Artikelstammdaten: Definition und Tipps für eine reibungslose Artikelstammdatenpflege

Artikelstammdaten sind für jedes Unternehmen, das Produkte oder Dienstleistungen verkauft und verwaltet, von großer Bedeutung. Die richtige Pflege und Aktualisierung dieser Daten stellt sicher, dass die Geschäftsprozesse reibungslos ablaufen und Kunden alle benötigten Informationen erhalten.

Um dies zu erreichen, ist es wichtig, die Unterschiede zwischen Artikelstammdaten und Produktdaten zu verstehen und hilfreiche Lösungen für die Stammdatenpflege zu kennen.

In unserem Artikel erfährst du, worum es bei Artikelstammdaten geht, wie du sie optimal organisierst und pflegst und welche Rolle sie im E-Commerce spielen. Hier sind einige der Themen, die dich erwarten:

• Vergleich von Artikelstammdaten mit Produktdaten
• Die Bedeutung von Artikelstammdaten im E-Commerce
• Best Practices für eine erfolgreiche Artikelstammdatenpflege

Finden wir heraus, wie du mit einer effizienten Artikelstammdatenpflege die Grundlage für deine Geschäftsprozesse und eine positive Kundenerfahrung schaffen kannst!

Was sind Artikelstammdaten?

Artikelstammdaten sind grundlegende Informationen über Artikel, die in Handelsunternehmen gespeichert werden. Dazu zählen die Artikelnummer, der Artikelname und der Einkaufspreis, die Mindestbestellmenge und weitere relevante Artikeldaten.

Artikelstammdaten: Definition und wichtige Elemente

Zunächst bieten wir dir einen umfassenden Einblick in die Grundlagen, Unterschiede und typische Beispiele von Artikelstammdaten.

Grundlagen der Artikelstammdaten

Artikelstammdaten umfassen die grundlegenden Informationen, die ein Unternehmen über seine angebotenen Artikel speichert und pflegt. Sie bilden die Basis zahlreicher wichtiger Prozesse in den Bereichen Vertrieb, Einkauf, Lagerwirtschaft und Produktionsplanung.

Zu den Stammdaten eines Artikels zählen in der Regel Informationen wie:

• Artikelnummer
• Artikelbeschreibung
• Produktkategorie
• Einkaufs- und Verkaufspreise
• Herstellerangaben
• Lagerbestand
• Maße und Gewicht

Das Hauptziel von Artikelstammdaten besteht darin, eine eindeutige Identifikation und Klassifizierung der Produkte zu gewährleisten sowie die Organisation und Steuerung von Geschäftsprozessen zu optimieren.

Lesetipp

Bestandsmanagement ist extrem wichtig für einen guten Überblick und eng verzahnt mit der Pflege der Artikelstammdaten. Mehr in diesem Artikel: ABC-Analyse: Grundlagen, Anleitung und Definition für ein erfolgreiches Bestandsmanagement

Unterschiede zwischen Artikelstammdaten und Produktdaten

Obwohl die Begriffe Artikelstammdaten und Produktdaten oftmals synonym verwendet werden, existieren einige wichtige Unterschiede. Während Artikelstammdaten grundlegende, eher technische Informationen eines Artikels repräsentieren, so wie oben beschrieben, beziehen sich Produktdaten auf zusätzliche Informationen, die für die Kundenkommunikation und den Verkaufsprozess relevant sind.

Hierzu gehören beispielsweise:

• Bilder und Videos
• Detaillierte Produktbeschreibungen
• Rezensionen und Bewertungen
• Anwendungshinweise
• Zertifizierungen

Während Artikelstammdaten vornehmlich intern genutzt werden, um Prozesse und Strukturen zu unterstützen, dienen Produktdaten dazu, Kunden bei ihrer Kaufentscheidung zu unterstützen und das Produkt ansprechend zu präsentieren.

Typische Beispiele für Artikelstammdaten

Abhängig von Branche und Produktportfolio können sich die Artikelstammdaten unterscheiden. Im Folgenden geben wir dir einige branchenspezifische Beispiele:

Im Bereich Elektronik:

• Seriennummer
• Art der Speicherkapazität (z. B. SSD, HDD)
• Kapazität in Gigabyte
• Prozessortyp

Im Bereich Bekleidung:

• Größenoptionen (z. B. S, M, L, XL)
• Farboptionen
• Materialzusammensetzung
• Waschanleitung

Im Bereich Lebensmittel:

• Zutatenliste
• Nährwertangaben
• Mindesthaltbarkeitsdatum
• Allergiehinweise

Es ist wichtig, dass du unabhängig von der Branche deine Artikelstammdaten kontinuierlich pflegst und aktualisierst, um eine korrekte Steuerung der Geschäftsprozesse und eine konsistente Datenbasis zu gewährleisten.

Funktionen und Bedeutung von Artikelstammdaten im E-Commerce

Artikelstammdaten spielen eine wichtige Rolle im E-Commerce, da sie umfassende Informationen liefern und die Logistik, den Vertrieb sowie das Marketing unterstützen. Im folgenden Abschnitt sehen wir uns an, wie diese Daten dein Online-Geschäft optimieren können.

Die Rolle von Artikelstammdaten im Produktdatenmanagement

Artikelstammdaten bilden den Kern des Produktdatenmanagements, da sie eine zentrale Verwaltung und Organisation von Artikelinformationen ermöglichen und somit für einen strukturierten und übersichtlichen Produktkatalog sorgen. Zu den bedeutenden Funktionen der Artikelstammdaten im Produktdatenmanagement gehören:

• Einheitliche Erfassung und Speicherung relevanter Artikelattribute
• Bereitstellung einer konsistenten Datenbasis für unterschiedliche Abteilungen
• Schnelle und akkurate Identifizierung sowie Aktualisierung von Artikelinformationen
• Klare Kategorisierung und Sortierung von Artikeln zur leichteren Navigation

Nutzung von Artikelstammdaten für Marketing- und Vertriebsaktivitäten

Ein umsichtiger Einsatz von Artikelstammdaten kann Marketing- und Vertriebsprojekte unterstützen. Mithilfe einer soliden Datenbasis lassen sich zielgruppenspezifische Marketingkampagnen und Verkaufsstrategien entwickeln. In diesem Zusammenhang können Artikelstammdaten unter anderem folgendermaßen verwendet werden:

• Erstellung aussagekräftiger produktbezogener Werbematerialien
• Planung und Implementierung von Verkaufsaktionen und Sonderangeboten
• Optimierung der Sortimentspräsentation auf Online-Plattformen, um die Sichtbarkeit und Kaufwahrscheinlichkeit zu erhöhen
• Automatisierte Generierung von Artikelnummern (z. B. nach GTIN) und Barcodes zur Verbesserung von Lieferketten und dem Bestandsmanagement

Lesetipp

Auch eine Datenbank mit Kundendaten kann sehr hilfreich für das Marketing sein. Achte hierbei jedoch besonders auf die geltenden Datenschutzbestimmungen. Mehr Infos findest du in diesem Artikel: Customer Data Platform (CDP): Was ist das und welche Funktionen muss sie haben?

Einfluss von Artikelstammdaten auf das Kundenerlebnis

Ein herausragendes Kundenerlebnis gehört zur erfolgreichen Gestaltung von E-Commerce. In diesem Zusammenhang sind Artikelstammdaten von großer Relevanz. Sie bieten eine solide Grundlage für die kontinuierliche Optimierung der angebotenen Produkte und somit für einen effizienten und verbesserten Kundenservice. Zur Gewährleistung eines positiven Kundenerlebnisses sind unter anderem diese Aspekte von Artikelstammdaten wichtig:

• Bereitstellung genauer und aussagekräftiger Artikelbeschreibungen, die die Kaufentscheidung unterstützen
• Sicherstellung der korrekten und vollständigen Darstellung relevanter Artikelinformationen auf der Website
• Nutzung der Artikelattribute zur Verbesserung von Suchergebnissen und der Navigation auf Online-Plattformen
• Überwachung von Retourenquoten und Kundenreklamationen zur Identifizierung von Verbesserungspotenzialen und zur Steigerung der Kundenzufriedenheit

Best Practices für die Pflege von Artikelstammdaten

Die sorgfältige Pflege von Artikelstammdaten ist für den Erfolg deines Unternehmens im E-Commerce also äußerst wichtig. In diesem Abschnitt erhältst du wertvolle Tipps und Best Practices, um deine Stammdaten zu verwalten.

Etablierung organisatorischer Prozesse

Damit die Pflege von Stammdaten sinnvoll gestaltet werden kann, sind klar definierte organisatorische Prozesse unabdingbar. Hierbei sollten folgende Punkte beachtet werden:

• Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten: Weise jedem Mitarbeiter, der mit Stammdaten arbeitet, klare Rollen und Verantwortungsbereiche zu.
• Standardisierte Abläufe: Lege einheitliche Vorgehensweisen für die Erfassung, Änderung, Prüfung und Freigabe von Artikelstammdaten fest. Damit lassen sich Optimierungspotenziale nutzen und Fehlerquellen minimieren.
• Regelmäßige Schulungen: Sorge dafür, dass alle beteiligten Mitarbeiter über die notwendige Expertise verfügen und durch kontinuierliche Schulungen auf dem neuesten Stand sind.
• Kommunikation und Dokumentation: Stärke die Zusammenarbeit und Informationsweitergabe innerhalb des Teams und halte Prozesse, Richtlinien sowie Best Practices schriftlich fest, um Transparenz und einen Wissenstransfer zu gewährleisten.

Lesetipp

In diesem Artikel findest du weitere hilfreiche Tipps zur Datenpflege: Datenpflege: 11 Tipps, um deine Datenbanken in Schuss zu halten

Nutzung von Software und Technologien für die Stammdatenverwaltung

Die Verwendung geeigneter Software und Technologien kann die Verwaltung und Pflege von Artikelstammdaten deutlich vereinfachen. Hier sind einige Empfehlungen, die du berücksichtigen solltest:

• Master-Data-Management-Systeme: Setze ein zentrales System zur Stammdatenverwaltung ein. MDM-Systeme erleichtern die Konsolidierung, Harmonisierung und Synchronisierung deiner Artikelstammdaten und Produktdaten.
• Automatisierung und Validierung: Nutze Technologien, die automatische Prüfungen und Korrekturen durchführen, um den manuellen Arbeitsaufwand bei der Pflege von Artikelstammdaten zu verringern und die Datenqualität zu steigern.
• Integration mit anderen Systemen: Achte darauf, dass deine Stammdatenmanagement-Software mit ERP-, PIM- oder CRM-Systemen sowie E-Commerce-Plattformen und Marktplätzen kompatibel ist, um einen reibungslosen Datenfluss zu ermöglichen.

Sicherstellung der Datenqualität und -konsistenz

Die Qualität und Konsistenz deiner Artikelstammdaten hat erheblichen Einfluss auf den Erfolg deines Unternehmens. Hier sind einige Tipps, um eine konstant hohe Datenqualität zu gewährleisten:

• Präzision und Korrektheit: Prüfe regelmäßig die Richtigkeit und Genauigkeit deiner Artikelstammdaten und behebe etwaige Fehler oder Unstimmigkeiten.
• Vollständigkeit: Sorge dafür, dass alle erforderlichen Datenfelder ausgefüllt und relevante Informationen zur Verfügung stehen.
• Einheitlichkeit: Verwende einheitliche Formatierungen, Einheiten und Schreibweisen, um Inkonsistenzen zu vermeiden und die Vergleichbarkeit deiner Daten sicherzustellen.
• Aktualität: Halte deine Artikelstammdaten stets auf dem neuesten Stand und ersetze veraltete Informationen regelmäßig.

Lesetipp

Wenn du mehr zur Datenqualität wissen möchtest, lies unseren Artikel Data Quality Governance: Die Grundlage für zielgerichtetes Marketing und erfolgreichen Vertrieb.

Gesetzliche Anforderungen und Standards bei Artikelstammdaten

Artikelstammdaten sind im E-Commerce von großer Bedeutung. Daher müssen auch gesetzliche Anforderungen und Standards berücksichtigt werden.

Rechtliche Aspekte bei Beschreibungen und Produktkennzeichnungen

Um gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden, ist die korrekte Gestaltung von Artikelbeschreibungen und Produktkennzeichnungen von zentraler Bedeutung. Achte auf folgende Aspekte:

• Die Artikelbeschreibung sollte korrekte und vollständige Informationen zum Produkt bereitstellen.
• Verwende die richtige Artikelnummer zur Identifizierung des Produkts, beispielsweise nach der GTIN (Global Trade Item Number).
• Gib verpflichtende Informationen an, etwa Herstellerangaben, Produktspezifikationen und Sicherheitshinweise.
• Schütze die Verbraucherrechte, indem du Informationen zum Widerrufsrecht oder Garantiebedingungen bereitstellst.

Einheitliche Standards für Datenstruktur und Austausch

Die Einhaltung von einheitlichen Standards bei der Datenstruktur und der Austausch von Artikeldaten ist ein zentrales Anliegen in der Pflege von Artikelstammdaten. Berücksichtige hierbei Folgendes:

• Datenstandardisierung: Die Verwendung von einheitlichen Datenstrukturen, etwa nach dem GDSN (Global Data Synchronization Network), erleichtert die Zusammenarbeit mit Handelspartnern und Lieferanten sowie den Datenaustausch.
• Austauschformate: Nutze standardisierte Formate für den Austausch von Artikelstammdaten, beispielsweise EDIFACT oder BMEcat, um eine reibungslose Integration von Artikeldaten in verschiedene Systeme und Plattformen zu ermöglichen.
• Branchenspezifische Standards: Abhängig von der Branche können spezielle Standards für Artikelstammdaten vorgeschrieben oder zumindest sinnvoll sein, zum Beispiel GS1 für den Lebensmitteleinzelhandel oder die ETIM-Klassifizierung für elektronische Produkte.

Vernetzung und Integration von Artikelstammdaten

In diesem Teil erfährst du, wie die Daten sowohl im internen als auch im externen Rahmen verteilt und mit anderen Geschäftsprozessen verknüpft werden können.

Interne und externe Datenverteilung

Um innerhalb eines Unternehmens reibungslose Abläufe zu gewährleisten, benötigen die verschiedenen Abteilungen und Prozesse Zugang zu den Artikelstammdaten. So sind beispielsweise im Einkauf Informationen wie der Einkaufspreis und die Mindestbestellmenge essenziell, während das Marketing den Artikelnamen, die Beschreibung und Bilder für Kommunikationszwecke verwendet. Durch den Einsatz einer zentralen Datenbank, auf die alle Abteilungen zugreifen können, lässt sich eine verlustarme interne Datenverteilung realisieren.

Auch im Austausch mit externen Partnern wie Lieferanten, Kunden und anderen Geschäftspartnern, ist eine durchschlagende Datenkommunikation für einen reibungslosen Ablauf maßgeblich. Der Einsatz standardisierter Dateiformate und Industriestandards vereinfacht den Datenaustausch und minimiert das Risiko von Missverständnissen oder Fehlern.

Zusammenspiel mit anderen Geschäftsprozessen

Da Artikelstammdaten für eine Vielzahl von Geschäftsprozessen relevant sind, sollten Prozess-Schnittstellen definiert und Standards für die Datenverarbeitung festgelegt werden. Dies ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und Systemen und verhindert Informationsverluste oder -verzerrungen. Zu den Geschäftsprozessen, die direkt oder indirekt auf Artikelstammdaten zugreifen, zählen:

• Bestellabwicklung
• Lagerhaltung und Logistik
• Produktkategorisierung und -sortierung
• Preisgestaltung und Rabattsysteme
• After-Sales-Service und Kundenbetreuung

Fazit: Eine Tür zu reibungslosen Geschäftsprozessen

Artikelstammdaten bilden die grundlegenden Informationen eines Handelsunternehmens über seine angebotenen Produkte ab und fungieren als Ausgangspunkt für sämtliche Prozesse in Vertrieb, Einkauf, Lagerwirtschaft und Produktionsplanung. Um eine optimale Organisation und Steuerung der Geschäftsprozesse sowie eine reibungslose Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern zu gewährleisten, ist die sorgfältige Pflege dieser Daten unerlässlich. Darüber hinaus trägt sie zur Verbesserung des Kundenerlebnisses im E-Commerce-Bereich bei.

Nachstehend werden die wichtigsten Erkenntnisse dieses Artikels zusammengefasst:

• Unterschiede: Artikelstammdaten beinhalten grundlegende, eher technische Informationen, während Produktdaten zusätzliche, kundenrelevante Informationen bereitstellen.
• Datenqualität: Eine kontinuierliche Pflege und Kontrolle der Artikelstammdaten ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens im E-Commerce-Bereich.
• Technologien: Die Verwendung von Software und Technologien wie Master-Data-Management-Systemen und automatisierten Validierungslösungen erleichtert die Verwaltung und Pflege der Artikelstammdaten.

Ein fundiertes Verständnis für Artikelstammdaten und ihre sorgfältige Pflege hilft deinem Unternehmen dabei, Geschäftsabläufe zu optimieren und das Kundenerlebnis zu steigern. Also mach dich an die Arbeit!

FAQ

Noch Fragen zum Thema? Hier sind die Antworten.

Zu welchem Zweck werden die Artikelstammdaten im System eingerichtet?

Artikelstammdaten werden im System eingerichtet, um die Produktinformationen zentral zu verwalten, Prozesse zu erleichtern und einen reibungslosen Vertrieb zu gewährleisten. Eine solide Datenbasis ermöglicht eine schnellere Kommunikation sowie ein verbessertes Lieferkettenmanagement und fördert den Verkaufserfolg.

Wie erfolgt die Pflege und Aktualisierung von Artikelstammdaten?

Die Pflege und Aktualisierung von Artikelstammdaten erfolgt durch die regelmäßige Überprüfung, Korrektur und Anpassung relevanter Daten. Prioritäten sind Produktbeschreibungen, Preise und Lagerbestände. Nutze Tools wie ERP-Systeme und PIM-Software für die Verwaltung.

Wie sind Artikelstammdaten in Bezug auf den Datenschutz zu behandeln?

Artikelstammdaten und Datenschutz gehen Hand in Hand: Achte auf die Anonymisierung personenbezogener Daten und die Einhaltung der DSGVO-Richtlinien. Nutze Datenschutz-Managementsysteme und -Beauftragte, um sicherzustellen, dass deine Artikelstammdaten datenschutzkonform behandelt werden.

Welche Lösungen oder Tools gibt es für das Management von Artikelstammdaten?

Lösungen für das Artikelstammdaten-Management umfassen PIM-Systeme (Product Information Management) wie Akeneo, Riversand oder inRiver. Diese Tools zentralisieren, strukturieren und optimieren Produktinformationen für ein konsistentes Kundenerlebnis über alle Vertriebskanäle hinweg.

Welche Fehler sollten bei der Erstellung von Artikelstammdaten vermieden werden?

Bei der Erstellung von Artikelstammdaten unbedingt inkonsistente Daten, fehlende Informationen und veraltete Datenquellen oder -formate vermeiden. Setze auf einheitliche Formatierungen und prüfe die Aktualität deiner Daten. Damit verbesserst du die Datenqualität und erleichterst die Verwaltung.

Wie können Artikelstammdaten für verschiedene Vertriebskanäle angepasst werden?

Artikelstammdaten können für verschiedene Vertriebskanäle angepasst werden, indem du sie zielgruppengerecht aufbereitest und etwaige Formatanforderungen berücksichtigst. Beachte dabei die jeweiligen Plattformrichtlinien.

Wie können Artikelstammdaten zur Optimierung von Onlineshops beitragen?

Artikelstammdaten optimieren Onlineshops, indem sie Produktinformationen präzise und konsistent gestalten. Durch strukturierte Datenansätze erleichtern sie SEO-Prozesse und verbessern die Kundenbindung.

Welche Bedeutung haben Artikelstammdaten für die Suchmaschinenoptimierung (SEO)?

Artikelstammdaten sind für SEO unerlässlich, weil sie Search Engines relevante Informationen bieten, um dein Angebot zu indexieren und zu verstehen. Produktbeschreibungen, Bilder und strukturierte Daten sorgen dafür, dass dein Produkt in den Suchergebnissen besser platziert wird.

Wie können mehrsprachige Artikelstammdaten erstellt und verwaltet werden?

Mehrsprachige Artikelstammdaten erstellst und verwaltest du durch den Einsatz eines PIM-Systems. Dieses System zentralisiert und synchronisiert Inhalte in verschiedenen Sprachen. Optimiere zudem regelmäßig die Datenqualität, um konsistente Informationen bereitzustellen.

Alexandra Lennarz

Alexandra Lennarz ist Redakteurin bei acquisa und Expertin für den Themenbereich E-Commerce. Mit einem Background in Kommunikationswissenschaften und praktischer Erfahrung im Customer Relationship Management liefert sie fundierte und gleichzeitig verständliche Beiträge.

Zertifizierungen:

• Foundations of Digital Marketing and E-commerce, Google
• Inbound Marketing, Hubspot
• Social Media Management, Meta