicherstellen, dass dein Unternehmen international anerkannte Normen für Qualitäts-, Umwelt-, Sicherheits- und Informationsmanagementsysteme einhält. Zudem fördern solche Zertifizierungen das Vertrauen deiner Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter in dein Unternehmen.

Fazit: Audits stehen für Unternehmenserfolg

Audits übernehmen die wichtige Aufgabe, die Qualität im Unternehmen zu bewerten und Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen.

Zusammengefasst:

• Auditziele: Audits verfolgen das Ziel, Prozesse und Abläufe zu verbessern, Qualitätsziele zu erreichen, Konformität sicherzustellen und Wachstums- sowie Optimierungspotenziale zu identifizieren.
• Auditarten und -ansätze: Es existieren unterschiedliche Arten von Audits, zum Beispiel interne und externe Audits, Systemaudits und Prozessaudits, regulatorische und freiwillige Audits. Jede Art hat eigene Anwendungsfelder, beispielsweise Zertifizierungsaudits oder Lieferantenaudits. Zudem erweist sich der risikobasierte Ansatz als unverzichtbar für die Erkennung und Bewertung potenzieller Nichtkonformitäten und Risiken.
• Prozessablauf: Ein erfolgreicher Auditprozess umfasst Planung, Durchführung, Auswertung und die Optimierung von Maßnahmen.

Nutze die in diesem Artikel bereitgestellten Informationen, um die Bedeutung von Audits für dein Unternehmen zu erkennen und das Verbesserungspotenzial deiner Organisationsstrukturen und -prozesse vollkommen auszuschöpfen. Viel Erfolg!

FAQ

Häufig gestellte Fragen und entsprechende Antworten sind im Weiteren aufgelistet.

Was ist der Sinn eines Audits?

Der Sinn eines Audits liegt darin, Prozesse, Systeme und Finanzen eines Unternehmens unabhängig zu bewerten. Dadurch werden Schwachstellen aufgedeckt und Optimierungspotenziale identifiziert. Die Ergebnisse ermöglichen es, strategische Entscheidungen besser abzuwägen und Risiken zu minimieren.

Wie lange dauert ein Audit?

Die Dauer einer Auditierung ist abhängig von der Größe und Komplexität des Unternehmens und dem auditierten Bereich. Um den Prozess zu beschleunigen, bereite alle erforderlichen Dokumente gut vor und kooperiere offen mit den Prüfern.

Wer führt ein Audit durch?

Wer ein Audit durchführt, hängt vom jeweiligen Kontext ab. In der Regel werden Audits von internen oder externen Prüfern, Wirtschaftsprüfern oder spezialisierten Experten durchgeführt. Bei Unternehmen können dies etwa Qualitätsmanager, IT-Sicherheitsbeauftragte oder Datenschutzbeauftragte sein.

Was passiert nach einem Audit?

Nach einem Audit werden Ergebnisse analysiert, mögliche Schwachstellen identifiziert und entsprechende Verbesserungsmaßnahmen ergriffen. Die Umsetzung dieser Maßnahmen fördert die Qualität, Sicherheit und Effizienz betrieblicher Prozesse.

Welche Ziele kann ein Audit haben?

Ein Audit kann folgende Ziele haben: Prozessoptimierung (bei Prozessaudits), gesetzliche Vorgaben erfüllen, Sicherheitsstandards überprüfen und Risiken minimieren. Hierbei werden interne Abläufe, Kontrollmechanismen und Regelkonformität untersucht.

Wie bereite ich mein Unternehmen auf ein Audit vor?

Unternehmens-Audit vorbereiten: Starte mit einer sorgfältigen Prüfung der internen Prozesse und Dokumentation. Setze dein Risikomanagement und weitere Kontrollmechanismen um. Stelle korrekte Daten und eine transparente Kommunikation sicher.

Worin unterscheidet sich ein internes von einem externen Audit?

Ein internes Audit untersucht firmeninterne Prozesse ohne externen Gutachter, während ein externes Audit unabhängige Prüfer hinzuzieht. Letzteres verleiht eine höhere Glaubwürdigkeit, da externe Auditoren objektiv bewerten. Beide Audits fördern Qualität und Compliance.

Welche Kosten sind mit einem Audit verbunden?

Die Kosten eines Audits hängen von Audit-Typ, Umfang, Wirtschaftsprüfer-Honoraren und Unternehmensgröße ab. Budgetiere ausreichend für die Prüfung, Beratung und mögliche Anpassungen. Genaue Preise kannst du bei Wirtschaftsprüfern erfragen.

In welchen Branchen sind Audits besonders relevant?

Audits sind besonders relevant in Branchen wie Finanzwesen, Gesundheitswesen, Fertigung, Lebensmittelindustrie und Informationstechnologie. Sie gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, fördern die Qualitätssicherung und minimieren Risiken. Manchmal dienen sie auch der Erfüllung der Kundenerwartung.

Thomas Sesli

Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.