Stellen wir uns einen Mittwochnachmittag in einem beliebigen Büro vor. Schon eine halbe Stunde vor Feierabend schauen die Mitarbeiter ungeduldig auf die Uhr, der Andrang auf die Kaffeemaschine steigt, das Geraschel bereits eingeräumter Taschen erfüllt den Raum. Klar ist: Gearbeitet wird hier nicht mehr. Wenig verwunderlich scheint es da, dass Arbeitnehmer nur etwa 58 Prozent ihrer Sollarbeitszeit produktiv nutzen.
Solche typischen Szenen verlangen doch danach, sich mit der Frage zu beschäftigen, ob unser Arbeitsalltag anders als Nine to Five strukturiert sein könnte – oder sogar sollte. Zwar wünschst du dir als Unternehmer zurecht, dass deine Angestellten in jeder Stunde, für die du sie bezahlst, auch produktiv sind. Aber wem kann man vorwerfen, sich in starren Regeln nicht zu entfalten?
Um der Lösung auf die Spur zu kommen, beschäftigen wir uns mit folgenden Aspekten:
- Definition und Berechnung der Sollarbeitszeit
- Flexibilisierung der Sollarbeitszeit in vorgegebenem Rahmen mit Gleitzeitmodellen
- Wie die Zeiterfassung und Führung eines Stundenkontos dank moderner Tools gelingt
Bist du bereit, das Thema aus einer neuen Perspektive zu betrachten? Dann nimm einen großen Schluck aus unserem Füllhorn von Informationen und praktischen Ratschlägen!
Was ist Sollarbeitszeit?
Die Sollarbeitszeit ist die vorgegebene Anzahl an Stunden, die ein Arbeitnehmer innerhalb einer Woche oder eines Monats leisten soll. Unternehmen nutzen dieses Konzept für die Zeiterfassung sowie Festlegung der Kernarbeitszeit und Gestaltung von Gleitzeitmodellen.
Definition und Abgrenzung der Sollarbeitszeit zur gesetzlichen Arbeitszeit
Die Sollarbeitszeit bezeichnet die vorgeschriebene Anzahl an Arbeitsstunden, die ein Arbeitnehmer leisten muss. In der Regel vereinbarst du diese mit ihm im Arbeitsvertrag als wöchentliche Sollstunden. Es ist aber auch möglich, eine monatliche Sollarbeitszeit festzulegen.
Mit der gesetzlichen Arbeitszeit ist sie nicht immer identisch. Diese gibt vor, wie viele Stunden der Mitarbeiter maximal arbeiten darf, während die Sollarbeitszeit angibt, wie viele Stunden er tatsächlich arbeiten soll. Die gesetzliche Regelung sieht in Deutschland eine maximale Wochenarbeitszeit von 48 Stunden vor. Allerdings gewähren Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen oft kürzere Wochenarbeitszeiten.
Die Sollarbeitszeit spielt außerdem eine Rolle bei Teilzeitkräften. Hierbei wird die Arbeitszeit in Relation zur Vollzeitarbeit festgelegt – beispielsweise 50 oder 75 Prozent der Sollarbeitszeit einer Vollzeitkraft. So stellst du sicher, dass ein angemessenes Verhältnis zwischen Arbeitsaufwand und Entlohnung besteht.
Was du bei der Berechnung beachten solltest
Nun schauen wir uns an, wie du die Sollarbeitszeit in verschiedenen Zeiteinheiten berechnest – und welche Ausnahmen darauf einen Einfluss haben.
Wochenfaktor
Der Wochenfaktor gibt an, wie viele Wochen ein Monat im Durchschnitt hat. Um den Wochenfaktor grob zu berechnen, teilt man die Anzahl der Wochen pro Jahr (52) durch die Anzahl der Monate im Jahr (12). Das ergibt einen Wochenfaktor von ungefähr 4,33. Die tatsächliche Anzahl der Arbeitstage pro Monat variiert aufgrund von unterschiedlich vielen Wochenenden, Feiertagen und kalendarisch bedingt.
Nehmen wir zum Beispiel eine vertraglich vereinbarte Wochenarbeitszeit von 40 Stunden bei Vollzeitbeschäftigten. Mithilfe des Wochenfaktors lässt sich die durchschnittliche monatliche Sollarbeitszeit berechnen, indem man die vereinbarten Wochenstunden mit dem Wochenfaktor 4,33 multipliziert. Im Beispiel ergibt das eine durchschnittliche monatliche Sollarbeitszeit von etwa 173,2 Stunden.
Lesetipp
Unsicherheiten bei Rechtsthemen? Wir haben uns in der Vergangenheit bereits ausgiebig mit solchen beschäftigt – insbesondere mit Bezug zur Arbeitszeit.
Wann beginnt die Arbeitszeit? Alles zu gesetzlichen Regelungen und individuellen Vereinbarungen
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Tägliche Sollarbeitszeit durch Division
Die Berechnung der täglichen Sollstunden richtet sich nach der wöchentlichen Sollarbeitszeit, die im Arbeitsvertrag festgelegt ist.
Eine allgemein bekannte Formel für die tägliche Arbeitszeit lautet: tägliche Arbeitszeit = Wochenarbeitszeit / Arbeitstage pro Woche. Wenn du beispielsweise eine Sollarbeitszeit von 40 Wochenstunden bei einer 5-Tage-Woche hast, beträgt deine tägliche Arbeitszeit 8 Stunden pro Tag (40 Stunden / 5 Tage).
Hochrechnung auf ein Arbeitsjahr
Ein weiterer Schritt kann die Berechnung der jährlichen Sollstunden sein. Dazu werden die monatlichen Sollstunden mit der Anzahl der Monate oder Wochenstunden mit der Anzahl der Arbeitswochen im Jahr multipliziert.
Hier ein Beispiel:
- Arbeitsvertragliche Wochenarbeitszeit: 40 Stunden
- Arbeitstage pro Woche: 5
- Arbeitstage pro Monat: 21 (exemplarischer Monat)
- Arbeitsmonate im Jahr: 12
Daraus ergibt sich:
- Tägliche Sollarbeitszeit: 8 Stunden (40 Stunden / 5 Tage)
- Monatliche Sollarbeitszeit: 168 Stunden (8 Stunden x 21 Tage)
- Jährliche Sollarbeitszeit: 2016 Stunden (168 Stunden x 12 Monate)
Die Berechnung der Sollstunden verschafft Arbeitnehmern und Arbeitgebern eine gute Übersicht über die zu erbringenden Arbeitsleistungen. Dieses Wissen hilft, den Arbeitsalltag besser zu organisieren und die Arbeitszeit sinnvoll zu planen.
Umgang mit Feiertagen
An Feiertagen gelten besondere Regelungen, die du beachten musst. Gemäß dem Arbeitszeitgesetz dürfen Mitarbeiter an Sonntagen und gesetzlichen Feiertagen grundsätzlich nicht beschäftigt werden. Das Beschäftigungsverbot gilt von 0 bis 24 Uhr. Als Ausgleich für die Feiertags- und Sonntagsarbeit sind (unbezahlte) Ruhetage vorgeschrieben.
Die gesetzlichen Feiertage sind je nach Bundesland unterschiedlich, wobei bestimmte Feiertage in ganz Deutschland gelten, wie zum Beispiel der Tag der Deutschen Einheit oder der 1. Mai. Arbeitgeber sind verpflichtet, ihre Arbeitnehmer über die für den jeweiligen Standort gültigen gesetzlichen Feiertage zu informieren.
Für Arbeitnehmer, die an Feiertagen arbeiten müssen, gelten in der Regel Zuschläge oder ein Ausgleich in Form von Freizeit oder zusätzlichem Gehalt. Diese Regelungen können im Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag festgehalten sein. Im Zweifelsfall ist es ratsam, sich an qualifizierte Beratungsstellen oder die zuständige Gewerkschaft zu wenden, um alle Aspekte rund um das Thema Sollarbeitszeit ordnungsgemäß zu klären.
Flexibilität als Produktivitätstreiber
Die Sollarbeitszeit kann auch erfüllt werden, wenn die Mitarbeiter diese nach ihren Bedürfnissen frei auf die Wochentage verteilen, was zudem die Motivation erhöht. Wir stellen ein bekanntes Modell samt Einschränkung vor.
Gleitzeit
Gleitzeitmodelle bieten Arbeitnehmern mehr Flexibilität in der Gestaltung ihrer Arbeitszeit. Bei diesem Arbeitszeitmodell können sie ihre Arbeitszeiten innerhalb eines bestimmten Rahmens selbst festlegen. Diese Modelle sind besonders attraktiv für Unternehmen, die auf Anpassungsfähigkeit an schnell wechselnde Anforderungen angewiesen sind.
Gleitende Arbeitszeit lässt sich gut mit den gesetzlichen Vorschriften in Einklang bringen und zeichnet sich durch die Möglichkeit aus, Arbeitszeiten individuell anzupassen. Die Sollarbeitszeit spielt hier eine wichtige Rolle, da sie festlegt, wie viele Arbeitsstunden ein Arbeitnehmer insgesamt leisten muss – entweder auf wöchentlicher oder monatlicher Basis.
Kernarbeitszeit
Durch die Festlegung einer Kernarbeitszeit lässt sich die Gleitzeit einschränken, wenn in deinem Unternehmen die gemeinsame Anwesenheit des Teams für bestimmte Aufgaben erforderlich ist.
Sie ist der tägliche Zeitraum, in dem Arbeitnehmer arbeiten müssen. Dieser Zeitraum dient als feste Basis für Unternehmen und hilft, gemeinsame Verfügbarkeiten der Mitarbeiter sicherzustellen. Die Kernarbeitszeit kann unterschiedlich ausfallen, abhängig von den Bedürfnissen des Unternehmens und den getroffenen Vereinbarungen.
Kontrollmöglichkeiten
In den nächsten Abschnitten erfährst du, wie die Einhaltung der Sollzeit in allen Arbeitszeitmodellen gleichermaßen überprüft werden kann.
Zeiterfassungssysteme
Die Zeiterfassung ermöglicht Arbeitgebern, die tatsächlichen Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter genau zu überwachen und mit den vorgegebenen Sollstunden abzugleichen. Durch die Nutzung eines modernen Zeiterfassungssystems können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Arbeitnehmer die erforderlichen Stunden leisten und eventuelle Minusstunden vermeiden.
Die Zeiterfassung kann auf verschiedene Weise erfolgen, wie zum Beispiel durch manuelle Stundenzettel oder elektronische Zeiterfassungssysteme. In jedem Fall ist es wichtig, dass die erfassten Daten exakt und zuverlässig sind und den rechtlichen Vorgaben genügen.
Arbeitszeitkonten
Ein Arbeitszeitkonto bietet Mitarbeitern und dir einen schnellen Überblick über die geleisteten Arbeitsstunden im Vergleich zu den vorgegebenen Sollstunden. Mithilfe eines Arbeitszeitkontos können eventuelle Minusstunden oder Überstunden erfasst und entsprechend ausgeglichen werden.
Bei der Verwendung einer Zeiterfassungssoftware, die ein Online-Arbeitszeitkonto beinhaltet, werden Soll- und Ist-Stunden automatisch berechnet, was den administrativen Aufwand reduziert und die Transparenz erhöht. Ein Beispiel für eine solche Software ist Clockodo:
Beim Führen eines Arbeitszeitkontos ist es wichtig, den Mitarbeitern regelmäßig ihre aktuellen Arbeitszeit- und Stundensalden mitzuteilen oder einen Zugang zum Arbeitszeitkonto zu gewähren, damit sie ihren eigenen Stand kontrollieren können. Dies fördert eine offene und transparente Arbeitskultur, in der beide Parteien gemeinsam auf einen ausgeglichenen Arbeitszeitplan hinarbeiten.
Fazit
Es hat sich gezeigt, dass die Vereinbarung einer Sollarbeitszeit zwischen dir und deinen Mitarbeitern unumgänglich ist, um einen Rahmen für die Zusammenarbeit und Entlohnung zu schaffen. Jedoch gilt es zu bedenken, ob diese in einer starren Vorgabe abgeleistet werden muss – oder vielmehr flexible Arbeitszeitmodelle eine interessante Alternative bieten.
Indem die Realisierung der Soll-Arbeitszeit an die Bedürfnisse der Arbeitnehmer und die Anforderungen des Unternehmens angepasst wird, kann ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Freizeit geschaffen werden, was die Effizienz und das Wohlbefinden der Belegschaft fördert.
Dieser Beitrag ist nach bestem Wissen und Gewissen sorgfältig zusammengestellt. Es wird kein Anspruch auf Vollständigkeit und Ausschließlichkeit der Inhalte gestellt. Die in diesem Beitrag zur Verfügung gestellten Informationen sind unverbindlich, ersetzen keine juristische Beratung und stellen keine Rechtsauskunft dar.
FAQ
Deine Fragen zum Thema Sollarbeitszeit werden im Folgenden beantwortet.
Wie berechne ich die Sollarbeitszeit?
Die tägliche Sollarbeitszeit wird berechnet, indem man die vereinbarte Wochenarbeitszeit durch die Anzahl der Arbeitstage in der Woche dividiert. Gib Acht auf Feiertage und Sonderfälle.
Wie ermittelt man die monatliche Sollarbeitszeit?
Die monatliche Sollarbeitszeit berechnest du, indem du die Anzahl der Arbeitstage im Monat mit den täglichen Arbeitsstunden multiplizierst. Zum Beispiel: Bei 20 Arbeitstagen und 8 Stunden pro Tag ergibt sich eine Sollarbeitszeit von 160 Stunden.
Gibt es gesetzliche Vorgaben zur Sollarbeitszeit in Deutschland?
Ja, es gibt gesetzliche Vorgaben in Deutschland zur Sollarbeitszeit. Sie liegt bei maximal 8 Stunden pro Arbeitstag und kann auf bis zu 10 Stunden ausgedehnt werden, wenn innerhalb von 6 Monaten oder 24 Wochen im Durchschnitt 8 Stunden pro Werktag nicht überschritten werden.
Wie können Überstunden und Mehrarbeit geregelt werden?
Überstunden und Mehrarbeit lassen sich im Rahmen der Sollarbeitszeit durch Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge regeln. Zuschläge oder Freizeitausgleich sind gängige Kompensationen. Beachte immer das Arbeitszeitgesetz.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
