Personalkennzahlen sind leistungsstarke Instrumente, mit denen Personalabteilungen präzise Einblicke in das Potenzial ihrer Belegschaft gewinnen können. Eine sorgfältige Analyse dieser Daten ermöglicht es, fundierte Entscheidungen für die Personalstrategie zu treffen.
In diesem Artikel präsentieren wir dir 12 wesentliche HR-KPIs, die du kennen solltest, um eine erfolgreiche Personalstrategie zu entwickeln. Dabei erläutern wir, wie du …
- … die Effektivität von Weiterbildungsmaßnahmen beurteilst.
- … die Mitarbeiterbindung sicherstellst und steigerst.
- … die Leistung des Personals optimal steuerst.
Lies weiter und erhalte wertvolle Informationen, die du optimal für dein Unternehmen nutzen kannst!
Was sind Personalkennzahlen?
Personalkennzahlen sind Kennzahlen, die den Personalbereich eines Unternehmens abbilden. Sie dienen dem Personalcontrolling und der Personalstrategie. Personalkennzahlen unterstützen fundierte Entscheidungen und ermöglichen den Unternehmensvergleich.
Personalkennzahlen: Die Basics
Personalkennzahlen bilden das Fundament einer erfolgreichen Personalstrategie. In diesem Teil lernst du, wie sie das Personalcontrolling unterstützen und welche Unterschiede zwischen quantitativen und qualitativen Kennzahlen existieren.
Die Bedeutung von Personalkennzahlen für das Personalcontrolling
Im Personalbereich sind Personalkennzahlen unverzichtbare Instrumente. Sie erlauben es, die Personalstruktur eines Unternehmens systematisch zu analysieren und gezielt zu steuern. Mithilfe eines Kennzahlensystems können der Personalbestand, der Personaleinsatz und die Effizienz der Personalstrategie kontinuierlich überwacht werden.
Dadurch wird der unternehmensinterne Vergleich erleichtert und Transparenz in personalwirtschaftlichen Prozessen geschaffen. Im Personalcontrolling fungieren die Kennzahlen als eine Art Kompass, der es ermöglicht, das Unternehmen in die gewünschte Richtung zu steuern und die personalwirtschaftliche Performance sowohl rückblickend als auch perspektivisch zu bewerten.
Quantitative vs. qualitative Kennzahlen
Grundsätzlich lassen sich Personalkennzahlen in zwei Kategorien einteilen: quantitative und qualitative Kennzahlen. Wir möchten dir diese beiden Kategorien sowie deren Bedeutung näher erläutern:
- Quantitative Kennzahlen basieren auf messbaren, zahlenbasierten Daten und liefern konkrete Informationen über den Personalbestand und den Personaleinsatz. Beispiele sind die Anzahl der Mitarbeiter, die Kosten im Personalbereich oder die Fehlzeitenquote. Hier stehen harte Fakten im Vordergrund.
- Qualitative Kennzahlen hingegen beziehen sich auf weiche Faktoren der Personalstruktur und Personalstrategie, die schwieriger in Zahlen zu fassen sind. Sie sind jedoch von großer Bedeutung, um Aspekte wie das Arbeitsklima, die Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation, das Unternehmensimage und den Teamgeist zu bewerten. Dazu zählen beispielsweise die Kompetenzen der Mitarbeiter, die Qualität der Führungskräfte oder die Werte einer Unternehmenskultur.
Ein ausgewogener Mix aus quantitativen und qualitativen Personalkennzahlen ermöglicht es, die unterschiedlichen Facetten der Personalarbeit ganzheitlich zu betrachten und die HR-Strategie optimal auszurichten.
Personalkennzahlen in der HR-Strategie
Im Folgenden beschäftigen wir uns mit verschiedenen Bereichen, in denen Kennzahlen eine wichtige Rolle spielen.
Kosteneffizientes Recruiting durch HR-Kennzahlen
Mithilfe von Kennzahlen lassen sich Kosten minimieren und Ressourcen gezielt auf jene Mitarbeitergruppen lenken, die den größten Mehrwert für das Unternehmen erzielen. Beispiele hierfür sind Time-to-Hire und Cost-per-Hire:
- Time-to-Hire gibt Aufschluss über die Zeit, die für eine erfolgreiche Stellenbesetzung benötigt wird.
- Cost-per-Hire zeigt die Gesamtkosten auf, die bei einer Stellenbesetzung entstehen.
Durch gezielte Optimierungen dieser Kennzahlen lassen sich Personalbeschaffungskosten reduzieren und der Recruiting-Prozess wird beschleunigt.
Lesetipp
Auch das sogenannte Social Recruiting kann eine kostengünstige Alternative sein. Erfahre mehr in unserem Artikel Social Recruiting – so funktioniert die Mitarbeitergewinnung über Social Media.
Personalkennzahlen für eine datenbasierte HR-Arbeit
Personalkennzahlen bilden die Grundlage für fundierte Entscheidungen in der datenbasierten HR-Arbeit. Dazu gehören beispielsweise die Themen Personalentwicklung, Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung. Zusätzlich können personenbezogene Daten wie die Altersstruktur, die Geschlechterverteilung und Bildungs- sowie Qualifikationsniveaus die Personalentwicklung unterstützen und an unterschiedliche Mitarbeitergruppen angepasst werden. Die Analyse und Nutzung dieser Kennzahlen ermöglicht eine effektive Zielerreichung und eine kontinuierliche Verbesserung der HR-Arbeit.
HR-Dashboards für einen besseren Überblick
Die übersichtliche Darstellung und Auswertung von Personalkennzahlen und -trends ist durch HR-Dashboards möglich. Mit ihrer Hilfe lassen sich wichtige Informationen schnell erfassen, sodass gezielte Entscheidungen für die Personalstrategie getroffen werden können. Darüber hinaus fördern HR-Dashboards die Transparenz innerhalb des Unternehmens, indem sie Daten und Informationen auch für andere Abteilungen zugänglich machen.
Personalkennzahlen zur Mitarbeiterperformance
In diesem Absatz werden bedeutende Personalkennzahlen vorgestellt, die dir Einblicke in die Leistungsfähigkeit deines Personals geben und es dir ermöglichen, diese effektiv zu steuern.
Fehlzeitenquote
Fehlzeiten sind ein bedeutender Indikator für die Belastung und Arbeitsunfähigkeit von Mitarbeitern. Fehlzeiten können aus verschiedenen Gründen entstehen, zum Beispiel durch Krankenstand, Urlaub oder andere Ursachen.
Lesetipp
Erfahre in unserem Artikel Krankheitsbedingte Kündigung: Wichtige Infos zu Regeln, Voraussetzungen und Abfindungen in 2024, wann eine krankheitsbedingte Kündigung in Betracht gezogen werden kann.
Die Fehlzeitenquote zeigt das Verhältnis von Fehlzeiten zu den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden. Eine erhöhte Fehlzeitenquote weist möglicherweise auf eine hohe Krankheitsquote oder eine generelle Unzufriedenheit innerhalb des Teams oder mit den Aufgaben hin. Es ist wichtig, solche Probleme frühzeitig zu erkennen und anzugehen, um negative Auswirkungen auf die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung zu vermeiden.
Die Fehlzeitenquote pro Führungskraft ermöglicht zudem einen direkten Vergleich der Führungsqualität verschiedener Führungskräfte. Sie offenbart, inwieweit eine Führungskraft dazu in der Lage ist, ihre Mitarbeiter gesund und motiviert zu halten.
Überstundenkosten
Überstunden stehen oft für eine hohe Arbeitsbelastung sowie mangelnde Effizienz in Arbeitsabläufen und der -organisation. Sie wirken sich negativ auf die Arbeitszufriedenheit und Work-Life-Balance der Mitarbeiter aus und verursachen zusätzliche Kosten für das Unternehmen.
Um Überstunden in den Griff zu bekommen, ist es wesentlich, die Überstundenquoten kontinuierlich zu überwachen und potenzielle Ursachen zu analysieren. Dabei spielen sowohl quantitative als auch qualitative Faktoren wie das Arbeitsvolumen, Arbeitsprozesse und eventueller Personalmangel eine Rolle. Überstundenkosten bieten somit einen wichtigen Ansatzpunkt für das Aufspüren von Verbesserungspotenzial im Unternehmen.
Lesetipp
Wenn Personalmangel der Grund für viele Überstunden sind, lies unseren Artikel Ständig Überstunden wegen Personalmangel: Lösungsansätze für eine strategischere Personalplanung und erhalte Tipps, um die Personalplanung zu optimieren.
Mitarbeiterproduktivitätsindex
Die Produktivität der Mitarbeiter spielt eine zentrale Rolle für den Unternehmenserfolg. Mithilfe des Mitarbeiterproduktivitätsindex lässt sich erkennen, wie effizient das Personal seine Arbeitsstunden in Leistung umwandelt. Der Index berechnet sich durch das Verhältnis von Output, zum Beispiel Umsatz, zu den dafür benötigten Arbeitsstunden.
Der Mitarbeiterproduktivitätsindex hilft dabei, Schwachstellen in der Arbeitsproduktivität aufzudecken und gezielte Maßnahmen zur Steigerung der Produktivität einzuleiten. Es gilt jedoch stets, den Zusammenhang zwischen Arbeitsbelastung, Mitarbeiterzufriedenheit und langfristiger Leistungsfähigkeit zu berücksichtigen, um eine dauerhafte Balance sicherzustellen.
Personalkennzahlen im Bereich Weiterbildung und lebenslanges Lernen
Um Mitarbeiter langfristig zu binden und ihre Leistungsfähigkeit zu steigern, sind gezielte Personalentwicklungsmaßnahmen unerlässlich. Dabei spielen Weiterbildungsangebote eine bedeutende Rolle. Im Folgenden erfährst du, welche HR-KPIs anschaulich den Erfolg dieser Investitionen aufzeigen.
Schulungskosten pro Mitarbeiter
Die Schulungskosten pro Mitarbeiter stellen einen wichtigen Indikator für den finanziellen Einsatz eines Unternehmens im Bereich der Aus- und Weiterbildung dar. Diese Kennzahl ergibt sich, wenn du die Gesamtkosten für Schulungen – inklusive interner und externer Kosten – durch die Anzahl der Mitarbeiter teilst. Es kann sinnvoll sein, dabei nach Abteilungen, Berufsgruppen oder Betriebszugehörigkeit zu differenzieren, um detailliertere Einsichten zu gewinnen.
Lesetipp
Zählt die Fortbildungszeit eigentlich als Arbeitszeit? In unserem Artikel Fortbildung: Arbeitszeit oder Freizeit? Rechte & Pflichten für Arbeitnehmer und Arbeitgeber in 2024 erfährst du mehr.
Effektivitätsindex einer Schulung
Der Effektivitätsindex einer Schulung macht deutlich, ob die Bildungsmaßnahmen tatsächlich zur Erreichung der angestrebten Lernziele beitragen. Um diese Kennzahl auszuwerten, sollten die Resultate von Workshops, Trainings, Seminaren oder E-Learning-Angeboten mit definierten Zielen und Qualitätsstandards abgeglichen werden. Ergänzend kann eine Erfolgskontrolle durch Befragungen der Teilnehmer, praktische Tests oder Reflexionssitzungen durchgeführt werden.
Lesetipp
Workshopmethoden, die eine gute Mitarbeit und damit den Wissenstransfer unterstützen, zeigen wir dir in diesem Artikel: Workshop-Methoden: Interaktive Ansätze für effektives Lernen und aktive Teilnehmerbeteiligung
Effizienz von Weiterbildungen
Die Effizienz von Weiterbildungen zeigt das Verhältnis zwischen den erreichten Lernzielen und dafür getätigten Investitionen auf. Die Erhebung entsprechender Daten bietet die Möglichkeit, Rückschlüsse darauf zu ziehen, ob die Personalentwicklungsmaßnahmen nicht nur zielführend, sondern auch im Rahmen einer angemessenen Kostenstruktur umgesetzt sind. Um die Effizienz von Weiterbildungen zu messen, können folgende Schritte durchgeführt werden:
- Berechnung des Verhältnisses der erreichten Lernziele zur Gesamtanzahl der festgelegten Ziele in Prozent
- Ermittlung der Schulungskosten pro Mitarbeiter
- Setzen von Benchmarks und Vergleichswerten aus der Branche oder ähnlichen Unternehmen
- Auswertung der Ergebnisse und Ableitung konkreter Maßnahmen für eine verbesserte Personalentwicklung
Lesetipp
Weitere Tipps für eine gezielte Weiterentwicklung bestimmter Fähigkeiten einzelner Mitarbeiter gibt es hier: Upskilling: Was hinter dem Begriff steckt, wie er sich von Reskilling unterscheidet, welche Skills zukünftig wichtig(er) werden
Personalkennzahlen zur Mitarbeiterbindung
Im Folgenden zeigen wir dir einige Kennzahlenbereiche, die im Kontext der Mitarbeiterbindung relevant sind.
Mitarbeiterzufriedenheit
Die Mitarbeiterzufriedenheit ist ein grundlegender Faktor für die Bindung von Mitarbeitern und beeinflusst deren Leistungsbereitschaft. Um sie zu erfassen, können Befragungen durchgeführt werden, bei denen verschiedene Aspekte wie das Arbeitsumfeld, Aufgaben, die Führung und Zusammenarbeit berücksichtigt werden. Eine Steigerung der Zufriedenheit hat positive Effekte:
- Verringerung der Fluktuation
- Reduzierung von Rekrutierungskosten
- Steigerung von Personalumsatz und Rentabilität
Lesetipp
Was du tun kannst, um die Motivation deiner Mitarbeiter zu erhalten, erfährst du in diesem Artikel: Mitarbeiter motivieren: Praxisnahe Strategien und Beispiele für glückliche und produktive Teams
Ungewollte Fluktuationsrate
Die ungewollte Fluktuationsquote zeigt das Verhältnis von Mitarbeitern, die aus eigenem Antrieb das Unternehmen verlassen, im Vergleich zur Gesamtanzahl der Mitarbeiter. Eine hohe Rate weist auf Probleme wie mangelnde Mitarbeiterzufriedenheit oder ungünstige Arbeitsbedingungen hin. Die Analyse dieser Kennzahl ermöglicht es, Maßnahmen zu ergreifen, um …
- … Arbeitsbedingungen zu verbessern.
- … die Mitarbeiterbindung zu stärken.
- … den Personalaufwand und Rekrutierungskosten zu reduzieren.
Lesetipp
Eine Vorstufe der Kündigung ist oft das sogenannte Quit Quitting. Lies hier, was es damit auf sich hat und wie du es verhindern kannst: Quiet Quitting: Was es bedeutet, welche Ursachen es hat und welche Alternativen es dazu gibt
Fluktuation bei High Performern
Der Anteil der Fluktuation von leistungsstarken Mitarbeitern, sogenannten High Performern, hat entscheidenden Einfluss auf den Umsatz und Erfolg eines Unternehmens, da sie maßgeblich zu wettbewerbsfähigen Ergebnissen beitragen. Die Fluktuation wird als Anteil der High Performer in der gesamten Mitarbeiteranzahl erfasst, die das Unternehmen verlassen. Um solche High Performer langfristig zu binden, bietet das Unternehmen gezielte Anreize wie:
- Weiterbildungsmöglichkeiten
- Karrierepfade
- Vergütungssysteme
Fluktuationsrate pro Führungskraft
Die Fluktuationsrate pro Führungskraft ist eine weitere hilfreiche Kennzahl, die das Verhältnis von Mitarbeitern, die unter einer bestimmten Führungskraft das Unternehmen verlassen, zur Gesamtmitarbeiteranzahl dieser Führungskraft zeigt. Diese Verhältniszahl ermöglicht die Erkennung von Führungsschwächen und dient als Impuls, um gezielte Maßnahmen zu treffen. Eine Verbesserung der Führungskompetenzen durch Weiterbildungen führt zu besserer Mitarbeiterführung und einer längeren Verweildauer der Mitarbeiter im Unternehmen.
Lesetipp
Welche Skills eine Führungskraft heutzutage haben sollte, haben wir dir in unserem Artikel Aufgaben einer Führungskraft: Diese Skills zeichnen gute Leadership im Jahr 2024 aus zusammengefasst.
Fazit: HR-Herausforderungen durch Personalkennzahlen meistern
Personalkennzahlen stellen das Fundament einer erfolgreichen Personalstrategie dar. Sie ermöglichen eine systematische Analyse der Personalstruktur und zeigen Optimierungspotenziale auf. Dabei erlauben quantitative und qualitative Kennzahlen, verschiedene Aspekte der Personalarbeit ganzheitlich zu betrachten und die HR-Strategie bestmöglich auszurichten.
Die wichtigsten Erkenntnisse, die in diesem Artikel hervorgehoben wurden, sind:
- HR-KPIs: Eine auf dein Unternehmen zugeschnittene Auswahl von quantitativen und qualitativen Personalkennzahlen bietet einen sinnvollen Weg, um die Personalstrategie fundiert zu analysieren und gezielt zu steuern.
- Datenbasierte Entscheidungen: Personalkennzahlen ermöglichen datenbasierte Entscheidungen zur Effizienzsteigerung in verschiedenen Bereichen wie Recruiting, Mitarbeiterbindung, Weiterbildung und Mitarbeiterperformance.
- HR-Dashboards: Der Einsatz von HR-Dashboards erleichtert die Visualisierung und Interpretation der Personalkennzahlen. Dadurch können zeitnah gezielte Entscheidungen getroffen und wertvolle Optimierungsansätze erkannt werden.
Nutze diese Erkenntnisse, um das Potenzial gezielter Analysen und Optimierungsmaßnahmen voll auszuschöpfen und die Performance deiner Belegschaft dauerhaft zu stärken!
FAQ
Hier eine Liste mit Antworten auf häufig gestellte Fragen.
Welche HR-Kennzahlen gibt es?
Bekannte HR-Kennzahlen umfassen unter anderem die Fluktuationsrate, Personalbeschaffungskosten, Personalaufwände und die Mitarbeiterzufriedenheit. Setze klare Ziele und verfolge diese, um personelle Entscheidungen zu treffen. Überwache wichtige Kennzahlen regelmäßig für nachhaltigen Erfolg.
Warum sind Personalkennzahlen wichtig?
Personalkennzahlen sind wichtig, weil sie Personalentscheidungen fundiert gestalten und Leistungsstandards setzen. Sie ermöglichen, die Mitarbeiterentwicklung zu überwachen und Personalressourcen gezielt zu optimieren. So trägt effektives Personalmanagement zum Unternehmenserfolg bei.
Wie können Personalkennzahlen zur Personalplanung beitragen?
Personalkennzahlen tragen zur Personalplanung bei, indem sie Faktoren wie die Fluktuationsrate, den Personalbedarf und die Produktivität aufzeigen. Mit diesen Daten lassen sich gezielte Entscheidungen treffen und Ressourcen optimal einsetzen. So kannst du die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.
Welche Vorteile bringt die Nutzung von Personalkennzahlen im Unternehmen?
Vorteile sind eine verbesserte Personalplanung, eine gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit und optimierte Arbeitsprozesse. Durch eine genaue Analyse der Kennzahlen lassen sich Ressourcen gezielt einsetzen und Entwicklungspotenziale erkennen.
Wie können Personalkennzahlen zur Mitarbeitermotivation beitragen?
Personalkennzahlen tragen zur Mitarbeitermotivation bei, indem sie Leistungen sichtbar machen und Ziele festlegen. Setze auf transparente, realistische KPIs und fördere den Teamgeist durch gemeinsame Erfolge. Erkenne und belohne individuelle Fortschritte, um die Motivation zu steigern.
Gibt es rechtliche Vorschriften zur Verwendung von Personalkennzahlen?
Rechtliche Vorschriften zur Verwendung von Personalkennzahlen existieren, besonders im Hinblick auf Datenschutz und Persönlichkeitsrechte. Achte darauf, die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und nationale Gesetze einzuhalten. Informiere dich bei Bedarf über betriebliche Regelungen.
Thomas Sesli
Thomas Sesli ist Teil des acquisa-Teams. Seine umfassende Erfahrung aus vier Jahrzehnten in verschiedenen Management-Positionen und sein einschlägiges Fachwissen in den Bereichen Unternehmensberatung und Firmenkundenbetreuung lässt Thomas in unsere Artikel aus dem Themenbereich Business einfließen.
