Projektcontrolling: Definition und essenzielle Tipps für effektives Projektmanagement

Ein erfolgreiches Projektcontrolling erweist sich als unverzichtbar für den Projekterfolg und trägt dazu bei, potenzielle Risiken frühzeitig zu identifizieren. Die Wahl der passenden Strategien und Werkzeuge für eine umfassende, effiziente Kontrolle kann jedoch eine echte Herausforderung sein.

In diesem Artikel stellen wir dir praxiserprobte Lösungen vor, um dauerhaft erfolgreich zu sein. Dabei erhältst du Einblicke in

• die Auswahl geeigneter Kennzahlen und Methoden,
• die erfolgreiche Umsetzung von Projektcontrolling im Arbeitsalltag und
• die ausschlaggebenden Faktoren bei der Entscheidung für eine Softwarelösung.

Es lohnt sich, weiterzulesen, denn in diesem Artikel findest du wertvolle Ratschläge und Impulse, die deinem Projektcontrolling zum Erfolg verhelfen.

Was ist Projektcontrolling?

Projektcontrolling ist ein Prozess, der während der gesamten Projektdauer zur Sicherstellung des Projekterfolgs angewendet wird. Ziel ist es, durch die Überwachung und Steuerung des Projektverlaufs Risiken frühzeitig zu identifizieren, Abweichungen zu erkennen und gegebenenfalls korrigierende Maßnahmen einzuleiten.

Die Bedeutung des Projektcontrollings

Projektcontrolling ist ein wichtiger Erfolgsfaktor in Unternehmen und hat großen Einfluss auf den erfolgreichen Abschluss von Projekten. In diesem Teil werden die Ziele und der Nutzen sowie die Rollen und Verantwortlichkeiten im Projektcontrolling näher erläutert.

Ziele und Nutzen

Im Projektcontrolling liegt der Fokus darauf, die Einhaltung der vorgegebenen Projektziele zu gewährleisten. Insbesondere stehen Kosten, der Zeitrahmen und Ressourcen im Mittelpunkt, um das Projekt effizient zu steuern und potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen. Unternehmen profitieren hierbei von folgenden Aspekten:

• Kontrolle von Fortschritten und Meilensteinen zur Anpassung des Projektverlaufs
• Frühzeitige Erkennung und Vermeidung von Abweichungen und Risiken
• Optimierung der Ressourcenallokation und deren effektive Nutzung
• Sicherung der Qualität und Kundenzufriedenheit

Rollen und Verantwortlichkeiten

In einem effektiven Projektcontrolling sind verschiedene Rollen und Verantwortlichkeiten von Bedeutung, um die Umsetzung und Realisierung der gesetzten Ziele zu gewährleisten:

• Projektleiter: Die Gesamtverantwortung für das Projekt liegt beim Projektleiter, welcher für die Planung, Steuerung und Überwachung der Durchführung zuständig ist.
• Projektcontroller: Diese Rolle unterstützt den Projektleiter bei der Implementierung des Projektcontrollings, indem sie die Kosten, Zeit und Qualität überprüft, mögliche Abweichungen identifiziert und darüber informiert.
• Projektmitarbeiter: Als Teil des Projektteams sind die Projektmitarbeiter für die termingerechte Erfüllung der definierten Arbeitspakete und die Einhaltung der Anforderungen verantwortlich.
• Auftraggeber: Der Auftraggeber stellt die finanziellen Mittel und Ressourcen für das Projekt bereit, definiert die Rahmenbedingungen und gibt die Projektziele vor. Zudem ist er für die Abnahme des Projektergebnisses zuständig.

Voraussetzungen und Planung

Ein erfolgreiches Projektcontrolling basiert auf gründlicher Vorbereitung sowie guter Planung. Hier sind einige Aspekte, die du beachten solltest, um ein solides Fundament zu schaffen.

Die Projektkalkulation

Ein wichtiger Schritt in der Planungsphase eines Projekts ist die Erstellung einer Projektkalkulation. In der Definitionsphase werden alle relevanten Projektkosten ermittelt und systematisch aufbereitet. Die folgenden Schritte können hierbei hilfreich sein:

• Erstellung eines Projektstrukturplans: Zerlege das Projekt in einzelne Teilbereiche und erstelle Arbeitspakete, die im Verlauf des Projekts abgearbeitet werden müssen.
• Kostenschätzung für die Arbeitspakete: Identifiziere die benötigten Ressourcen und schätze den Aufwand sowie die Kosten für jedes Arbeitspaket ab.
• Aggregation der Kosten: Addiere die Kosten der einzelnen Arbeitspakete, um eine Übersicht über die Gesamtkosten für die Teilbereiche und das gesamte Projekt zu erhalten.

Die Projektkalkulation bildet die Grundlage für die Budgetierung und die Kostenkontrolle während der gesamten Projektlaufzeit. Achte darauf, dass diese Schätzung möglichst genau ist und von den Projektteams regelmäßig überprüft sowie angepasst wird.

Kennzahlen festlegen und anpassen

Für das Projektcontrolling ist die Auswahl geeigneter Kennzahlen von Bedeutung. Sie erlauben es, den Fortschritt, die Leistung und die Effizienz des Projekts objektiv zu bewerten und zielgerichtete Entscheidungen zu treffen. Dabei müssen die folgenden Aspekte berücksichtigt werden:

• Relevanz der Kennzahlen: Wähle Kennzahlen aus, die für dein Projekt und deine Ziele von Bedeutung sind, um ein aussagekräftiges und zielorientiertes Controlling sicherzustellen.
• Verständlichkeit und Kommunikation: Die gewählten Kennzahlen sollten leicht verständlich und interpretierbar sein sowie im Team kommuniziert werden, um eine gemeinsame Ausrichtung und eine erfolgreiche Umsetzung des Projektcontrollings zu ermöglichen.
• Anpassungsfähigkeit: Es kann vorkommen, dass im Laufe des Projekts Änderungen an den Kennzahlen erforderlich werden. Sei darauf vorbereitet und flexibel genug, um solche Anpassungen ohne negative Auswirkungen auf den Arbeitsfluss vornehmen zu können.

Controlling-Regelkreis und Herausforderungen

Ein erfolgreiches Projektcontrolling fußt auf einem gut durchdachten und strukturierten Regelkreis. Im Folgenden erläutern wir dessen Elemente und bieten wertvolle Tipps, um auftretenden Herausforderungen zu begegnen.

Elemente des Controlling-Regelkreises

Der Regelkreis bildet das Fundament des Projektcontrollings und sorgt für geordnete Arbeitsabläufe sowie eine effektive Projektkontrolle. Es handelt sich dabei um einen zyklischen Prozess, der zugleich die Basis für das Monitoring und die Steuerung von Projekten darstellt. Der Regelkreis besteht aus vier Phasen:

1. Planung: In dieser Phase werden die Eckpfeiler des Projekts definiert, etwa Leistungsziele, Budgets, Ressourcen und Zeitpläne.
2. Steuerung: Hier werden Ist-Zustände, Kennzahlen und Leistungsindikatoren erfasst, um den gegenwärtigen Status des Projekts kontinuierlich zu überwachen.
3. Kontrolle: Durch die Analyse der Abweichungen zwischen Plan- und Ist-Zustand lässt sich der Vergleich und die Bewertung der Projektergebnisse ermöglichen.
4. Regulation: Basierend auf der vorangegangenen Analyse werden zielgerichtete Maßnahmen und Korrekturmaßnahmen eingeleitet, um das Projekt wieder auf den richtigen Kurs zu lenken.

Herausforderungen bewältigen

Ein effektives Projektcontrolling sieht sich mit verschiedensten Herausforderungen konfrontiert. Die folgenden Tipps helfen dir, diesen erfolgreich entgegenzutreten:

• Risikomanagement: Identifiziere mögliche Risiken frühzeitig und entwickle geeignete Maßnahmen zur Risikominimierung. Ein systematisches Risikomanagement unterstützt dabei, Risiken zu priorisieren und gegebenenfalls gegenzusteuern.
• Flexibilität: Bleibe offen für Veränderungen und Anpassungen im Projektverlauf. Fördere evolutionäre statt revolutionäre Veränderungen der Projektziele.
• Kommunikation: Eine offene, regelmäßige und transparente Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten trägt zum gegenseitigen Verständnis bei, schafft Vertrauen und verringert Missverständnisse.
• Vernetzung: Binde das Projektcontrolling in das gesamte Unternehmen ein, um Synergien und Erfahrungen aus anderen Projekten und Bereichen nutzen zu können.

Kennzahlen und Methoden

Um ein erfolgreiches Projektcontrolling zu gewährleisten, sind geeignete Kennzahlen und Methoden erforderlich, die dabei helfen, den Projektverlauf zu analysieren und die Leistung zu überwachen. Im Folgenden stellen wir eine Auswahl bewährter Methoden vor:

Ampelcontrolling und Arbeitspaket-Controlling

Das Ampelcontrolling ist eine ausgezeichnete Methode, um den Fortschritt eines Projekts auf einfache und übersichtliche Weise darzustellen. Dabei wird der Status eines Projektelements (zum Beispiel Meilenstein, Task oder Arbeitspaket) in drei unterschiedliche Ampelfarben eingeteilt:

• Grün: Das Projekt verläuft planmäßig und es treten keine Probleme auf.
• Gelb: Geringfügige Abweichungen oder Risiken sind vorhanden, jedoch noch im beherrschbaren Rahmen.
• Rot: Es bestehen erhebliche Schwierigkeiten, die zu Verzögerungen oder Ressourcenengpässen führen können.

Im Gegensatz dazu fokussiert sich das Arbeitspaket-Controlling auf die Planung, Steuerung und Kontrolle einzelner Arbeitspakete innerhalb eines Projekts. Dabei sollten der Umfang der Aufgaben, die benötigten Ressourcen und die Fertigstellungstermine berücksichtigt werden.

Earned Value Analysis und Nutzwertanalyse

Die Earned Value Analysis (Leistungswertanalyse) ist eine bewährte Methode zur kontinuierlichen Überwachung von Kosten, Terminen und Leistungen innerhalb eines Projekts. Hierbei werden drei zentrale Kennzahlen berücksichtigt:

1. Planwert (PV): Die bis zum gegebenen Zeitpunkt veranschlagten Kosten.
2. Fertigstellungswert (EV): Der Wert der bisher geleisteten Arbeit, basierend auf den tatsächlichen Kosten.
3. Fertigstellungsgrad (PC): Der relative Anteil der Arbeit, der bereits abgeschlossen wurde.

Dank dieser Kennzahlen können Abweichungen vom geplanten Projektablauf frühzeitig erkannt und angemessene Maßnahmen eingeleitet werden, um Schwierigkeiten zu bewältigen.

Andererseits dient die Nutzwertanalyse der Bewertung und Priorisierung von Alternativen. Sie erfasst und gewichtet Kriterien, die für die Erfolgskontrolle eines Projekts wichtig sind. Mithilfe dieser Methode kannst du Entscheidungen treffen, die den größtmöglichen Nutzen für dein Projekt sicherstellen.

Weitere relevante Kennzahlen

Neben den oben genannten Methoden gibt es zusätzliche aussagekräftige Kennzahlen, die das Projektcontrolling unterstützen können:

• Meilensteintrendanalyse: Zeigt die zeitliche Entwicklung von Meilensteinen auf und hilft dabei, mögliche Entwicklungen und Trends frühzeitig zu erkennen.
• Trendanalyse: Ein Instrument zur Ermittlung von möglichen zukünftigen Entwicklungen und Veränderungen im Projektablauf, basierend auf der Historie von Daten.

Wähle die für dein Projekt passenden Kennzahlen und Methoden aus, um den Projekterfolg zu sichern und etwaige Probleme oder Risiken rechtzeitig zu identifizieren und darauf zu reagieren. Damit legst du eine solide Grundlage für einen erfolgreichen Projektverlauf und das Erreichen der angestrebten Ziele.

Die Umsetzung in der Praxis

Nachdem die theoretischen Grundlagen des Projektcontrollings verstanden wurden, ist es an der Zeit, diese im Rahmen eines konkreten Projekts umzusetzen. Dafür sind zwei Aspekte besonders wichtig.

Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen

Während der Projektlaufzeit ist es essenziell, den Fortschritt der Projektschritte kontinuierlich zu überwachen und die korrekte Umsetzung sicherzustellen. Dabei sollten alle im Controlling-Konzept festgelegten Kennzahlen und Methoden berücksichtigt und regelmäßig überprüft werden. So wird gewährleistet, dass das Projekt im geplanten Zeit- und Kostenrahmen bleibt und eventuelle Abweichungen frühzeitig erkannt werden.

Die Durchführungsphase eines Projekts geht oftmals mit Veränderungen und unerwarteten Ereignissen einher. Um in solchen Situationen flexibel agieren zu können, ist es ratsam, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen und den Projektplan sowie die Projektkalkulation entsprechend auszurichten. Dies ermöglicht es, auf veränderte Anforderungen und Rahmenbedingungen optimal einzugehen und das Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen.

Kommunikation und Transparenz

Die Kommunikation zwischen allen Projektbeteiligten stellt einen weiteren wichtigen Aspekt bei der Umsetzung des Projektcontrollings dar. Als Teil des Projektteams liegt es in deiner Verantwortung, den Informationsaustausch über den aktuellen Projektstand, den Kostenverlauf, mögliche Probleme sowie Handlungsempfehlungen zu gewährleisten. Eine offene und transparente Kommunikation erleichtert das frühzeitige Erkennen von Hindernissen und unterstützt die gemeinsame Erarbeitung von Lösungen. Tipps im Überblick:

• Einrichtung fester Kommunikationsstrukturen wie regelmäßiger Meetings oder Status-Updates, in denen der Fortschritt des Projekts besprochen wird.
• Beachten der Nachprojektphase, in der das Projektabschluss-Meeting stattfindet. Hier sollten nicht nur die Ergebnisse zusammengefasst, sondern auch das gesamte Projekt reflektiert und Möglichkeiten zur Verbesserung identifiziert werden, um zukünftige Projekte noch erfolgreicher umsetzen zu können.

Softwarelösungen für das Projektcontrolling

Auf diese Kriterien solltest du bei der Auswahl achten.

Bei der Auswahl eines geeigneten Tools für das Projektcontrolling sollten die genannten Kriterien bestmöglich berücksichtigt werden. Dadurch erhöht sich die Chance, ein effektives und nützliches Projektmanagementsystem zu finden, das auf deine Anforderungen zugeschnitten ist.

Fazit: Projektcontrolling als Schlüssel zum Projektmanagement

Das Projektcontrolling ist eine wesentliche Komponente für den Erfolg von Projekten, da es dazu beiträgt, die definierten Ziele einzuhalten und mögliche Risiken frühzeitig zu identifizieren. Durch eine klar umrissene Aufgabenverteilung, geeignete Kennzahlen und Methoden, kontinuierliches Monitoring sowie eine offene Kommunikation trägt es maßgeblich zum Projekterfolg bei.

Im Folgenden sind die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Projektcontrolling zusammengefasst:

• Rollen & Verantwortlichkeiten: Zu Beginn des Projekts müssen die Aufgaben der einzelnen Projektbeteiligten innerhalb des Projektcontrollings eindeutig festgelegt werden.
• Kennzahlen & Methoden: Wähle aussagekräftige und auf das Projekt abgestimmte Kennzahlen aus, die dessen Fortschritt und Erfolg transparent darstellen. Ergänze diese durch passende Methoden, die bei der Steuerung und Optimierung des Projekts hilfreich sind.
• Flexibilität, Kommunikation & Transparenz: Achte darauf, dass das Projektcontrolling anpassungsfähig ist und auf Änderungen und Herausforderungen im Projektverlauf angemessen reagieren kann. Eine offene und ehrliche Kommunikation sowie detaillierte Berichte sind dabei ebenso wichtig wie Transparenz gegenüber allen Projektbeteiligten.

Bei der Planung deines nächsten Projekts kannst du auf diese Erkenntnisse zurückgreifen, um dein Projektcontrolling zu optimieren und dadurch den Projekterfolg zu sichern. Kommuniziere offen und transparent innerhalb des Projektteams und setze Kennzahlen und Methoden ein, die den spezifischen Zielen und Anforderungen deines Projekts gerecht werden!

FAQ

Wir beantworten deine übrigen Fragen hier.

Was ist der Unterschied zwischen Projektcontrolling und Projektmanagement?

Projektcontrolling und Projektmanagement unterscheiden sich hauptsächlich in ihren Schwerpunkten: Während Projektmanagement sich auf die Planung, Organisation und Steuerung von Projektabläufen fokussiert, liegt das Hauptaugenmerk des Projektcontrollings auf der Überwachung, Analyse und Kontrolle der Projektziele.

Welche Aufgaben gehören zum Controlling?

Die Aufgaben des Controllings umfassen die Planung, Steuerung, Kontrolle und Informationsversorgung. Der Hauptfokus liegt auf finanziellen Zielen, der Budgetierung und der Analyse von Kennzahlen. Monitoring und Reporting unterstützen die Entscheidungsfindung im Unternehmen.

Was ist das Ziel von Controlling?

Das Ziel von Controlling ist die Planung, Steuerung und Kontrolle betrieblicher Abläufe, um finanzielle Stabilität und Erfolg sicherzustellen. Durch fortlaufendes Monitoring und die Analyse von Kennzahlen lassen sich Entscheidungen optimieren und Risiken minimieren. So fungiert Controlling als unterstützendes Managementinstrument.

Werden Controller allgemein gut bezahlt?

Controller werden in der Regel gut bezahlt. Ihr Gehalt variiert jedoch je nach Erfahrung, Branche und Unternehmensgröße. Finanzielle Anreize und Fortbildungsmöglichkeiten sind meist zusätzliche Vorzüge.

Wann sollte mit dem Projektcontrolling begonnen werden?

Mit dem Projektcontrolling beginnend solltest du direkt bei der Projektplanung, um frühzeitig Risiken zu erkennen und Steuerungsmaßnahmen einzuleiten. Mithilfe von Kennzahlen und qualitativen Informationen kannst du den Projektfortschritt überwachen und rechtzeitig gegensteuern.

Thomas Sesli

Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.